การประมวลผลเงินเดือนเป็นงานหลายมิติที่นายจ้างต้องปฏิบัติ นายจ้างต้องปฏิบัติตามมาตรฐานค่าจ้างและชั่วโมงของกระทรวงแรงงานสหรัฐอเมริกาและกฎระเบียบภาษีเงินเดือนของกรมสรรพากร นอกจากนี้จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดการจ่ายเงินเดือนของรัฐ การมีรายการตรวจสอบการประมวลผลเงินเดือนช่วยในการปฏิบัติตาม
การประมวลผลค่าจ้าง
รายการตรวจสอบควรรวมถึงงานประมวลผลค่าจ้างสำหรับแต่ละช่วงเวลาการจ่ายเงิน ซึ่งรวมถึงขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการประมวลผลค่าจ้างตั้งแต่ต้นจนจบ หากมีรอบระยะเวลาการจ่ายเงินหลายครั้งเช่นรายปักษ์และรายครึ่งเดือนให้เตรียมรายการตรวจสอบแยกต่างหากสำหรับแต่ละรอบการจ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ตัวอย่างเช่นหากคนงานทุกชั่วโมงได้รับค่าจ้างรายปักษ์และพนักงานที่ได้รับเงินเดือนทุกคนจะได้รับค่าจ้างทุกสองเดือนรายการตรวจสอบแยกต่างหากจะต้องใช้เนื่องจากทั้งสองกลุ่มจ่ายเงินดำเนินการแตกต่างกัน
รายการตรวจสอบการประมวลผลค่าจ้างอาจรวมถึงขั้นตอนในการยืนยันการส่งบัตรลงเวลาการคำนวณบัตรเวลาและการป้อนชั่วโมงเงินเดือนเข้าสู่ระบบ ควรรวมขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคนงานที่ได้รับเงินเดือนได้รับค่าจ้างตามปกติสำหรับระยะเวลาการจ่ายเงิน นอกจากนี้ควรรวมถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบัญชีเงินเดือนของพนักงานเช่นการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และการหักเงินการปรับค่าจ้างเช่นการเพิ่มการจ่ายเงินและการตรวจสอบโมฆะและการจ้างและการยกเลิกใหม่ นอกจากนี้ยังสามารถรวมการประมวลผลการจ่ายเสริมเช่นการทำงานล่วงเวลาการชดเชยโบนัสและคอมมิชชั่น
การดำเนินการหักเงิน
การหักค่าจ้างรวมถึงการหักตามกฎหมาย / โดยไม่สมัครใจ หลังหมายถึงการหักมีผลผูกพันตามกฎหมาย การหักภาษีตามกฎหมายรวมถึงภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง, ภาษีประกันสังคมและภาษี Medicare และในกรณีส่วนใหญ่ภาษีเงินได้ของรัฐ นายจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเช็คเงินเดือนของพนักงาน นอกจากนี้ยังรับผิดชอบส่วนของภาษีเงินเดือน รายการตรวจสอบควรมีการหักเงินตามกฎหมายที่จำเป็น การหักเงินตามกฎหมายยังรวมถึงค่าจ้างและค่าเลี้ยงดูบุตร รวมไว้ในรายการตรวจสอบหากมี
การลดความสมัครใจเป็นสิ่งที่ บริษัท นำเสนอเช่นการเกษียณอายุและผลประโยชน์ด้านสุขภาพการประกันชีวิตและความพิการการบริจาคเพื่อการกุศลค่าธรรมเนียมที่จอดรถค่าธรรมเนียมสหภาพและการชำระคืนเงินกู้ รายการตรวจสอบไม่จำเป็นต้องแสดงรายการประเภทการหักเงินโดยสมัครใจแต่ละประเภท แต่ควรรวมถึงการตรวจสอบการหักเงินโดยสมัครใจ เมื่อตัวแทนบัญชีเงินเดือนคุ้นเคยกับการจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องง่ายที่จะทราบว่าการหักเงินส่งผลกระทบต่อพนักงานคนใด
การสร้างเงิน
รายการตรวจสอบควรมีขั้นตอนในการพิมพ์เช็คและจ่ายสตับและสร้างไฟล์ฝากโดยตรง รวมขั้นตอนสำหรับการพิมพ์รายงานการประมวลผลล่วงหน้าซึ่งช่วยให้ตัวแทนบัญชีเงินเดือนตรวจสอบอีกครั้ง - และหากจำเป็นให้ปรับ - เงินเดือนก่อนพิมพ์เช็คเงินเดือนและก่อนสร้างไฟล์เงินฝากโดยตรง นอกจากนี้หากการตรวจสอบเงินเดือนควรส่งต่อไปยังบุคคลที่เฉพาะเจาะจงหลังจากการประมวลผลเงินเดือนให้ระบุสิ่งนี้ในรายการตรวจสอบ
การโพสต์
เมื่อดำเนินการจ่ายเงินเดือนแล้วข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะต้องยื่นเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามบันทึกข้อมูล รายการตรวจสอบควรระบุรายงานค่าจ้างต่าง ๆ ที่ต้องยื่น นอกจากนี้ควรรวมรายงานที่จำเป็นสำหรับแผนกที่เกี่ยวข้องเช่นการบัญชีหรือการเงินและทรัพยากรมนุษย์ หากจำเป็นต้องมีการโต้ตอบเพิ่มเติมกับแผนกเหล่านี้หรือแผนกอื่น ๆ ให้รวมไว้ในรายการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ภาษีภายนอกจัดการเรื่องภาษีเงินเดือนของ บริษัท รายการตรวจสอบควรรวมถึงวิธีการส่งต่อไฟล์ภาษีเงินเดือนให้กับ บริษัท ภาษี
