วันที่นักบัญชีใช้หนังสือบัญชีแยกประเภทกระดาษและดินสอแหลมเพื่อบันทึกรายการทางบัญชี การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์กลายเป็นเรื่องธรรมดาในหลาย ๆ บริษัท ตั้งแต่ บริษัท Fortune 100 จนถึงธุรกิจ solopreneur คนเดียว
เนื่องจากอินเทอร์เน็ตและความพร้อมใช้งานของทั้งระบบออนไลน์และระบบเดสก์ท็อปทำให้ค่าใช้จ่ายของโปรแกรมบัญชีลดลงและผู้ค้าบางรายเสนอระบบการทำบัญชีออนไลน์ที่ลดขนาดลงโดยไม่มีค่าใช้จ่าย แม้ว่าระบบเหล่านี้อาจมีข้อ จำกัด บางประการเช่นไม่สามารถติดตามสินค้าคงคลังได้ แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะมีฟังก์ชั่นการทำงานที่เพียงพอสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือบริการเช่นการให้คำปรึกษาและ บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับบริการอื่น ๆ
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์คืออะไร?
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อติดตามธุรกรรมทางบัญชีทั้งหมดของ บริษัท ของคุณโดยมีเป้าหมายในการสร้างผลลัพธ์ทางการเงินสำหรับรายงานรายเดือนงบการเงินประจำปีข้อมูลการคืนภาษีและการกำหนดค่ารายงานอื่น ๆ ที่ใช้ในการวิเคราะห์การดำเนินงานของ บริษัท
ในขณะที่ระบบซอฟต์แวร์ออนไลน์ฟรีหรือราคาต่ำนั้นไม่ได้ให้ความสามารถในการปรับแต่งได้มากนักสำหรับธุรกิจเฉพาะของคุณ แต่ บริษัท ขนาดใหญ่มักจะใช้แพคเกจซอฟต์แวร์ระบบบัญชีที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์เมนเฟรมของ บริษัท และให้บริการแก่ผู้ใช้หลายคน
ซอฟต์แวร์บัญชีขนาดใหญ่ประเภทนี้มักจะมาพร้อมกับความสามารถในการปรับแต่งระดับสูง บริษัท สามารถมีซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับหลายสกุลเงินองค์กรธุรกิจที่ตั้งอยู่ในส่วนต่าง ๆ ของโลกและสาขาของ บริษัท ที่ขายชุดผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเพื่อสร้างรายงานทางการเงินหลายชุดซึ่งคำนวณตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่มุ่งเน้นไปที่มาตรฐานอุตสาหกรรมและการดำเนินงานของ บริษัท โดยเฉพาะ
ใครใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
ดูเหมือนว่าทุกคนในธุรกิจสามารถใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ได้ในทุกวันนี้เนื่องจากโซลูชั่นที่หลากหลายที่สามารถตอบสนองความต้องการของ บริษัท ทุกขนาดและทุกประเภท ตัวอย่างเช่นโปรแกรมบัญชี Quickbooks ที่ได้รับความนิยมอย่างมากถูกใช้มาเป็นเวลาหลายปีโดย บริษัท หลายแห่งตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง บริษัท นำเสนอซอฟต์แวร์ทั้งแบบออนไลน์และเดสก์ท็อปและซอฟต์แวร์รองรับปริมาณการปรับแต่งที่เหมาะสมในราคาที่ประหยัด
การตั้งค่าระบบ
งานที่เกี่ยวข้องในการตั้งค่าระบบซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์นั้นแตกต่างกันไปตามขนาดและโครงสร้างของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณทำงานเป็นที่ปรึกษาโดยไม่มีพนักงานคุณอาจเริ่มใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ได้ทันทีเพื่อบันทึกเวลาที่ใช้ต่อลูกค้าจัดเก็บข้อมูลชื่อและที่อยู่ของลูกค้าทั้งหมดจัดทำใบแจ้งหนี้และบันทึก ชำระเงินจากลูกค้าของคุณ
หากคุณอนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินภายใน 30 วันตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์บัญชีนอกชั้นวางมีบัญชีลูกหนี้ในตัวทำให้คุณสามารถบันทึกธุรกรรมและดูการชำระเงินที่ค้างชำระทั้งหมดจากลูกค้าพร้อมวันที่ คุณออกใบแจ้งหนี้เพื่อดูอายุใบแจ้งหนี้คงค้างของคุณ
สำหรับ บริษัท ที่มีการดำเนินงานที่ซับซ้อนซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณออกแบบผังบัญชีที่มีรหัสบัญชีและหมวดหมู่ที่ไม่ซ้ำกับ บริษัท ของคุณและประเภทธุรกิจ สิ่งนี้สามารถช่วยจัดระเบียบข้อมูลเมื่อคุณบันทึกรายการสำหรับหน่วยธุรกิจหรือแผนกบางอย่าง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างชุดของงบการเงินหรือรายงานเพื่อดูความสามารถในการทำกำไรของ บริษัท ของคุณตามหน่วยหรือแผนกขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณออกแบบระบบของคุณ
