การจัดซื้อเป็นแผนกภายในแผนกการเงินของ บริษัท ที่จัดหาวัสดุและวัสดุตามที่แผนกอื่น ๆ ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ ทุกสิ่งที่สั่งให้ทุกแผนกต้องผ่านแผนกจัดซื้อ แม้ว่า บริษัท จะมีแนวทางการจัดซื้อที่แตกต่างกัน แต่ทุก บริษัท ก็มีกระบวนการจัดซื้อที่เป็นมาตรฐาน
คำสั่งซื้อ
ทุกบริการวัสดุหรืออุปทานที่ร้องขอโดยแต่ละแผนกจะต้องส่งเป็นคำสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อนี้เป็นเลขที่บัญชีเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจ่ายเงินที่ถูกต้องแก่ผู้ขายหรือผู้จัดหา หมายเลขยังติดตามการสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับในเวลาที่เหมาะสมรวมถึงคุณภาพและปริมาณที่ต้องการ ผู้ขายหรือผู้จัดหาจะใช้ใบสั่งซื้อเมื่อเรียกเก็บเงิน บริษัท หลังจากส่งมอบคำสั่งซื้อ
คำคมการจัดซื้อ
ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในการค้นหาผลิตภัณฑ์บริการหรืออุปกรณ์ที่ร้องขอ ตัวแทนจัดซื้อค้นหาซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันขอใบเสนอราคาและตัดสินใจว่าผู้ขายรายใดตรงกับความต้องการของแผนกที่ร้องขอ ขั้นตอนการจัดซื้อจะสรุปกระบวนการที่ฝ่ายจัดซื้อทำการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์และผู้ขาย ผู้จัดการแผนกแต่ละคนจะต้องแจ้งแผนกจัดซื้อเกี่ยวกับรายการที่แน่นอนที่ต้องการข้อมูลเฉพาะของรายการที่ต้องการและปริมาณที่จำเป็นในการใช้งานแผนกที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการตรวจสอบ
เมื่อแผนกให้แผนกจัดซื้อมีข้อมูลเกี่ยวกับการบริการวัสดุหรือวัสดุที่ต้องการตัวแทนการจัดซื้อจะตรวจสอบคำสั่งซื้อตลอดกระบวนการ ตัวแทนจัดซื้อที่กำหนดให้กับคำสั่งซื้อจะต้องติดตามกับผู้ขายในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงและตรวจสอบคำสั่งซื้อจนกว่าจะได้รับ หลังจากได้รับรายการแล้วแผนกจัดซื้อรับรองว่าคำสั่งซื้อนั้นถูกต้องและตรงตามข้อกำหนดของสัญญา
