เป็นเรื่องง่ายที่จะตกอยู่ภายใต้ความเข้าใจผิดว่าเงินธุรกิจกำลังทำหนึ่งในสองสิ่ง - เข้าหรือออกไป มีหมวดหมู่ที่สาม: Limboเมื่ออยู่ในบริเวณขอบรกเงินกำลังรอการระบุบัญชีหรือยังไม่ได้รับเงินหรือได้รับ บางครั้งเงินเหล่านี้จะถูกติดตามผ่านบัญชีชั่วคราวซึ่งเป็นวิธีการแปลก ๆ รู้จักกันในชื่อ "บัญชีหักบัญชี" ซึ่งมักเรียกกันว่าบัญชีล้างบัญชีแลกเปลี่ยนบัญชีศูนย์ยอดดุลและแม้แต่บัญชีชั่วคราว
บัญชีหักบัญชีคืออะไร
บางครั้งการล้างบัญชีอาจสับสนกับ“ บัญชีที่ต้องสงสัย” ซึ่งสามารถเข้าใจได้เนื่องจากเป็นบัญชีชั่วคราวทั้งสองที่รอข้อมูลเพิ่มเติมก่อนที่จะเกิดขั้นตอนต่อไป
สิ่งที่พวกเขาต่างกันคือบัญชีที่ต้องสงสัยเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแก้ปริศนาหรือปัญหา บางทีลูกค้าบางรายได้จ่ายเงินหลายอย่างพร้อมกันในบางครั้งและมีการดิ้นรนในการถอดรหัสวิธีการชำระเงินแบ่งออก การชำระเงินจะเข้าสู่บัญชีที่ต้องสงสัยจนกว่าจะได้รับการแก้ไขและจะเข้าใจว่าเงินนั้นอยู่ที่ไหน
อย่างไรก็ตามบัญชีการหักล้างนั้นเหมือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้เป็นเครื่องเตือนความจำสำหรับบริการหรือสินค้าที่ได้รับหรือขายที่ยังไม่ถูกเรียกเก็บเงินหรือธุรกรรมอื่น ๆ ที่ยังไม่สามารถบันทึกรายละเอียดได้ บางครั้งมันถูกใช้เป็นวิธีในการติดตามโครงการที่กำลังดำเนินอยู่กล่าวว่าการปรับปรุงสำนักงานซึ่งมีการส่งใบเรียกเก็บเงินเป็นระยะ แต่จำเป็นต้องชำระเงินก้อนให้กับผู้รับเหมาทั่วไปในภายหลัง เมื่อถึงกำหนดชำระและชำระเงินแล้วสามารถผ่านรายการในบัญชีที่ถูกต้องและหักล้างจากบัญชีหักล้าง
อีกตัวอย่างหนึ่งคือ บริษัท ที่ทำงานเกี่ยวกับหนังสือสิ้นปีบัญชี พวกเขาอาจจอดรายได้และต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้ในบัญชีชั่วคราวหรือบัญชีหักล้างจนกว่าการตรวจสอบจะเสร็จสมบูรณ์ ณ จุดนี้พวกเขาสามารถโอนรายได้และค่าใช้จ่ายดังกล่าวจากบัญชีหักล้างเป็นกำไรสุทธิ
เมื่อธุรกิจต้องการบัญชีหักบัญชี
โดยทั่วไปปริมาณมากเกี่ยวข้องกับการล้างบัญชี สมมติว่ามีการจ่ายเงินเดือนให้จัดการ บัญชีการหักล้างเงินเดือนควรเป็นบัญชีที่ไม่มียอดคงเหลือ หลังจากการชำระเงินเสร็จสิ้นก่อนที่พวกเขาจะออกให้กับพนักงานเงินกองทุนเงินเดือนจะถูกโอนเข้าบัญชีหักล้าง เมื่อพวกเขากำลังเงินสดบัญชีจะถูกเปลี่ยนเป็นศูนย์และการชำระเงินทั้งหมดจะถูกลงทะเบียน
อาจมี บริษัท ที่ทำธุรกิจเงินสดจำนวนมากเช่นบริการเก็บขยะที่รวบรวมจากผู้คนตลอดทั้งวันและรับเงินสดที่ป้ายทุกหรือสองแห่ง เจ้าของคนนี้สามารถใช้บัญชีหักบัญชีเพื่อบันทึกธุรกรรมและเงินสดได้อย่างรวดเร็วจนกว่าเขาจะสามารถบันทึกและจัดสรรเงินทุนให้กับบัญชีที่ถูกต้องเมื่อสิ้นวันหรือสิ้นสัปดาห์
เมื่อมีรายได้เข้ามาอย่างต่อเนื่องบัญชีการหักล้างจะมีประโยชน์ในการติดตามสิ่งที่อยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่านหรือจะต้องได้รับการพิจารณาอีกครั้งในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า
สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือจุดรวมของการใช้บัญชีหักล้างคือการทำให้ชีวิตง่ายขึ้นในช่วงเปลี่ยนผ่านด้วยเงิน หากมีการใช้บัญชีหักบัญชีเดียวสำหรับการทำธุรกรรมทุกประเภทมันจะเป็นการทำลายวัตถุประสงค์
บริษัท ควรมีบัญชีหักล้างเงินเดือนและอีกบัญชีหนึ่งสำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายและอื่น ๆ โดยการทำเช่นนี้เงินจะถูกเก็บไว้ในหมวดหมู่ที่เหมาะสมสำหรับการแก้ปัญหาและการตรวจสอบที่ง่ายขึ้นตามความจำเป็น ไม่มีการ จำกัด จำนวนบัญชีหักล้างที่ บริษัท สามารถใช้ในการปฏิบัติทางบัญชีได้เนื่องจากบัญชีดังกล่าวเป็นบัญชีที่ไม่มียอดเงินคงเหลือที่ไม่ได้ตั้งใจให้แสดงในบัญชีแยกประเภทสุดท้าย มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับสิ่งที่สมเหตุสมผลสำหรับการบันทึกธุรกรรมและการสร้างความสมดุลของหนังสือ
วิธีการตั้งค่าบัญชีหักบัญชี
การตั้งค่าบัญชีหักบัญชีจะขึ้นอยู่กับว่าคุณทำอะไร Say Quickbooks เป็นซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก เปิด "รายการ" จากนั้นเลือก "ผังบัญชี" และคลิกขวาที่ใดก็ได้ที่นี่จากนั้นเลือก "ใหม่" ตอนนี้ควรจะมีหน้าต่าง "เพิ่มบัญชีใหม่" ดังนั้นเลือกปุ่ม "ธนาคาร" Quickbook ตั้งข้อสังเกตว่ามีหลายประเภทบัญชีให้เลือก แต่ "ธนาคาร" ดีที่สุดสำหรับบัญชีหักล้างเนื่องจากมีความยืดหยุ่น
“ ธนาคาร” อนุญาตให้คุณชำระเงินในบัญชีโดยใช้“ รับการชำระเงิน” หรือ“ ทำการฝากเงิน” เมื่อชำระเงินคุณสามารถใช้“ การตรวจสอบการเขียน” หรือ“ ชำระค่าใช้จ่าย” อีกประการหนึ่งคือบัญชีธนาคารจะเป็นงบดุล รายการเช่นเดียวกับงบกระแสเงินสดแสดงเป็นยอดคงเหลือและการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือ
จากนั้นก็มีการปฏิบัติจริงเพราะการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้กับค่าใช้จ่ายหรือระดับโดยใช้การตรวจสอบศูนย์หมายถึงต้องมีบัญชี "ธนาคาร" สำหรับบัญชีหักล้าง
แต่กลับไปที่การสร้างบัญชีหักบัญชี: เมื่อคุณเลือก "ธนาคาร" กด "ดำเนินการต่อ" และตอนนี้ป้อนชื่อในฟิลด์ชื่อบัญชี - ล้าง, แลกเปลี่ยน, ล้าง, ชั่วคราวเป็นชื่อที่ดีสำหรับบัญชีนี้และอาจ สำหรับแผนกอะไร เช่น "บัญชีหักล้างเจ้าหนี้"
อย่าป้อนยอดเปิดตอนนี้ เพียงบันทึกและปิด
แต่เดี๋ยวก่อนมีอีกมาก
ซอฟต์แวร์บัญชีแต่ละตัวมีตัวเลือกและการควบคุมบัญชีที่แตกต่างกัน ฝ่ายสนับสนุนผลิตภัณฑ์ของพวกเขาจะมีขั้นตอนในการติดตั้งบัญชีหักล้างสำหรับระบบนั้น หาก บริษัท ของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กและคุณจ้างบริการภายนอกสำหรับการบัญชีสิ้นปีคุณควรปรึกษานักบัญชีของคุณเพื่อดูสิ่งที่เธอแนะนำว่าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมบัญชีที่ชัดเจนสำหรับความต้องการของธุรกิจของคุณ เธอสามารถระบุประเภทของบัญชีหักล้างที่จะเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานของคุณ
ไม่ว่าคุณจะใช้ Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks หรือระบบบัญชีอื่น ๆ หน้าสนับสนุนของพวกเขาจะอธิบายถึงวิธีการเริ่มต้นการล้างบัญชีเพราะพวกเขาเป็นพื้นฐานในการทำบัญชีทางธุรกิจส่วนใหญ่ ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์บางตัวและแม้แต่ Quickbooks มีปลั๊กอินของบุคคลที่สามที่ให้โซลูชันบัญชีที่ชัดเจนซึ่งอาจคุ้มค่าต่อการตรวจสอบ
คอยรับผิดชอบกับการหักบัญชี
บัญชีการหักบัญชีนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการกระแสเงินและอยู่ด้านบนของรูปแบบการรับส่งเงินสด แต่ทั้งหมดนี้อาจผิดพลาดได้หากไม่มีใครรับผิดชอบในการรักษาบัญชีปัจจุบัน
ควรมีการตรวจสอบบัญชีการหักบัญชีรายเดือน การกระทบยอดเป็นบทบาทสำคัญในการล้างความสำเร็จของบัญชี หากไม่มีการกระทบยอดการล้างบัญชีคืออะไรก็ได้ แต่ชัดเจน
หนึ่งเดือนมีเวลาอีกมากที่คุณจะกำหนดบัญชีการดำเนินการสำหรับแต่ละธุรกรรมที่ระบุไว้ในบัญชีหักล้าง นั่นเป็นเวลาที่เพียงพอสำหรับการโอนเงินที่ถูกต้องไปยังบัญชีดังกล่าวสำหรับรายการเหล่านี้
สิ่งใดที่เหลืออยู่ในบัญชีหักล้างหลังจากช่วงเวลานี้คือธุรกรรมที่ต้องไล่ล่า เช่นทำไมการตรวจสอบจึงไม่ได้รับการชำระเงินจากผู้ขาย มันได้รับมาด้วยเหรอ? หากไม่เป็นเช่นนั้นก็อาจทำให้ บริษัท ของเราสามารถรับสต็อคหรือรับบริการที่จำเป็นได้ทันเวลา
การสร้างความมั่นใจว่าเช็คจะไม่ใช่เงินสดเพียงรับฝากเป็นส่วนหนึ่งของการประสบความสำเร็จในธุรกิจ ท้ายที่สุดเมื่อผู้ให้บริการตระหนักว่าคุณมีความรับผิดชอบต่อเงินที่จะมาถึงและดำเนินต่อไปมันจะสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับการเดินทางระยะไกลเพราะพวกเขารู้ว่าคุณให้ความสนใจกับการตอบแทนพวกเขาสำหรับบริการ
วิธีการเขียนบัญชีหักบัญชีในงบดุล
บัญชีเงินเดือนเป็นที่นิยมใช้สำหรับการล้างบัญชีและเป็นตัวอย่างที่ดีของการล้างการทำงานของบัญชี
เช่นเดียวกับบัญชีหักล้างบัญชีหักล้างเงินเดือนเป็นบัญชีที่ไม่มียอดคงเหลือ เนื่องจากลักษณะการจ่ายเงินเดือนในแต่ละปีและวิธีการที่สิ่งต่าง ๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้บ่อยในภาษีหัก ณ ที่จ่ายและการหักเงินอื่น ๆ การใช้บัญชีหักบัญชีเพื่อช่วยกระทบยอดสิ่งเหล่านี้ และเมื่อต้องมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหรือต้องมีการปรับปรุงอาจเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมามากขึ้นในการแก้ไขเมื่ออยู่ในการล้างบัญชีระหว่างดำเนินการกับรายการโฆษณาใน A / P หรือ A / R นั่นเป็นเหตุผลที่นักบัญชีชอบใช้การหักล้างบัญชี - มันช่วยหลีกเลี่ยงรายการยุ่ง ๆ
- ค่าจ้าง $ 22,476
- ค่าตอบแทนผู้ปฏิบัติงาน $ 1,348.56
- ภาษีผู้ประกอบการ $ 4,719.96
- ค่าธรรมเนียมเงินเดือน $ 77
- การหักล้างยอดเงินในบัญชี $ 28,621.52
ผลรวมทั้งหมดเหล่านี้จะแสดงรายการเป็นเดบิตทางด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภทการบัญชี ยอดเงินในบัญชีที่หักล้างคือยอดรวมของค่าแรงค่าคอมพ์ของคนงานภาษีนายจ้างและค่าธรรมเนียมเงินเดือน - เงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าจ้าง
ทางด้านขวาของบัญชีแยกประเภทเครดิตจะมีรายชื่ออยู่ที่ $ 28,621.52 เช่นเดียวกับยอดรวมสำหรับเงินที่เกี่ยวข้องกับการหักล้างบัญชีค่าจ้าง
เมื่อตรวจสอบการจ่ายเงินแล้วยอดรวมควรสูงถึง $ 22,476 และสามารถปรับยอดเป็นศูนย์ได้ เมื่อการจ่ายเงินของคนงานไปสู่รัฐบาลนั่นจะกลายเป็นศูนย์ เช่นเดียวกันกับการยื่นภาษีและชำระค่าบริการบัญชีเงินเดือน
ดังนั้นเมื่อรายการโฆษณาแต่ละรายการถูกถอนออกหรือจ่ายออกไปตลอดทั้งเดือนหรือเมื่อสิ้นเดือนจึงมีการปรับยอดและหลังจากที่มีการพูดและทำแล้วบัญชีการล้างควรกลับสู่ยอดดุลที่เป็นศูนย์ นี่คือที่มาของคำว่า“ zeroing out” - ผลลัพธ์ที่ได้คือการล้างข้อมูลบัญชีที่กระทบยอด
วิธีการล้างข้อมูลบัญชีบน QuickBooks
ทีม Intuit ที่อยู่เบื้องหลัง Quickbooks ได้ทำการใช้การล้างบัญชีเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างง่าย
ขั้นแรกให้สร้างรายการบันทึกแล้วเพิ่มบัญชี A / R หรือ A / P จากที่ คุณกำลังเคลื่อนเงิน ตอนนี้เพิ่มบัญชีหักล้าง บันทึกรายการบันทึกประจำวันนี้
จากนั้นสร้างรายการบันทึกประจำวันที่สองและเพิ่มบัญชีหักล้างไปยังรายการนี้ ถัดไปเพิ่มบัญชี A / P หรือ A / R ซึ่ง คุณจะย้ายเงิน
ในที่สุดใน“ ตั๋วเงิน” หรือ“ รับชำระ” เชื่อมโยงรายการวารสารทั้งสองเข้าด้วยกัน
เมื่อ Zero Balances ไม่เกิดขึ้น
ไม่ว่าจะใช้สำหรับบัญชีเงินเดือนเจ้าหนี้การทำธุรกรรมเงินสดที่ต้องการการแก้ไขในภายหลังหรือลูกหนี้การหักล้างบัญชีเกือบทุกครั้งจะต้องกลับสู่ศูนย์หลังจากธุรกรรมเข้ามาและออกไป เมื่อการล้างบัญชีไม่กระทบยอดเป็นศูนย์จะทำให้เกิดปัญหาที่กระเพื่อมเข้าไปในบัญชีแยกประเภททั่วไป
การกระทบยอดเป็นเช่นเดียวกับบัญชีอื่น ๆ หากการชำระเงินเข้ามานั้นไม่ตรงกับดอลลาร์สำหรับเงินดอลลาร์สิ่งสำคัญคือต้องถามว่าทำไม หากการจ่ายเงินออกไปด้วยจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้องจะต้องแก้ไข หากเช็คไม่ได้รับการชำระเป็นเวลาที่จะได้รับเงิน ทั้งหมดนี้เป็นการปรับยอดบัญชีการหักล้าง เมื่อผลรวมที่ถูกต้องถูกทำให้เป็นศูนย์แล้วบัญชีการหักล้างจะมียอดคงเหลือเป็นศูนย์และกระบวนการในการหักล้างสามารถเริ่มต้นใหม่ได้
ข้อพิจารณาสุดท้าย
เมื่อ บริษัท ขนาดเล็กเข้ามาเกี่ยวข้องการล้างบัญชีอาจทำให้เสียได้ หากมีการทำธุรกรรมไม่เพียงพอที่จะพิสูจน์ให้เห็นว่าการเพิ่มเลเยอร์ความโปร่งใสและความซ้ำซ้อนนี้อาจเป็นงานพิเศษที่ไม่จำเป็น รายการที่ไม่ได้รับการแก้ไขที่ถูกปิดโดยเพนนีและดอลลาร์สามารถสร้างความยุ่งยากมากกว่าที่พวกเขาควรค่า แต่การอยู่ด้านบนของเรื่องนี้ในแต่ละสัปดาห์ต่อสัปดาห์และเดือนต่อเดือนสามารถทำให้สิ่งเหล่านี้น้อยที่สุด
นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะมีผลกระทบด้านลบต่อกำไรของธุรกิจขนาดเล็กเช่นกัน อาจเป็นได้ว่าการโอนเงินไปยังบัญชีที่ล้างอาจหมายถึงการสูญเสียผลประโยชน์จากการออมขององค์กรซึ่งไม่น่าจะเป็นเงินก้อนใหญ่ แต่ไม่นับเงินในธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่
ในที่สุดการล้างบัญชีสามารถเป็นเครื่องมือที่ยิ่งใหญ่สำหรับหลาย ๆ บริษัท การหักล้างบัญชีเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของคุณหรือไม่ว่าปริมาณการทำธุรกรรมลดลงหรือไม่และมีกี่มือที่เกี่ยวข้องกับการบัญชี บริษัท หากคุณต้องการบัญชีแยกประเภทที่โปร่งใสและสะอาดยิ่งขึ้นการล้างบัญชีอาจเป็นคำตอบที่คุณต้องการ