การเปรียบเทียบเงินสดกับการบัญชีคงค้างในระบบ
คุณสามารถบันทึกธุรกรรมทางบัญชีของคุณเป็นเงินสดหรือเกณฑ์คงค้างในซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่ กล่าวง่ายๆคือความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเงินสดและระบบบัญชีคงค้างอยู่ต่อหน้าบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ เงินสดและการบัญชีคงค้างแตกต่างกันไปตามวิธีที่คุณบันทึกเวลาในการรับเงินสดจากการขายและเงินที่ใช้ในการชำระค่าใช้จ่ายของคุณ
เมื่อคุณชำระเงินหรือรับชำระเงินสดการขายและค่าใช้จ่ายจะได้รับการบันทึกตามเวลาจริง เมื่อคุณใช้การบัญชีคงค้างคุณบันทึกการขายเมื่อคุณได้รับและค่าใช้จ่ายเมื่อคุณได้รับแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้รับรายได้จากการขายหรือจ่ายค่าใช้จ่ายก็ตาม ตัวอย่างเช่นในระบบบัญชีคงค้างคุณจะต้องป้อนข้อมูลในแต่ละเดือนเพื่อรับเงินสำหรับกรมธรรม์ประกันภัยที่คุณต้องจ่ายเมื่อสิ้นปี คุณจะบันทึกรายการนี้ในบัญชีสินทรัพย์ที่เรียกว่าการประกันแบบจ่ายล่วงหน้า คุณจะบันทึกการทำธุรกรรมราวกับว่าเงินได้ถูกใช้ไปแล้วโดยการลดยอดคงเหลือในบัญชีเงินสดของ บริษัท ของคุณและเพิ่มยอดเงินคงเหลือของบัญชีประกันแบบเติมเงินของคุณในแต่ละเดือน
มีการคืนภาษีเงินสดหรือเกณฑ์คงค้างหรือไม่
เหตุผลที่ดีในการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีรวมถึงการรวบรวมข้อมูลและฟังก์ชั่นการรายงาน เมื่อถึงเวลาภาษีซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นเพื่อให้การเคลมภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐของ บริษัท ของคุณเสร็จสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลการบัญชีที่คุณใช้เพื่อเติมภาษีของคุณอาจเป็นเงินสดหรือเกณฑ์คงค้างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท ของคุณและวิธีการบัญชีที่คุณเลือกใช้ IRS มีกฎเกณฑ์บางอย่างที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าบัญชีเงินสดหรือบัญชีคงค้างเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุดหรือไม่
ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของคุณมีรายได้น้อยกว่า $ 1 ล้านในแต่ละปีคุณสามารถใช้วิธีการบัญชีเงินสด หากคุณมีสินค้าคงคลังกรมสรรพากรจะกำหนดให้คุณใช้การบัญชีตามเกณฑ์คงค้างสำหรับส่วนสินค้าคงคลังของธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ ด้วยข้อยกเว้นบางประการหากธุรกิจของคุณเป็น บริษัท C กรมสรรพากรต้องการให้คุณใช้การบัญชีตามเกณฑ์คงค้างเพื่อให้คุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีของคุณตามเกณฑ์คงค้าง
เมื่อ บริษัท ของคุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีครั้งแรกคุณจะเลือกเงินสดหรือวิธีการคงค้าง กรมสรรพากรกำหนดให้คุณต้องเลือกวิธีการใดก็ตามที่ให้มุมมองที่สมบูรณ์และแม่นยำที่สุดเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายของ บริษัท นอกจากนี้คุณยังต้องใช้วิธีการเดียวกันจากปีต่อปี มิฉะนั้นจะกลายเป็นเรื่องยากมากหาก IRS ต้องการเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันของคุณกับตัวเลขในอดีตของคุณ หากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนวิธีการบัญชีของคุณคุณต้องใช้แบบฟอร์ม IRS 3115 เพื่อขออนุญาต
ฟังก์ชั่นระบบ
ซอฟแวร์บัญชีคอมพิวเตอร์สามารถเปลือยกระดูกให้พื้นฐานการทำบัญชีหรือคุณสามารถใช้โซลูชั่นซอฟต์แวร์ครบวงจรที่ไม่เพียง แต่การทำบัญชี แต่ยังจัดการสินค้าคงคลังการติดตามการกระจายการผลิตและการติดตามงานระหว่างดำเนินการการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การบริหารเวลาและโครงการและอีกมากมาย
