หากคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจที่คัดลอกมาคุณจะปลอดภัยที่สุดถ้าคุณใช้รูปแบบมาตรฐานแบบดั้งเดิม มหาวิทยาลัย Purdue แนะนำให้คุณเริ่มต้นด้วยชื่อและที่อยู่ของคุณเอง - เว้นแต่จะอยู่ในหัวจดหมาย - จากนั้นตามวันที่ด้านล่าง ด้านล่างนั้นเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับจากนั้นตามด้วยคำทักทาย หากคุณส่งจดหมายจำนวนมากคุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการตั้งค่าแม่แบบในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตรวจสอบข้อเท็จจริงของคุณ
คุณจะไม่ชนะลูกค้าหรือมีอิทธิพลต่อผู้คนหากคุณเข้าใจข้อเท็จจริงพื้นฐานผิด สถาบันการโพสต์ของเอมิลี่บอกว่าคุณควรมีชื่อและที่อยู่ของผู้รับและชื่อที่แน่นอนของธุรกิจของเธอก่อนที่คุณจะส่งจดหมายออกไป หากชื่อของผู้รับเป็นเพศกลางเช่น Pat หรือ Sam ให้ค้นหาว่าคุณทำได้หรือไม่ไม่ว่าคุณจะเขียนถึงชายหรือหญิง เมื่อคุณเขียนจดหมายพิสูจน์อักษรเพื่อยืนยันว่าคุณสะกดทุกอย่างถูกต้อง
เขียนถึงคนแปลกหน้า
หากคุณเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีเช่นลูกค้าที่มีศักยภาพให้ทำสิ่งต่าง ๆ อย่างเป็นทางการโดยใช้ Ms., Mr. หรือ Dr. ตามความเหมาะสม หากคุณไม่ทราบเพศให้เล่นอย่างปลอดภัยกับ "Dear Pat Smith" หากสิ่งที่คุณมีคือชื่อเรื่องเช่นผู้อำนวยการฝ่ายขาย "ผู้อำนวยการฝ่ายขายที่รัก" นั้นเป็นที่ยอมรับ อย่างไรก็ตามนิตยสาร Inc. กล่าวว่าหากคุณสามารถหาชื่อที่ถูกต้องได้ หากเป็นคนที่คุณเคยพบ "Dear Pat" อาจเป็นที่ยอมรับได้นั่นเป็นการตัดสินใจที่คุณต้องทำ
รัดกุม
เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจให้กระชับ หากคุณมีการเชื่อมต่อบางอย่าง - คุณพบที่หอการค้าเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งแนะนำเธอ - คุณอาจต้องการนำสิ่งนั้นขึ้นมาซีร็อกซ์ตั้งข้อสังเกตไว้บนเว็บไซต์ของ บริษัท จากนั้นไปที่จุดของจดหมายซึ่งควรเป็นสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับผู้รับ ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นจดหมายขายคุณต้องการแสดงให้เห็นถึงข้อดีของการซื้อจากคุณ อย่าเข้าใกล้มันเหมือนการส่งอีเมลถึงแม้ว่าคุณจะส่งจดหมายที่คล้ายกันออกมาหลายฉบับก็ตาม
เลือกคำอย่างระมัดระวัง
หากคุณเขียนถึงใครบางคนใน บริษัท ของคุณการเลือกคำทักทายของคุณอาจไม่เพียง แต่ขึ้นอยู่กับว่าคุณได้พบเธอ แต่ขึ้นอยู่กับว่ามันเป็นหัวหน้างานของคุณซีอีโอหรือหนึ่งในผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ บริษัท ที่ปรึกษา Public World กล่าวว่าคุณควรเลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งใดที่จะกลับมาทำร้ายอาชีพของคุณ แม้ว่าคุณกำลังพูดถึงปัญหาหรือส่งจดหมายเตือนให้ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและสุภาพปานกลาง - อย่าเขียนเมื่อคุณโกรธสมมติว่าสิ่งที่คุณพูดจะไม่ถูกเก็บเป็นความลับเพราะบ่อยครั้งที่มันจะไม่เกิดขึ้น
