จดหมายแจ้งเหตุฉุกเฉินประกอบด้วยแผนและขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ฝ่ายธุรกิจจะปฏิบัติตามหากมีสิ่งใดเกิดขึ้นที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของ บริษัท ทั้งทางบวกและทางลบ จดหมายจะอธิบายวิธีการตอบสนองต่ออัคคีภัยหรือการสูญหายของข้อมูล - หรือเพื่อความโชคดีอย่างไม่คาดฝันเช่นคำสั่งซื้อจำนวนมาก ในขณะที่แผนฉุกเฉินที่ครอบคลุมสำหรับธุรกิจทั้งหมดสามารถครอบคลุมหน่วยงานต่าง ๆ ได้ แต่จดหมายฉุกเฉินมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่แผนกบุคคลอาจประสบและสรุปแผนสำหรับการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น
กระบวนการและภารกิจ
หัวหน้าแผนกแต่ละคนควรจัดทำจดหมายฉุกเฉินที่มีรายละเอียดกระบวนการทางธุรกิจที่จัดการและงานที่ดูแล จดหมายนี้ควรรวมทุกสิ่งที่แผนกทำทุกคนที่มีการติดต่อสื่อสารสิ่งที่ส่งมอบให้และเมื่อนำเสนอสิ่งที่ส่งมอบ ตัวอย่างเช่นจดหมายฉุกเฉินสำหรับแผนกบัญชีจะต้องแสดงวิธีที่ฝ่ายบัญชีติดต่อกับฝ่ายขายเพื่อบันทึกบัญชีลูกหนี้และวิธีการสื่อสารกับแผนกจัดซื้อเพื่อติดตามบัญชีเจ้าหนี้รวมถึงวิธีที่แผนกส่งงบกำไรขาดทุนรายไตรมาสและรายไตรมาส คืนภาษี
คะแนนความล้มเหลว
ตัวอักษรฉุกเฉินควรรวมถึงจุดล้มเหลวในแต่ละกระบวนการ เหล่านี้คือเหตุการณ์ที่สามารถขัดขวางกระบวนการหรืองานที่เสร็จสมบูรณ์ คะแนนความล้มเหลวอาจมีตั้งแต่ภัยธรรมชาติไปจนถึงการสูญเสียข้อมูลที่เป็นความหายนะไปจนถึงการสื่อสารผิดพลาดอย่างง่ายระหว่างเพื่อนร่วมงาน จดหมายแสดงความเป็นไปได้ที่แสดงถึงจุดล้มเหลวของแผนกบัญชีอาจรวมถึงการละเว้นใบแจ้งหนี้การขายมูลค่าหนึ่งสัปดาห์หรือฮาร์ดไดรฟ์ที่ขัดข้องซึ่งจะลบล้างงบการเงินที่สำคัญ
ความน่าจะเป็นและผลกระทบ
ส่วนถัดไปของตัวอักษรฉุกเฉินที่มีรายละเอียดความน่าจะเป็นที่จุดความล้มเหลวอาจเกิดขึ้นและผลกระทบที่จุดความล้มเหลวดังกล่าวจะมีการดำเนินงาน จดหมายสามารถแสดงให้เห็นว่าจุดความล้มเหลวบางจุดมีความน่าจะเป็นสูง แต่แสดงถึงภัยคุกคามน้อยที่สุดในขณะที่จุดความล้มเหลวอื่น ๆ นั้นไม่น่าเป็นไปได้สูงนัก ตัวอักษรที่อาจเกิดขึ้นสำหรับระบบการจัดเก็บบันทึกอัตโนมัติของแผนกบัญชีอาจแสดงความน่าจะเป็นที่จะเกิดความล้มเหลวในการเก็บบันทึกของ บริษัท ต่ำ แต่จดหมายดังกล่าวยังสามารถแสดงให้เห็นว่าความล้มเหลวในระบบนี้
แผนปฏิบัติการฉุกเฉิน
จดหมายฉุกเฉินจะมีแผนปฏิบัติการที่ระบุขั้นตอนที่แผนกจะดำเนินการหากมีจุดล้มเหลวเกิดขึ้นเพื่อให้แผนกสามารถทำงานกับจุดล้มเหลวได้ในขณะที่ทำงานที่จำเป็น ในขณะที่การกระทำที่ระบุไว้ในตัวอักษรฉุกเฉินอาจไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพหรือสะดวกที่สุดในการทำภารกิจให้สำเร็จ แต่ก็ทำให้งานสำเร็จลุล่วง แผนการดำเนินการในจดหมายฉุกเฉินของแผนกบัญชีอาจรวมถึงขั้นตอนในการใช้หนังสือบัญชีแยกประเภทกระดาษและเครื่องคิดเลขในกรณีที่ข้อมูลสูญหายจากฮาร์ดไดรฟ์ที่ล้มเหลว