เนื่องจากการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องแพ็คเกจการบัญชีสามารถทำภารกิจธุรกรรมรายวันได้มากขึ้นและช่วยให้คุณทำงานอื่น ๆ ที่มีมูลค่าเพิ่มในธุรกิจของคุณได้ฟรี
จ่ายให้คิดล่วงหน้าว่าคุณจะคาดการณ์การเติบโตทางธุรกิจของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีของคุณสามารถปรับขนาดได้ซึ่งหมายความว่าสามารถรองรับบัญชีพิเศษหน่วยธุรกิจเพิ่มเติมและสามารถจัดการหน่วยสินค้าคงคลังจำนวนมากหรือผูกลงในบาร์โค้ดของบุคคลที่สาม ระบบซอฟต์แวร์เหนือสิ่งอื่นใด ตัวอย่างเช่นหากคุณดำเนินงานร้านค้าปลีกคุณสามารถบันทึกธุรกรรมเงินสดของคุณโดยอัตโนมัติในซอฟต์แวร์บัญชีขึ้นอยู่กับระบบที่คุณเลือกโดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดและแท็กผลิตภัณฑ์ที่มีรหัสเพื่อป้อนข้อมูลลงในระบบของคุณ
ข้อดีซอฟต์แวร์บัญชี
การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยให้ บริษัท ของคุณได้รับประโยชน์หลายประการ ก่อนอื่นโครงสร้างและวินัยของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ทำให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ของคุณสามารถสร้างงบการเงินที่ถูกต้องได้ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหาก บริษัท ของคุณจำเป็นต้องจัดเตรียมสิ่งเหล่านี้สำหรับการใช้งานภายนอกเช่นการจัดหาเงินทุนของธนาคารหรือถ้าคุณต้องการนำเสนองบการเงินของคุณตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP)
ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถประหยัดเวลาโดยเฉพาะถ้าคุณต้องการสร้างงบประมาณหรือการพยากรณ์ คุณเพียงแค่ต้องสร้างรายงานข้อมูลประวัติและคาดการณ์ล่วงหน้าด้วยการปรับแต่งเล็กน้อยเพื่อสร้างงบประมาณหรือการพยากรณ์ในปีหน้า
นอกจากนี้คุณยังสามารถปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทางบัญชีโดยรวมของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณสามารถฝึกอบรมพนักงานธุรการเพื่อช่วยในการทำบัญชีงานประจำเช่นการป้อนใบลงในระบบการชำระเงินของคุณ
เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ของ บริษัท ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณจะเพิ่มยอดเงินคงเหลือในบัญชีลูกหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้ทำงานร่วมกันภายในซอฟต์แวร์บัญชีเดียวกันช่วยลดข้อผิดพลาดและช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ปล่อยให้การทำธุรกรรมใด ๆ หลุดลอยไป
ข้อเสียของซอฟต์แวร์
มีข้อเสียเล็กน้อยสำหรับการใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์แม้ว่าจะยังคงสมเหตุสมผลมากกว่าการเก็บหนังสือของคุณด้วยกระดาษบัญชีแยกประเภทและดินสอ เมื่อคุณเข้าใจข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนต่างๆเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาเหล่านี้จะไม่กลายเป็นปัญหาในธุรกิจของคุณ ระบบบัญชีอาจซับซ้อนและค่อนข้างยากสำหรับพนักงานที่จะใช้ แพ็คเกจบัญชีเปลือยอาจจะเหมาะสมถ้าคุณหรือพนักงานของคุณไม่มีความปรารถนาหรือความต้องการที่จะเข้าใจความแตกต่างและรายละเอียดของการบัญชี
หากคุณมี บริษัท ที่จัดตั้งขึ้นมากขึ้นหรือ บริษัท ที่มีโครงสร้างที่ซับซ้อนซึ่งรวมถึงสินค้าคงคลังการทำงานในระหว่างดำเนินการหน่วยงานธุรกิจหลายรายการและธุรกรรมระหว่าง บริษัท เป็นต้น บริษัท ของคุณจะต้องใช้ระบบบัญชีที่ซับซ้อนมากขึ้น พนักงานในการจัดการมัน
คุณอาจมีค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องสำหรับระบบบัญชี หากคุณเลือก Quickbooks เวอร์ชันออนไลน์คุณจะต้องเสียค่าธรรมเนียมรายเดือนอย่างต่อเนื่อง แพคเกจซอฟต์แวร์ที่ใหญ่ขึ้นโดยเฉพาะที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ของคุณมักจะมีการคิดค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นสมมติว่า บริษัท ของคุณมี 10 คนที่จำเป็นต้องเข้าถึงระบบบัญชีของคุณ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์อาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมรายปีหรือรายเดือนสำหรับใบอนุญาตผู้ใช้แต่ละรายนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายพื้นฐานสำหรับการซื้อซอฟต์แวร์
เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์เพื่อวัตถุประสงค์ใด ๆ นักพัฒนาปรับปรุงและอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้สามารถพัฒนากับการเปลี่ยนแปลงในการคำนวณหรือการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์ ด้วยเหตุนี้คาดว่าจะมีการหยุดทำงานเป็นครั้งคราวโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์และทำให้การสำรองข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของระบบบัญชีของคุณ
ทำวิจัยของคุณเมื่อเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับ บริษัท ของคุณ มันไม่สนุกเมื่อคุณทำงานทั้งหมดเพื่อใช้งานซอฟต์แวร์และโหลดข้อมูลของคุณเพียงเพื่อค้นหาหลังจากหนึ่งหรือสองปีว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกมีคุณสมบัติน้อยเกินไปและไม่สามารถรองรับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณหรือมีคุณสมบัติที่ไม่เกี่ยวข้องมากเกินไป ที่ทำให้มันซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น
การบริการลูกค้าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งดังนั้นควรเลือก บริษัท ที่สามารถให้การสนับสนุน 24/7 และมีคนคุยด้วยแทนที่จะเป็นแค่ฐานความรู้ออนไลน์ โปรดทราบว่าหากคุณใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์ข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนอาจถูกเปิดเผยต่อแฮกเกอร์ออนไลน์ดังนั้นโปรดดำเนินการเพื่อรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและข้อมูลของ บริษัท คุณ
การอัพเกรดระบบ
หากคุณเริ่มต้นธุรกิจของคุณโดยใช้ซอฟต์แวร์การลงบัญชีแบบลงล่างหรือแม้แต่ระบบการทำบัญชีด้วยตนเองในบางครั้งคุณอาจตัดสินใจอัพเกรดการบัญชีแบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำธุรกิจของคุณไปสู่ระดับต่อไป เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงไม่ราบรื่นและทำให้ บริษัท ของคุณประสบความสำเร็จในการทำบัญชีช่วยให้คุณเตรียมงานก่อนที่คุณจะเปลี่ยนไปใช้แพ็คเกจซอฟต์แวร์บัญชีใหม่
เริ่มต้นด้วยการล้างข้อมูลประวัติของคุณเพราะถ้าคุณมีข้อมูลการบัญชีที่มีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ข้อผิดพลาดเหล่านี้จะนำไปสู่ระบบใหม่ของคุณและทำให้มันยากขึ้น
เปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ของคุณเมื่อสิ้นปีหรืออย่างน้อยก็สิ้นไตรมาสเพื่อให้คุณมีวันที่สะอาด สิ่งนี้จะช่วยคุณในอนาคตเมื่อคุณต้องการย้อนกลับไปดูประวัติการทำธุรกรรมบางอย่าง จากนั้นตรวจดูผังบัญชี บริษัท ของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดและเพิ่มบัญชีใหม่ตามที่จำเป็น ตรวจสอบรายชื่อลูกค้ารายชื่อผู้ขายรายชื่อพนักงานและรายชื่ออื่น ๆ ที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณซึ่งอาจรวมถึงบัญชีเก่าที่ไม่ได้ใช้หรือรายการซ้ำ
ให้ผู้ตรวจสอบบัญชีของคุณตรวจสอบบัญชีแยกประเภททั่วไปในบัญชีทดลองใช้ของ บริษัท คุณเพื่อตรวจสอบว่ายอดเงินในบัญชีนั้นถูกต้องแน่นอน ระบบใหม่ของคุณอาจไม่สามารถรองรับรายละเอียดที่อยู่เบื้องหลังธุรกรรมเหล่านี้ซึ่งหมายความว่าหากคุณดำเนินการต่อยอดคงเหลือในบัญชีที่มีข้อผิดพลาดคุณจะไม่มีข้อมูลใด ๆ ในระบบใหม่เพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้อง สุดท้ายปรึกษากับนักบัญชีหรือ CPA ของคุณเพื่อดูว่าเขาสามารถตรวจสอบการตั้งค่าระบบของคุณและแนะนำการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่สามารถปรับปรุงหรือเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์การบัญชีของคุณ
