เมื่อจัดการโครงการบรรทัดล่างคือรู้ว่าสิ่งที่ส่งมอบมอบให้ "สิ่งของที่จัดส่ง" เป็นคำที่จับใจได้ทุกครั้งที่ได้ยินในทางธุรกิจและเป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่ามันหมายถึงผลิตภัณฑ์ทางกายภาพที่เราได้รับ แต่มันมีความหลากหลายมากกว่านั้น
สิ่งของส่งมอบคืออะไร
โดยพื้นฐานแล้วสิ่งที่ส่งมอบเป็นผลลัพธ์ของโครงการ แต่มีการส่งมอบไม่กี่ชนิด: การส่งมอบภายในและภายนอกและโครงการและกระบวนการส่งมอบ
การส่งมอบภายนอกเป็นบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าหรือลูกค้าว่าจ้างให้ บริษัท จัดหา นี่คือสิ่งที่ธุรกิจของคุณสร้างขึ้นเพื่อขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับ บริษัท
การส่งมอบภายในเป็นงานและทำงานให้แล้วเสร็จภายใน บริษัท ที่ไม่ได้ขับเคลื่อนโดยลูกค้า แต่เป็นข้อกำหนดสำหรับการดำเนินธุรกิจให้สำเร็จ การยื่นภาษีการทำเอกสารและการจัดการบัญชีล้วน แต่เป็นการพิจารณาภายใน สิ่งที่ส่งมอบภายในจะไม่ข้ามโต๊ะทำงานของลูกค้า แต่อาจถูกผลิตขึ้นสำหรับหน่วยงานเช่นกรมสรรพากรหรือหน่วยงานออกใบอนุญาต พวกเขายังอยู่ใน (ภายใน) บริษัท ของคุณหรือจำเป็นสำหรับการทำงานของ บริษัท ของคุณ
โครงการส่งมอบและกระบวนการส่งมอบทั้งสองตกอยู่ภายใต้หมวดหมู่ของการส่งมอบภายนอกเพราะพวกเขาเกี่ยวข้องกับการทำงานของลูกค้าการส่งมอบโครงการเป็นผลลัพธ์ที่กำหนดโดยลูกค้า ผลิตภัณฑ์และบริการใด ๆ ที่จะมอบให้กับลูกค้าอันเป็นผลมาจากโครงการ
ในทางตรงกันข้ามกระบวนการส่งมอบเป็นงานใด ๆ ที่ดำเนินการเพื่อให้โครงการสามารถส่งมอบได้สำเร็จ พวกเขาเป็นเอกสารแผนจำลองจำลองการชี้แจงใด ๆ ในขอบเขตและแม้กระทั่งการสลายโครงสร้างงานที่สร้างขึ้นสำหรับทีมงานภายใน
ทำความเข้าใจกับสิ่งที่ส่งมอบของโครงการ
เมื่อลูกค้าหรือลูกค้ามีส่วนร่วมในธุรกิจเพื่อให้บริการหรือขายผลิตภัณฑ์ให้กับพวกเขาผลลัพธ์ที่พวกเขาได้รับคือโครงการที่ส่งมอบ มันอาจเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่จริง แต่ก็อาจเป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้เช่นบริการรายงานหรือไฟล์คอมพิวเตอร์
ตัวอย่างเช่นเมื่อสายการบินทำสัญญากับโบอิ้งเพื่อให้ได้เครื่องบินใหม่สำหรับพวกเขาพวกเขาจะระบุสิ่งที่พวกเขาต้องการจากเครื่องบินตั้งแต่ขนาดจนถึงที่นั่งและการออกแบบ เครื่องบินกลายเป็นสิ่งที่ส่งมอบได้ และหาก บริษัท จัดการประชุมภายในและว่าจ้างผู้บันทึกข้อมูลเพื่อบันทึกและจัดทำเอกสารเหตุการณ์ไฟล์การถอดความของพวกเขาก็จะถูกส่งมอบเช่นกัน
สิ่งที่ส่งมอบสามารถเป็นเอาท์พุทที่สร้างสรรค์ฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์เอกสารอุปกรณ์และบริการอื่น ๆ พวกเขาสามารถเป็นงานระยะสั้นหรือโครงการระยะยาวที่ซับซ้อนอย่างหนาแน่น
ยิ่งกำหนดส่งมอบได้ชัดเจนขึ้นในสัญญาโครงการยิ่งราบรื่นกระบวนการส่งมอบก็จะดำเนินต่อไป
การกำหนดสิ่งที่ส่งมอบโครงการ
ไม่เพียงพอที่จะพูดในสิ่งที่จะถูกส่งในตอนท้ายของโครงการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีขอบเขตค่าใช้จ่ายและกำหนดเวลาที่ชัดเจนในสัญญาส่งมอบดังนั้นทั้งสองฝ่ายเห็นพ้องกับสิ่งที่จะส่งมอบเมื่อจะส่งมอบและเท่าไหร่
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณทำสัญญาเพื่อส่งมอบเว็บไซต์ บริษัท ใหม่ให้กับ บริษัท เสื้อผ้าของคุณ ยิ่งคุณจัดเตรียมสิ่งที่คุณต้องการในเว็บไซต์ได้มากเท่าไหร่คุณก็จะมีโอกาสได้รับสิ่งที่ต้องการมากขึ้นเท่านั้น
ดังนั้นการสรุปการจัดส่งควรนำมาซึ่งการแสดงรายการทุกด้านที่คุณต้องการจากเว็บไซต์:
- พอร์ทัลอีคอมเมิร์ซแบบไดนามิกที่ลูกค้าสามารถเห็นเสื้อผ้าในหลาย ๆ มุมมองพร้อมความสามารถในการซูม
- ลูกค้าสามารถสั่งซื้อออนไลน์ด้วยบัตรเครดิต PayPal และ Interac ในหลายสกุลเงิน
- การรวมรายชื่อผู้รับจดหมายเข้าด้วยกันเป็นรายการที่ต้องการในแผนกการตลาด
- แผนกผลิตภัณฑ์ต้องการให้เว็บไซต์อัปเดตได้ง่ายด้วยผลิตภัณฑ์ใหม่ แต่ต้องปรับสินค้าคงคลังของ บริษัท ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันดังนั้นผลิตภัณฑ์จะไม่ขายเกินหรือเหลือขายเนื่องจากการติดตามข้อมูลที่ไม่ดี
แต่ละด้านเหล่านี้สามารถมีรายละเอียดในสัญญาโครงการ กระบวนการส่งมอบตามกระบวนการจะถูกตัดสินโดยทีมงานภายในจากภายในโครงการในลักษณะที่เคลื่อนย้ายโครงการไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถส่งมอบกำหนดเวลาส่งมอบภายนอกได้
ในตัวอย่างนี้อาจมีการส่งมอบได้มากกว่าหนึ่งรายการ สิ่งแรกอาจเป็นการจำลองของการออกแบบเว็บไซต์และสิ่งที่สองที่ส่งมอบจะเป็นเว็บไซต์ที่ใช้งานได้หรือโครงข่าย การส่งมอบครั้งแรกจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะสามารถสร้างการส่งมอบครั้งที่สองและสัญญาจะต้องมีเกณฑ์การยอมรับการส่งมอบที่ชัดเจน
ขั้นตอนในการกำหนดสิ่งที่ส่งมอบ
คำที่สำคัญที่สุดสองคำที่ต้องจำไว้เมื่อกำหนดสิ่งที่ส่งมอบเป็น "เฉพาะ" และ "วัดได้"
รายละเอียดเฉพาะจะอยู่ในช่วงการวางแผนโครงการและเป็นที่ที่รายละเอียดจะถูกกำหนดไว้สำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องได้ผลลัพธ์ ส่งมอบ เมื่อได้รับการยืนยันเฉพาะค่าใช้จ่ายและแรงงานสามารถคำนวณได้และงบประมาณที่ลูกค้าอนุมัติ
เหตุการณ์สำคัญเป็นส่วนหนึ่งของ "สิ่งที่สามารถวัดได้" ของสิ่งที่ส่งมอบ แต่พวกเขากำลังใช้ภายใน - สิ่งที่ส่งมอบตามกระบวนการ - เป็นเพียงจุดตรวจสอบบนท้องถนนเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และปล่อยงานของลูกค้า
อีกแง่มุมของส่วนที่วัดได้ของโครงการที่ส่งมอบคือพวกเขาจะต้องเป็นไปตามเกณฑ์การยอมรับ ด้วยเหตุนี้ลูกค้าจะต้องชัดเจนในสิ่งที่พวกเขาต้องการในระหว่างการเขียนสัญญาหรือพวกเขาอาจมีค่าตอบแทนเล็กน้อยหากส่งมอบของพวกเขาขาดสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง
เส้นเขตแดนและเหตุการณ์สำคัญ
ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการที่ต้องมีการส่งมอบหรือคุณมีส่วนร่วมในการรับสิ่งที่ส่งมอบ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งโครงการต้องการพื้นฐานและเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าประสบความสำเร็จ
เส้นเขตแดนโครงการสามารถเป็นพื้นฐานขอบเขตขอบเขตพื้นฐานกำหนดการหรือพื้นฐานต้นทุน ร่วมกันพวกเขาเป็นพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพและไม่ได้กำหนดไว้จนกว่าการวางแผนโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ พวกเขาจะต้องเป็นกรอบในการกำกับดูแลเมื่อโครงการเริ่มดำเนินการ
พื้นฐานต้นทุนคืองบประมาณที่คาดหวัง ขอบเขตครอบคลุมสิ่งที่ครบวงจรของโครงการและสิ่งที่คาดหวังและผลลัพธ์ที่ควรจะเป็น กำหนดการเป็นระยะเวลาสำหรับการดำเนินการและการจัดส่ง หากหรือเมื่อรายละเอียดโครงการเปลี่ยนแปลงจะต้องถูกบันทึกไว้และจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเส้นเขตแดน
ในการตรวจสอบความถูกต้องของเส้นเขตแดนเหตุการณ์สำคัญมีความสำคัญ เหตุการณ์สำคัญเป็นภารกิจหรือความสำเร็จซึ่งเมื่อเสร็จแล้วช่วยเร่งส่งมอบสุดท้ายของโครงการใด ๆ เหตุการณ์สำคัญอาจเป็นความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่เช่นการวางกรอบเสร็จในคลังสินค้าใหม่หรือบางอย่างเช่นการเซ็นสัญญา โดยทั่วไปเหตุการณ์สำคัญเป็นฟังก์ชั่นภายในซึ่งเป็นวิธีการติดตามความคืบหน้าที่ช่วยให้ทีมโครงการอยู่บนเป้าหมายสำหรับวันที่เสร็จสมบูรณ์
หากความคืบหน้าของโครงการไม่ได้รับหรือมีการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานหมายความว่าการส่งมอบอาจไม่ตรงตามกำหนดเวลา
การจัดการสิ่งที่ส่งมอบโครงการ
การคืบของขอบเขตสามารถทำให้ตกรางได้หากขอบเขตของโครงการขยายหลังจากสิ่งต่าง ๆ เริ่มขึ้น เพื่อ จำกัด สิ่งนี้ให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งมอบที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงโครงการเริ่มต้นและสร้างในเวลาและงบประมาณเพิ่มเติมตามความจำเป็นหากมีการเพิ่มสิ่งที่ส่งมอบใหม่ ต้องแน่ใจว่าได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดในกรณีเหล่านี้
ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ สามารถปรับปรุงความสำเร็จของโครงการผ่านทางอินพุตของพวกเขาเกี่ยวกับเกณฑ์การยอมรับที่ควรจะเป็น มีความชัดเจนในการใช้งานอย่างตั้งใจของผู้ส่งมอบและวัตถุประสงค์ของมันคืออะไรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สนองความต้องการและข้อกำหนดของสิ่งที่ส่งมอบ
ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อให้ทุกคนเป็นไปตามเป้าหมายและเป็นปัจจุบันเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและจำนวนงานที่ต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์มากขึ้น สิ่งนี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการส่งมอบภายนอกมากกว่าหนึ่งรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการกำหนดเวลาและวัตถุประสงค์ชัดเจนและตรงไปตรงมาและมอบหมายงาน
