โดยทั่วไปรูปแบบธุรกิจจะมีการจัดรูปแบบจดหมายโดยใช้รูปแบบบล็อกซึ่งมีอย่างน้อยสามรูปแบบ: รูปแบบบล็อกมาตรฐานรูปแบบบล็อกที่ปรับเปลี่ยนและรูปแบบกึ่งบล็อก รูปแบบตัวอักษรที่ใหม่กว่าเช่นสไตล์ที่เรียบง่ายขึ้นอยู่กับสไตล์บล็อก แต่ละสไตล์กำหนดความกว้างของระยะห่างย่อหน้าและลำดับของเนื้อหาของจดหมาย รูปแบบบล็อกมาตรฐานเป็นตัวเลือกยอดนิยมเนื่องจากเป็นเค้าโครงที่ง่ายที่สุดในการจัดรูปแบบ
ข้อเท็จจริง
รูปแบบตัวอักษรบล็อกมาตรฐานและรูปแบบต่างๆนั้นมีไว้เพื่อใช้เป็นแนวทางในการช่วยคุณจัดรูปแบบตัวอักษร ตัวอย่างของแต่ละสไตล์และเทมเพลตฟรีมีให้บริการออนไลน์ซึ่งแต่ละแบบแตกต่างกันเล็กน้อย บริษัท บางแห่งกำหนดให้พนักงานใช้รูปแบบที่ได้รับอนุมัติและจัดทำแม่แบบจดหมายธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามรูปแบบดังกล่าว อย่างไรก็ตามเนื่องจากแต่ละบรรทัดในตัวอักษรสไตล์บล็อกมาตรฐานนั้นถูกล้างด้วยระยะขอบด้านซ้ายจึงเป็นเรื่องง่ายมากที่จะทำตามคำแนะนำโดยไม่มีเทมเพลต
คุณสมบัติ
หากเขาใช้หัวจดหมายผู้ส่งไม่จำเป็นต้องพิมพ์ที่อยู่ซึ่งจะเป็นองค์ประกอบแรกของจดหมายที่เขียนโดยใช้รูปแบบบล็อกมาตรฐาน วันที่ที่จดหมายถูกเขียนขึ้นมาถัดจากนั้นตามด้วยชื่อและที่อยู่ของผู้รับ หนึ่งบรรทัดในภายหลังการทักทายเริ่มต้นจดหมาย ในเนื้อความของจดหมายแต่ละย่อหน้าที่เว้นวรรคเดียวถูกคั่นด้วยบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัด ในทำนองเดียวกันบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดจะแยกย่อหน้าสุดท้ายออกจากการปิด (ตัวอย่างเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ") ซึ่งตามมาอีกสองสามบรรทัดในภายหลังโดยบล็อกลายเซ็น ดังกล่าวข้างต้นแต่ละบรรทัดจะล้างด้วยระยะขอบซ้าย
การเปลี่ยนแปลงรูปแบบบล็อกที่แก้ไข
แต่ละองค์ประกอบของจดหมายสไตล์บล็อกมาตรฐานจะรวมอยู่ในสไตล์บล็อกที่แก้ไข ความแตกต่างคือวันที่การปิดและบล็อกลายเซ็นเริ่มต้นที่กึ่งกลางของหน้า โปรดทราบว่าพวกเขาไม่ได้อยู่กึ่งกลางของหน้า แต่มีกลาง - ชิดขอบ
การเปลี่ยนแปลงสไตล์กึ่งบล็อก
สไตล์นี้เป็นไปตามสไตล์บล็อกที่แก้ไข อย่างไรก็ตามแทนที่จะทำให้แต่ละย่อหน้าของเนื้อความของตัวอักษรจางไปที่ระยะขอบซ้ายประโยคแรกของแต่ละย่อหน้าจะถูกเยื้อง (ไม่เกิน 10 ช่องว่าง)
จดหมายสไตล์เรียบง่าย
รูปแบบตัวอักษรบล็อกมาตรฐานยังคงได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น Administration Management Society สร้างสไตล์ตัวอักษรที่เรียบง่าย มันขึ้นอยู่กับสไตล์บล็อกมาตรฐานเป็นอย่างมากแต่ละองค์ประกอบเริ่มต้นที่ระยะขอบด้านซ้ายและปฏิบัติตามแนวทางการเว้นวรรคที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตามสไตล์จะละเว้นสองคอมโพเนนต์ (การทักทายและการปิด) และเพิ่มคอมโพเนนต์ (บรรทัดหัวเรื่อง) เช่นเดียวกับที่ใช้ในบันทึกช่วยจำหรืออีเมลบรรทัดหัวเรื่องถูกพิมพ์ในตัวพิมพ์ใหญ่สองบรรทัดว่างด้านล่างที่อยู่ของผู้รับและสองบรรทัดก่อนย่อหน้าแรก ด้วยการละเว้นการทักทายและการปิดผู้เขียนจะหลีกเลี่ยงปัญหาทั่วไปของคำปราศรัยที่ไม่เหมาะสมและการปิดที่ไม่สุภาพ
