ฝ่ายบริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพสามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและสร้างความพึงพอใจในระดับสูง ส่วนหนึ่งที่ทำให้แผนกบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพคือการดำเนินการตามขั้นตอนและกระบวนการบริการลูกค้าที่ดี สร้างขั้นตอนที่สมเหตุสมผลและพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมที่ช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณเรียนรู้ที่จะใช้เทคนิคเหล่านี้และปรับให้เข้ากับความต้องการของลูกค้า
การรวบรวมข้อมูล
เมื่อแผนกบริการลูกค้าของคุณคุ้นเคยกับลูกค้าแต่ละรายมันสามารถสร้างวิธีแก้ไขปัญหาที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้า เพื่อช่วยให้พนักงานฝ่ายบริการลูกค้ายังคงคุ้นเคยกับความต้องการทางธุรกิจของลูกค้าคุณต้องมีระบบการจัดการลูกค้าที่ช่วยให้ตัวแทนสามารถป้อนข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าได้ เมื่อระบบการจัดการบริการลูกค้ามีการใช้อย่างถูกต้องข้อมูลจะถูกป้อนทุกครั้งที่ลูกค้าโทรเข้าไปยังฐานข้อมูลที่พนักงานบริการลูกค้าแต่ละรายสามารถเข้าถึงได้ เมื่อลูกค้ารายนั้นโทรเข้ามาอีกครั้งข้อมูลจะพร้อมใช้งานและฝ่ายบริการลูกค้าจะสร้างประสบการณ์ส่วนตัวให้กับลูกค้า
แนวทาง
พนักงานบริการลูกค้าจะมีผลบังคับใช้ตามแนวทางที่ บริษัท อนุญาตเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการลูกค้าแต่ละคนในองค์กรของคุณควรได้รับการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับประเภทของบริการที่ได้รับอนุญาตให้เสนอแก่ลูกค้ากรณีใดบ้างที่จะต้องมีส่วนร่วมในการจัดการ การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องช่วยให้ฝ่ายบริการลูกค้าสัมพันธ์กับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในนโยบายของ บริษัท ที่สามารถใช้เพื่อให้บริการลูกค้าและรีเฟรชผู้ร่วมงานในขั้นตอนของ บริษัท ขั้นพื้นฐาน
ประสบการณ์ของลูกค้า
กระบวนการบริการลูกค้าที่ดียอมรับว่าประสบการณ์ของลูกค้ามีความสำคัญเท่ากับผลลัพธ์ที่ตัวแทนบริการลูกค้าเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีระบบอยู่ในสถานที่ที่รับสายลูกค้าได้ทันที ลูกค้าไม่ควรพักสายนานกว่า 60 วินาทีและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการลูกค้าควรขออภัยในการระงับการให้บริการลูกค้าเมื่อเขารับสายโทรกลับ ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการลูกค้าควรสามารถรับรู้ได้ทันทีหากเขาสามารถช่วยเหลือลูกค้าหรือหากลูกค้าจำเป็นต้องโอนไปยังผู้จัดการหรือแผนกอื่น เมื่อถ่ายโอนลูกค้าพนักงานบริการควรอยู่ในสายจนกว่าลูกค้าจะเชื่อมต่อกับบุคคลอื่น
ปรับปรุง
ฝ่ายบริการลูกค้าเป็นแผนกที่มีพลวัตรซึ่งควรปรับปรุงการปรับปรุงเครื่องมือสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องการเชื่อมโยงกระบวนการที่ใช้และการโต้ตอบระหว่างฝ่ายบริการลูกค้าและแผนกอื่น ๆ ควรได้รับการสำรวจ พนักงานบริการลูกค้าจะได้รับข้อมูลที่มีค่าจากลูกค้าตลอดทั้งวันเกี่ยวกับการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ปัญหาด้านบรรจุภัณฑ์และคำแนะนำด้านการตลาด ควรมีกระบวนการที่อนุญาตให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าแบ่งปันข้อมูลลูกค้ากับแผนกที่เหมาะสมภายใน บริษัท
