ในช่วงเดือนธุรกิจของ บริษัท นักบัญชีทำหลายรายการในระบบบัญชี บางส่วนของรายการเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นรายการบัญชีแยกประเภทที่เรียกว่า "รายการบันทึก" ทำโดยตรงกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บางรายการเหล่านี้เมื่อป้อนในหนึ่งเดือนต้องย้อนกลับในเดือนถัดไปเพื่อล้างบัญชี สิ่งหนึ่งที่สิ่งนี้นำไปใช้คือเงินคงค้างรายเดือน
การย้อนกลับรายการ
รายการที่ต้องมีการกลับรายการรวมถึงจำนวนเงินที่ป้อนเข้าไปในระบบบัญชีเพื่อปันส่วนค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมรอบระยะเวลาบัญชีสองงวด ตัวอย่างเช่นหากใบแจ้งหนี้สำหรับการจ่ายเงินกู้ดอกเบี้ยเฉพาะในแต่ละเดือนในวันที่ 15 จะมีเพียงครึ่งเดียวของรายการที่ใช้กับเดือนปัจจุบันในขณะที่อีกครึ่งหนึ่งของรายการจะใช้กับเดือนถัดไป เพื่อรองรับธุรกรรมนี้ผู้ทำบัญชีจะใช้จ่ายครึ่งหนึ่งของจำนวนเงินในเดือนปัจจุบันและทำการปรับรายการสำหรับครึ่งหลังของจำนวนเงิน เมื่อต้นเดือนถัดไปผู้ทำบัญชีจะต้องย้อนกลับรายการปรับปรุงเพื่อหักล้างบัญชี ข้อดีของการใช้รายการกลับรายการคืออนุญาตให้นักบัญชีแสดงค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาที่เกิดขึ้น
ยอดคงค้าง
นักบัญชีสร้างรายการสำหรับรายการค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับ ตัวอย่างเช่นหากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในราคา $ 500 แต่จำเป็นต้องจ่ายให้ผู้ขาย $ 100 เพื่อทำงานให้เสร็จสิ้นสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นและไม่ได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายคุณจะต้องมีส่วนร่วม จุดประสงค์คือเพื่อให้แน่ใจว่าสำหรับรายได้ที่สร้างขึ้นค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเช่นกัน สำหรับเดือนที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้า $ 500 คุณจะมีค่าใช้จ่าย $ 100 สำหรับผู้ขายซึ่งจะต้องมีรายการย้อนกลับในเดือนถัดไป อย่างไรก็ตามเมื่อคุณรับรู้และย้อนกลับรายการคุณไม่สามารถลืมที่จะทำรายการย้อนกลับมิฉะนั้นบัญชีค่าใช้จ่ายของคุณจะถูกคุยโว ข้อเสียของการใช้การย้อนกลับรายการเป็นไปได้ที่คุณจะลืมที่จะทำให้พวกเขา
ทำงานคู่
การทำรายการย้อนกลับต้องการระบบในการติดตามรายการเพื่อให้แน่ใจว่าการทำรายการสำเร็จ หากไม่ติดตามการย้อนกลับรายการในสเปรดชีตคุณจะไม่ทราบว่าจะย้อนกลับในช่วงเวลาถัดไปอย่างไร ระบบบัญชีที่คุณต้องป้อนข้อมูลการกลับรายการด้วยตนเองกำหนดให้นักบัญชีต้องทำงานซ้ำซ้อน สำหรับทุกรายการที่ต้องมีการกลับรายการในงวดถัดไปบัญชีจะต้องทำรายการสองรายการหนึ่งรายการในแต่ละช่วงเวลา นี่อาจเป็นงานที่ยุ่งยากและต้องมีการติดตามข้อผิดพลาดใด ๆ เนื่องจากจำนวนที่ป้อนในช่วงเวลาหนึ่งและย้อนกลับในครั้งถัดไปจะต้องเป็นศูนย์เดียวกัน
บัญชีเกินจริงหรือมีความเข้าใจ
ข้อเสียเปรียบอีกประการหนึ่งสำหรับการใช้รายการย้อนกลับคือข้อผิดพลาดสามารถทำให้เกินจริงหรือเข้าใจบัญชีได้ ในขณะที่เงินคงค้างอนุญาตให้นักบัญชีสามารถติดตามการเกิดขึ้นอย่างถูกต้อง แต่ไม่ได้รับรายได้หรือค่าใช้จ่ายการลืมที่จะย้อนกลับรายการอาจจบลงด้วยจำนวนเงินที่เกินจริงหรือน้อยเกินไปในบัญชีเนื่องจากรายการย้อนกลับจะหายไป
รายการเพิ่มเติมข้อผิดพลาดเพิ่มเติม
การใช้งานการย้อนกลับรายการเพิ่มความสามารถในการทำงานของนักบัญชีเป็นสองเท่าและโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้นเมื่อการทำงานด้วยตนเองเพิ่มขึ้น ระบบที่จัดให้มีการย้อนกลับรายการที่สะสมโดยอัตโนมัติอาจมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพราะรายการเดิมจะต้องทำเพียงครั้งเดียว แม้ว่านักบัญชีจะยังคงตรวจสอบรายการย้อนกลับ แต่เธอก็ไม่จำเป็นต้องเพิ่มงานของเธอเป็นสองเท่า
