แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการสัญญาแนะนำการตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญาอย่างสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตามไม่เหมือนกับการตรวจสอบงบการเงินซึ่งโดยทั่วไปจะเกิดขึ้นทุกปีการตรวจสอบสัญญาเกิดขึ้นบ่อยครั้งมากขึ้น ตัวอย่างเช่นตารางการตรวจสอบสำหรับสัญญาวิศวกรรมและการก่อสร้างมักจะรวมการตรวจสอบการชำระเงินรายเดือนเช่นเดียวกับการตรวจสอบรายไตรมาสรายครึ่งปีหรือรายปีสำหรับโครงการที่ยาวกว่า การทำความเข้าใจขั้นตอนการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างสมบูรณ์จะช่วยเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับข้อผิดพลาดซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองและค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป
สร้างวัตถุประสงค์การตรวจสอบ
ในกรณีที่การตรวจสอบเกิดขึ้นภายในวงจรชีวิตของสัญญาจะกำหนดวัตถุประสงค์การตรวจสอบ การตรวจสอบการควบคุม - ที่เกิดขึ้น แต่เนิ่นๆในวงจรชีวิตของสัญญา - โดยทั่วไปจะมุ่งเน้นไปที่การประเมินกระบวนการของผู้รับเหมาและการควบคุมภายใน เป้าหมายคือเพื่อปรับปรุงการสื่อสารและระบุและปรับปรุงกระบวนการที่มีความเสี่ยงสำหรับการใช้จ่ายเกินกำหนด การตรวจสอบการกู้คืน - ที่เกิดขึ้นรายเดือนหรือก่อนที่จะครบกำหนดชำระสัญญาขั้นสุดท้าย - มองหาความแตกต่างของการเรียกเก็บเงินเช่นค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้องเกินจริงและซ้ำซ้อน เป้าหมายคือเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและกู้คืนการชำระเงินมากเกินไป
รวมทีมตรวจสอบ
ในการตัดสินใจเกี่ยวกับขนาดและองค์ประกอบของทีมตรวจสอบให้ดูขนาดและความซับซ้อนของสัญญา อย่างน้อยที่สุดทีมตรวจสอบควบคุมและกู้คืนควรมีผู้จัดการสัญญาตัวแทนจากฝ่ายบัญชีและบุคคลที่สามที่เป็นกลาง อย่างไรก็ตามสัญญาขนาดใหญ่หรือซับซ้อนอาจต้องการสมาชิกในทีมเพิ่มเติมที่คุ้นเคยกับการจัดการสัญญาและขั้นตอนการตรวจสอบ หากการตรวจสอบพบกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกงอาจจำเป็นต้องนำนักบัญชีนิติเวชหรือผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่มีประสบการณ์
ขั้นตอนการตรวจสอบการควบคุม
การตรวจสอบการควบคุมนั้นดูที่กระบวนการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินและการควบคุมเชิงป้องกันเป็นหลัก ขั้นตอนรวมถึงการตรวจสอบอย่างละเอียดของสัญญาและการเรียกเก็บเงินผู้รับเหมาและบัญชีเจ้าหนี้และขั้นตอนการป้อนข้อมูลการชำระเงิน การตรวจสอบจะค้นหาการควบคุมภายในที่เพียงพอเช่นการแยกหน้าที่ระบบการอนุญาตและความปลอดภัยของข้อมูล การทดสอบอาจรวมถึงการสร้างการประมวลผลและการจ่ายใบแจ้งหนี้ตัวอย่างมักจะแนะนำข้อผิดพลาดโดยเจตนาเพื่อดูว่าการควบคุมที่มีอยู่นั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่
ขั้นตอนการตรวจสอบการกู้คืน
การตรวจสอบการกู้คืนรายเดือนกระทบยอดรายงานต้นทุนงานล่าสุดของผู้รับเหมากับจำนวนเงินที่เรียกเก็บในระหว่างงวดปัจจุบัน ผู้ตรวจสอบเริ่มต้นด้วยการทบทวนรายงานต้นทุนงานและเปรียบเทียบกับการเรียกเก็บเงินตามสัญญาและเงื่อนไขการชำระเงิน ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจเลือกและทดสอบธุรกรรมตัวอย่างเพียงไม่กี่รายการหรือหลายรายการสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ เช่นค่าแรงงานค่าวัสดุค่าบริหารและค่าใช้จ่าย การทดสอบธุรกรรมโดยทั่วไปประกอบด้วยการคำนวณใหม่และการสร้างหลักฐานการตรวจสอบ ตาม KPMG บริษัท ตรวจสอบภาษีและบริการให้คำปรึกษาผู้ตรวจสอบมองหาความแตกต่างเช่นการทำงานล่วงเวลาอย่างมีนัยสำคัญการจัดประเภทต้นทุนการค้างรับต้นทุนการอธิบายต้นทุนที่ผิดปกติหรือขาดหายไปค่าใช้จ่ายที่ผิดปกติหรือขาดหายไป ค่าใช้จ่าย
สร้างรายงานการติดตาม
หลังการตรวจสอบทีมจัดทำและส่งรายงานขั้นสุดท้ายให้เจ้าของธุรกิจและผู้รับเหมาโดยปกติจะอยู่ในการประชุมแบบตัวต่อตัว แม้ว่าการค้นพบจะกำหนดว่าข้อมูลมีรายงานมากน้อยเพียงใด แต่การมุ่งเน้นไปที่การระบุอธิบายและให้คำแนะนำสำหรับการแก้ไขความคลาดเคลื่อนหรือขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพ ผู้ตรวจสอบยังระบุวัตถุประสงค์รวมถึงอธิบายการทบทวนสัญญาและขั้นตอนการทดสอบการตรวจสอบ
