วิธีการเขียนจดหมายยืนยันจดหมายธุรกิจ

อย่าพึ่งพาสายโทรศัพท์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ เมื่อพูดทางโทรศัพท์กับฝ่ายบริการลูกค้า บริษัท ประกันภัยธุรกิจหรือบุคคลอื่นเกี่ยวกับประเด็นสำคัญคุณจะต้องติดตามจดหมายยืนยันเพื่อสร้างบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับใช้ในอนาคต

รายการที่คุณจะต้อง

• โปรแกรมประมวลผลคำ

• กระดาษ

• ซองจดหมาย

• ประทับ

จดหมายยืนยันเป็นวิธีการทำบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรของการสนทนาทางโทรศัพท์ที่สามารถใช้ในภายหลังเพื่อพิสูจน์สิ่งที่กล่าวถึง จดหมายยืนยันการบรรลุสามสิ่ง: 1) ช่วยให้ฝ่ายติดตามความรับผิดชอบ; 2) บอกผู้รับว่าการสนทนาจะไม่ถูกลืม; และ 3) สามารถใช้เป็นหลักฐานในการพิจารณาคดีของศาลเพื่อพิสูจน์เวอร์ชันเหตุการณ์ของคุณ

วางแผนจดหมายของคุณก่อนการสนทนาทางโทรศัพท์โดยทำรายการตรวจสอบสิ่งที่จะพูดคุย สำหรับแต่ละรายการสนทนาให้พิจารณาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบและจะทำรายการนั้นให้สำเร็จเมื่อใด หากมีเหตุฉุกเฉินให้ระบุ

หลังจากการสนทนาทางโทรศัพท์ของคุณเริ่มเขียนจดหมายของคุณ รวมถึงวันที่ผู้รับและบรรทัดเรื่อง เขียนจดหมายอย่างชัดเจนและรัดกุม จดหมายควรเป็นจริงและถูกต้อง ออกความเห็นการเก็งกำไรและอารมณ์ ตามกฎแล้วอย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ อย่าพยายามข่มขู่หรือกลั่นแกล้ง จำไว้ว่าจดหมายนั้นอาจถูกอ่านต่อผู้พิพากษาหรือคณะลูกขุนและคุณไม่ต้องการที่จะเจอกับสิ่งที่น่ารังเกียจหรือไร้เหตุผล

เริ่มจดหมายด้วย "จดหมายฉบับนี้เพื่อยืนยันการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราในวันที่ เกี่ยวกับ ___"จากนั้นอธิบายสิ่งที่ถูกกล่าวถึงอย่างถูกต้องโดยการระบุว่าใครพูดอะไรให้แน่ใจว่าคุณได้รวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดรวมถึงผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการเมื่อต้องทำให้สมบูรณ์และภาระผูกพันใด ๆ แจ้งให้ฉันทราบเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเร็วที่สุดหากมีสิ่งใดที่อธิบายไว้ข้างต้นไม่ถูกต้อง "จากนั้นลงชื่อในจดหมาย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำและเก็บสำเนาจดหมายที่ลงนามแล้วส่งทางไปรษณีย์ หากหัวเรื่องของจดหมายมีความสำคัญและคุณมีเหตุผลที่เชื่อว่าผู้รับอาจปฏิเสธการรับจดหมายให้ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ที่ได้รับการรับรอง หากคุณมีที่อยู่อีเมลของผู้รับอีเมล์ก็ไม่เป็นไร