วิธีที่คุณแจ้งลูกค้าว่าคุณจะไม่รับใช้เขาอีกต่อไปสามารถสร้างหรือทำลายชื่อเสียงของธุรกิจของคุณได้ ลูกค้าสามารถแสดงความคิดเห็นของพวกเขากับคุณและ บริษัท ของคุณบนอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดายดังนั้นแม้ว่าเขาจะหยาบคายหรือเรียกร้องอย่างต่อเนื่องคุณต้องสื่อสารข้อความของคุณโดยไม่ดูหมิ่น การเขียนจดหมายถึงลูกค้าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำลายข่าวเพราะให้เวลาคุณคิดเกี่ยวกับสิ่งที่จะพูดและช่วยลูกค้าจากฉากสาธารณะที่น่าอับอาย
ส่งจดหมายถึงลูกค้าและเขียนว่า ณ วันนี้ บริษัท ของคุณจะไม่สามารถให้บริการได้อีกต่อไป ใช้ภาษาที่เรียบง่ายชัดเจนและมั่นคงเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจว่าการตัดสินใจนี้ถือเป็นที่สิ้นสุดและไม่เปิดให้มีการเจรจาต่อรองโต้แย้งหรือโต้แย้ง
พูดถึงเหตุผลที่คุณตัดสินใจโดยเน้นไปที่ผลบวกในสถานการณ์แทนที่จะเป็นเชิงลบ ใช้เหตุผลทั่วไปแทนที่จะไปเจาะจง ตัวอย่างเช่นหากคุณปล่อยให้ลูกค้าไปเพราะเขาใช้คำพูดที่ดูหมิ่นต่อพนักงานของคุณอย่าเขียนว่าเขาหยาบคาย แต่ให้พูดว่า บริษัท ของคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการของเขาได้และเขาจะได้รับการบริการที่ดีขึ้นจาก บริษัท อื่น ในความเป็นจริง "ความต้องการ" ของลูกค้าเกี่ยวข้องกับทัศนคติที่เร่งรีบของเขาอย่างสม่ำเสมอ แต่คุณปล่อยให้เขาคิดว่าคุณได้ทำการตัดสินใจครั้งนี้โดยคำนึงถึงผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของเขา
หรือใช้เหตุผลทางธุรกิจเฉพาะเจาะจงแทนก็ได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถบอกลูกค้าว่าฐานลูกค้าของคุณมีการเติบโตอย่างรวดเร็วจนคุณไม่สามารถให้บริการที่มีคุณภาพแก่ลูกค้าทั้งหมดของคุณได้อีกต่อไปดังนั้นคุณต้องปล่อยให้ไป หากคุณต้องการปล่อยให้ลูกค้าเรียกร้องที่ใช้เวลามากเกินไปบอกว่าคุณไม่สามารถให้บริการตามเวลาที่เขาต้องการเพื่อตอบสนองความคาดหวังของเขา
เสนอแนวทางหรือความปรารถนาอย่างน้อยที่สุด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถให้ลูกค้าอ้างอิงถึงธุรกิจในท้องถิ่นอื่นที่ให้บริการที่คล้ายกันกับคุณ สิ่งนี้ทำงานได้ดีโดยเฉพาะถ้าคุณลดลูกค้าเนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กของคุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้ ลูกค้าจะมีความเข้าใจมากขึ้นหากคุณยินดีที่จะช่วยเหลือพวกเขาในการค้นหาสิ่งทดแทน หากคุณปล่อยให้ลูกค้าไปเพราะทัศนคติที่ไม่ดีของเขาอย่าอ้างอิงถึงคู่แข่งเพราะพวกเขาไม่ควรต้องจัดการกับเขาเช่นกัน ในกรณีเช่นนี้เพียงปิดจดหมายของคุณโดยพูดบางอย่างเช่น "ฉันขอให้คุณดีที่สุด"
