วิธีการเขียนการชักชวนไปยังจดหมายประมูล

จดหมายแนะนำการเสนอราคาจะแนะนำคุณในฐานะผู้ริเริ่มการเสนอราคาและเชิญผู้ตอบแบบสอบถามที่มีศักยภาพเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม จดหมายจะสรุปและส่งวัสดุและเส้นทางที่จำเป็นในการตอบสนองต่อคำเชิญของคุณเพื่อเสนอราคา คุณจะบอกผู้อ่านว่าคุณเป็นใครกำลังค้นหาอะไรและจะตอบคำถามของผู้ประมูลได้อย่างไร พวกเขาจะค้นพบวิธีที่คุณต้องการรับการเสนอราคาและไทม์ไลน์ของคุณคืออะไร ในขณะที่ตัวอักษรการเสนอราคาชักชวนมักนำมาใช้อย่างรวดเร็ว, รูปแบบตารางและบันทึก, คุณสามารถใช้ตัวอักษรอย่างเป็นทางการเพื่อนำเสนอบทสรุปผู้บริหารของกระบวนการเสนอราคาของคุณและเน้นประเด็นสำคัญ

เชิญผู้อ่านส่งข้อเสนอการเสนอราคาที่สอดคล้องกับเอกสารการเสนอราคาที่แนบมาของคุณ เอกสารการเสนอราคาของคุณอาจมีคำอธิบายของกระบวนการประเมินผลและคำแนะนำของผู้ประมูลที่ระบุรูปแบบและเนื้อหาของวัสดุที่จะส่ง พวกเขาอาจรวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ผู้ประมูลควรคาดหวังในสัญญาเช่นเดียวกับคำอธิบายรายละเอียดหรือข้อกำหนดของบริการหรือสินค้าที่คุณกำลังร้องขอ สำหรับคำแนะนำของผู้อ่านโปรดระบุรายการสัญลักษณ์การเสนอราคาที่คุณแนบไว้กับจดหมายของคุณ

ระบุตัวเองว่าเป็นผู้เสนอราคา แนะนำธุรกิจของคุณโดยย่อด้วยภาพรวมของพันธกิจสถานที่และเว็บไซต์ ระบุชื่อและข้อมูลการติดต่อของผู้ติดต่อของผู้อ่านสำหรับทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเสนอราคา นี่อาจเป็นคุณหรือคนอื่นที่คุณได้มอบหมายการจัดการกระบวนการเสนอราคา

อธิบายความพยายามที่คุณร้องขอการเสนอราคา เสนอรายการดังกล่าวเป็นที่ตั้งงบประมาณขอบเขตและขนาดของกิจการ อภิปรายว่าความพยายามสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในภาพรวมขนาดใหญ่ของคุณอย่างไร

แสดงกำหนดการของคุณสำหรับกระบวนการเสนอราคาทั้งหมด ระบุกำหนดเวลาและสถานที่ของคุณเพื่อรับจดหมายแสดงเจตนาคำถามและข้อเสนอการเสนอราคา ชี้ให้เห็นวันที่ของเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเสนอราคาที่วางแผนไว้เช่นการประชุมล่วงหน้าการเปิดประมูลและรายการย่อสาธารณะการเลือกหรือการประชุมที่ได้รับรางวัล

อ้างอิงผู้อ่านไปยังคำแนะนำผู้ประมูลของคุณที่แนบมาสำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่จะส่งและในรูปแบบใด เน้นการเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดกับรูปแบบและข้อกำหนดที่กำหนดและพูดถึงความเป็นไปได้ของการตัดสิทธิ์การเสนอราคาในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตาม ระบุพื้นฐานหรือเกณฑ์สำหรับรางวัลการเสนอราคาอย่างชัดเจนและข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องการเน้นเช่นจำนวนสำเนาที่ต้องการและวิธีการเสนอราคาที่ควรปิดผนึกบรรจุและติดป้าย

ทำซ้ำคำเชิญของคุณเพื่อเสนอราคาแล้วขอบคุณผู้อ่านที่ให้ความสนใจ ปิดจดหมายอย่างเป็นทางการแล้วลงชื่อชื่อและชื่อของคุณ

เคล็ดลับ

• การเสนอราคาอาจซับซ้อน ปรึกษาทนายความก่อนที่จะจบจดหมายรับรองและแพ็คเกจ พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ

  บล็อกรูปแบบจดหมายของคุณแล้วพิมพ์ลงบนหัวจดหมายของคุณ