วิธีเตรียมสมุดเงินสดย่อย

มีหลายครั้งที่คุณและพนักงานของคุณต้องการเงินสดสองสามดอลลาร์เพื่อชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเล็กน้อย คุณอาจจำเป็นต้องซื้อเครื่องใช้สำนักงานสองสามอันจ่ายเค้กวันเกิดของใครบางคนหรือเพียงแค่หาการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยสำหรับมิเตอร์จอดรถเป็นต้น ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เงินสดย่อยสำหรับเรื่องนี้ตรวจสอบการชำระเงินในบัญชีเงินสดย่อย คุณจะต้องเสนอชื่อผู้จัดการเงินสดย่อยโดยทั่วไปคือนักบัญชีผู้ทำบัญชีหรือหัวหน้างานอื่น ๆ เพื่อดูแลการปฏิบัติงานและรวบรวมใบเสร็จรับเงินหากจำเป็น พนักงานแต่ละคนที่ต้องการทำการซื้อควรผ่านตัวแทนนี้แทนที่จะปล่อยให้กล่องเงินสดย่อยหรือกระป๋องเปิดให้พนักงานทุกคน

ซื้อโน๊ตบุ๊คที่ปกครอง - โน๊ตบุ๊คขนาดเล็กที่มีขนาดวารสารอาจดีที่สุดเนื่องจากสามารถใส่ในกล่องเงินสดย่อยได้ ติดฉลากสมุดบันทึกด้วยวันที่เริ่มต้นชื่อ บริษัท และข้อมูลติดต่อ "หากสูญหายติดต่อ" วาดเส้นแนวตั้งสามบรรทัดลงในหน้าแรกของสมุดบันทึก ติดป้ายกำกับสี่คอลัมน์วันที่ซื้อจำนวนเงินและยอดคงเหลือ คุณสามารถทำสิ่งนี้ต่อไปตลอดทั้งโน๊ตบุ๊คเมื่อเริ่มต้นสมุดเงินสดย่อยหรือพึ่งพาผู้ที่เริ่มหน้าใหม่เพื่อดำเนินการฟอร์แมตต่อไป

ทำรายการยอดคงเหลือเริ่มต้นในบรรทัดของตนเองพร้อมวันที่บันทึก ภายใต้คอลัมน์ซื้อให้ตั้งชื่อเป็นจุดเริ่มต้นยอดคงเหลือ การซื้อครั้งแรกจะถูกบันทึกในบรรทัดที่สอง

ใส่เงินสดเริ่มต้นจำนวนเล็กน้อยในกล่องหรือดีบุกพร้อมกับสมุดบันทึก

ในการซื้อสินค้าให้พนักงานเสนอต่อนักบัญชีหรือผู้จัดการว่าเขาต้องการอะไรและทำไม นักบัญชีหรือผู้จัดการอาจยอมรับหรือปฏิเสธความคิด หากได้รับการยอมรับพนักงานจะได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงสมุดเงินสดย่อยและกล่องหรือดีบุก

ให้พนักงานส่งใบเสร็จเมื่อเขาทำการสั่งซื้อ เก็บใบเสร็จทั้งหมดไว้ด้วยกันโดยใช้คลิปหนีบกระดาษในกล่องเงินสดหรือหนังสือ ลบใบเสร็จรับเงินรายเดือนและไฟล์

เพิ่มเงินสดพิเศษเข้ากองทุนเงินสดย่อยโดยถอนจากบัญชี บริษัท ผู้ดูแลเงินสดย่อยเช่นนักบัญชีหรือผู้จัดการตัดสินใจว่าควรเก็บเงินสดเป็นเงินสดย่อยเท่าไรโดยทั่วไปจะต่ำกว่า $ 100

เคล็ดลับ

• เก็บสมุดเงินสดย่อยและกล่องหรือดีบุกในที่ปลอดภัยเช่นสำนักงานบัญชีหรือผู้จัดการหรือห้องเล็ก ๆ อย่าทิ้งไว้ในพื้นที่ส่วนกลางเช่นห้องอาหารกลางวันหรือพื้นที่ประชุม เก็บเงินสดย่อยไว้เล็กน้อยสำหรับค่าใช้จ่ายเช่นไปรษณีย์เมตรที่จอดรถหรือวัสดุอื่น ๆ

การเตือน

อย่าบันทึกการซื้อที่สำคัญในสมุดเงินสดย่อย สิ่งเหล่านี้ควรถูกบันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหลัก