ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่มีชีวิตตามความคาดหวัง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นคุณต้องเขียนจดหมายลงโทษทางวินัยหรือยกเลิกบุคคลที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ พนักงานบางคนอาจยังไม่ถึงความคาดหวังของคุณจนคุณโกรธ แต่คุณยังต้องเขียนจดหมายลงโทษทางวินัยอย่างมืออาชีพเพราะจดหมายดังกล่าวเป็นบันทึกของ บริษัท และลักษณะของคุณสะท้อนถึง บริษัท อย่ารวมการขาดความเป็นมืออาชีพของพนักงานโดยการทำในลักษณะที่ไม่เป็นมืออาชีพด้วยตัวคุณเอง
พิมพ์วันที่ ข้ามบรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อพนักงานและที่อยู่บ้านของเธอในบรรทัดแยกกัน ข้ามบรรทัดเพิ่มเติมและพิมพ์ "เรียนคุณนาย / นางสาว (นามสกุล)" ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน แม้ว่าคุณจะใช้ชื่อจริงกับพนักงานคุณต้องพยายามเป็นมืออาชีพในสถานการณ์ที่พนักงานต้องมีวินัย การใช้นามสกุลยังช่วยให้คุณสร้างระยะทางซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อข่าวเป็นลบ
เริ่มต้นจดหมายโดยอธิบายให้พนักงานฟังว่าการทำงานของเขาไม่ได้เป็นไปตามที่คาดหวังจากนั้นให้รายละเอียดปัญหาเกี่ยวกับการทำงานของเขาในลักษณะที่เป็นมืออาชีพและไม่โวยวาย หากทำได้ให้ระบุวันที่และเวลาของเหตุการณ์สำคัญเช่นความล่าช้าหรืออุบัติเหตุ อ้างถึงกฎเฉพาะใด ๆ ที่พนักงานละเมิด
อธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป หากคุณกำลังฝึกหัดพนักงานให้อธิบายว่านี่เป็นคำเตือนครั้งแรกของเธอและความผิดที่ตามมาจะได้รับการเตือนเพิ่มเติมด้วยผลกระทบที่รุนแรงกว่าเช่นการระงับหรือการยิง หากคุณยกเลิกพนักงานให้ระบุวันที่มีผลบังคับใช้สำหรับการเลิกจ้างและข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่เธอต้องการเช่นเมื่อคุณคาดหวังให้พนักงานพ้นจากตำแหน่ง
ให้ข้อมูลติดต่อในกรณีที่มีคำถามใด ๆ และร่างกระบวนการอุทธรณ์หากคุณมี ขอบคุณพนักงานสำหรับความร่วมมือของเขาและถ้าเหมาะสมบอกเขาว่าคุณต้องการเขาในอนาคต
ปิดจดหมายโดยพิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด พิมพ์ชื่อของคุณ พิมพ์จดหมายบนหัวจดหมาย บริษัท และลงนามชื่อของคุณเหนือชื่อที่คุณพิมพ์
