การเขียนจดหมายเรียกเก็บเงินให้กับลูกค้าที่ไม่ได้จ่ายเงินเป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของเจ้าของธุรกิจทุกคน หากต้องการเพิ่มโอกาสในการได้รับเงินในสิ่งที่คุณเป็นหนี้ให้จัดทำนโยบายการชำระเงินอย่างละเอียดก่อนออกเครดิตและใช้การเจรจาต่อรองและความเป็นมืออาชีพเมื่อพยายามรวบรวมในบัญชีที่ครบกำหนดชำระ
สร้างนโยบายการชำระเงิน
ก่อนที่คุณจะอนุญาตให้ลูกค้าหรือลูกค้าเลื่อนการชำระเงินให้ชำระเครดิตหรือชำระเงินหลังจากส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการพัฒนานโยบายการชำระเงินที่แสดงข้อกำหนดของคุณ ซึ่งควรรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับเมื่อคุณพิจารณาการชำระเงินที่เกินกำหนดชำระเช่น 10 วันหรือ 30 วันหลังจากออกใบแจ้งหนี้ ควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากยังไม่มีการชำระเงินเช่นการลงโทษและค่าธรรมเนียมล่าช้าการหยุดให้บริการหรือดำเนินการทางกฎหมาย
ที่อยู่เฉพาะ
อ้างถึงข้อตกลงสัญญาของคุณกับลูกค้าในการร่างจดหมายเรียกเก็บเงินของคุณ อ้างอิงคำสั่งซื้อหมายเลขใบแจ้งหนี้วันที่ให้บริการหรือการซื้อและวันที่การชำระเงินเดิมถึงกำหนด หากมีความพยายามรวบรวมก่อนหน้าให้พูดถึงสิ่งเหล่านั้นด้วยและให้ยอดรวมกับลูกค้าที่มีบทลงโทษ ตัวอย่างเช่น“ ใบสั่งซื้อขวดน้ำ 1,000 ใบของคุณถูกจัดส่งในวันที่ 1 ตุลาคมและมีการออกใบแจ้งหนี้มูลค่า $ 250 ผ่านอีเมล 3 ตุลาคมพร้อมวันที่ชำระเงินวันที่ 3 พฤศจิกายนบัญชีของคุณหมดอายุ 30 วันแล้วและบัญชีของคุณได้รับการประเมิน ค่าธรรมเนียม $ 25 ทำให้ยอดค้างชำระของคุณ $ 275 จ่ายทันที"
จะเห็นอกเห็นใจ แต่มั่นคง
ในขณะที่ลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินบางรายอาจหลบตั๋วเงินของพวกเขาบางรายอาจลืมวันชำระเงินหรือมีปัญหากระแสเงินสดร้ายแรง ให้ลูกค้าได้รับประโยชน์จากข้อสงสัยเมื่อเขียนจดหมายเรียกเก็บเงินเพื่อหลีกเลี่ยงการป้องกัน ตัวอย่างเช่น“ เราเข้าใจสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันสามารถเกิดขึ้นได้และเรามุ่งมั่นที่จะทำงานร่วมกับคุณเพื่อแก้ไขปัญหานี้” วิธีการนี้ไม่ได้ดูถูกลูกค้า แต่ชัดเจนว่าจะต้องชำระเงินโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์
แนบเอกสารการตรวจสอบ
แนบกับสำเนาจดหมายเรียกเก็บเงินของคุณสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ออกก่อนหน้านี้การโต้ตอบที่ผ่านมาเกี่ยวกับปัญหาสำเนาสัญญาที่ลงนามใด ๆ หรือข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและข้อความที่ตัดตอนมาจากนโยบายการชำระเงินของคุณ หากคุณยินดีที่จะเจรจาเกี่ยวกับยอดเงินหรือชำระเงินบางส่วนให้ร่างข้อกำหนดเฉพาะของข้อเสนอของคุณ ระบุหมายเลขที่จะโทรหากลูกค้ามีข้อสงสัยและใส่ซองจดหมายแบบชำระเงินล่วงหน้าด้วยตนเองเพื่อการชำระเงินที่ง่ายดาย
ใช้ทนายความ
หากความพยายามในการเก็บรวบรวมซ้ำในบัญชีที่พ้นกำหนดไม่ได้ผลสำเร็จคุณอาจเลือกให้ทนายความส่งจดหมายเรียกเก็บเงินแทนคุณ ทนายความของคุณอาจแนะนำการคุกคามของศาลเรียกร้องขนาดเล็กการอ้างอิงถึง บริษัท ตัวแทนจัดเก็บรายงานเครดิตหรือการดำเนินการทางกฎหมายอื่น ๆ ชั่งน้ำหนักความได้เปรียบด้านต้นทุนของสิ่งที่ต้องใช้ในการจัดการกับความพยายามในการเรียกเก็บเงินของคุณให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเมื่อเทียบกับจำนวนเงินที่คุณสามารถรวบรวมได้จากลูกค้าของคุณ ตัวอย่างเช่นการใช้ทนายความเพื่อเขียนจดหมายเรียกเก็บเงินสำหรับใบเรียกเก็บเงิน $ 50 อาจไม่คุ้มค่า แต่การใช้ความช่วยเหลือระดับมืออาชีพสำหรับการเก็บรวบรวมในบัญชี $ 10,000 จะมีค่าใช้จ่ายอย่างแน่นอน
