การพูดถึงจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญที่จะปรากฏในฐานะมืออาชีพและสร้างการเริ่มต้นที่มั่นคงสำหรับจดหมาย จดหมายธุรกิจที่ระบุอย่างไม่ถูกต้องแสดงว่าผู้เขียนขี้เกียจหรือไม่ได้รับการศึกษา จดหมายธุรกิจไม่เหมือนกับการเขียนจดหมายถึงเพื่อนและควรให้ความแตกต่าง จดหมายธุรกิจจะเป็นไปตามรูปแบบที่สามารถคัดลอกได้ง่ายหลังจากเขียนหนึ่งหรือสองครั้ง บันทึกจดหมายธุรกิจลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและแทนที่ข้อมูลเพื่อสร้างแม่แบบสำหรับจดหมายในอนาคต
เขียนที่อยู่ของผู้ส่งและที่อยู่ของผู้รับในแบบอักษร 12 จุดในแบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Times New Roman โปรแกรมเช่น Microsoft Office เสนอตัวช่วยสร้างตัวอักษรและแม่แบบที่มีการจัดรูปแบบที่เหมาะสมใน Microsoft Office 2010 ให้เลือกปุ่ม "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ใหม่" และสร้างจดหมายใหม่หรือเปิดแม่แบบ
ใช้หัวจดหมาย บริษัท ที่มีชื่อและที่อยู่ของคุณเพื่อเขียนจดหมาย หากไม่มีหัวจดหมายให้เขียนที่อยู่แบบเต็มของคุณในแนวเดียวกันทางด้านซ้ายที่ด้านบนของตัวอักษรรวมถึงที่อยู่เมืองรหัสไปรษณีย์
เขียนวันที่สองนิ้วจากด้านบนจัดชิดซ้าย หากใช้หัวจดหมาย บริษัท วันที่จะปรากฏใต้หัวจดหมาย หากเพียงพิมพ์ที่อยู่ของคุณวันที่จะไปอยู่ใต้ที่อยู่ของคุณโดยตรง หากคุณเขียนจดหมายเกินสองสามวันให้เขียนวันที่จดหมายเสร็จสิ้น เขียนเดือนและรวมถึงปี ตัวอย่างเช่นจดหมายที่เขียนในวันที่ 30 มิถุนายน 2009 จะเป็นวันที่ 30 มิถุนายน 2009
เขียนที่อยู่ผู้รับด้านล่างวันที่ทิ้งไว้เป็นธรรม รวมชื่อและชื่อเฉพาะสำหรับคนที่คุณเขียน เขียนที่อยู่ในรูปแบบบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา
เขียนคำทักทายใต้ที่อยู่ นี่คือปกติที่รัก (บุคคลที่ใช้ในที่อยู่) เขียนชื่อของบุคคลนั้นเฉพาะในกรณีที่คุณรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดีมิฉะนั้นให้ใช้นายนางนางสาวหรือดรหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของบุคคลนั้นให้เขียนเฉพาะชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้น ใช้ "เพื่อคนที่อาจเกี่ยวข้อง" เป็นคำทักทายหากคุณไม่มีชื่อเฉพาะสำหรับผู้รับ ใช้เครื่องหมายจุดคู่หลังการทักทาย
