วิธีการตรวจสอบ

การตรวจสอบเป็นขั้นตอนที่เป็นทางการซึ่งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบดำเนินการเพื่อดูว่า บริษัท ทำงานอย่างไรและจะปรับปรุงอย่างไร การตรวจสอบประเภทต่างๆมีอยู่เช่นประสิทธิภาพและการเงิน แต่ทั้งหมดนั้นทำตามขั้นตอนพื้นฐานเดียวกัน โดยปกติกระบวนการจะแบ่งออกเป็นสี่ส่วนหลัก ๆ ได้แก่ การวางแผนเริ่มต้นงานภาคสนามการรายงานและการติดตามผลด้วยการปิดงาน

เขียนและส่งจดหมายแจ้งเตือนเบื้องต้นไปยังลูกค้าหรือแผนกที่กำลังตรวจสอบ รายละเอียดเวลาที่การตรวจสอบจะเกิดขึ้นระยะเวลาที่คุณคาดว่าจะใช้การมอบหมายเจ้าหน้าที่ตรวจสอบหากเจ้าหน้าที่ไม่ใช่คุณและรายการตรวจสอบประเภทของข้อมูลที่คุณจะค้นหาและจำเป็นในระหว่างการตรวจสอบ

กำหนดเวลาการประชุมกับผู้จัดการของ บริษัท หรือแผนก กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของการตรวจสอบกับผู้จัดการและค้นหาทรัพยากรที่มีอยู่ รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการของ บริษัท หรือแผนกเช่นกัน อนุญาตให้ผู้จัดการแสดงความกังวลใด ๆ ที่พวกเขามีเกี่ยวกับการตรวจสอบหรือถามคำถาม

ดำเนินการสำรวจพื้นฐานของ บริษัท หรือแผนก วัตถุประสงค์ของการสำรวจเพื่อเสริมสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ในการประชุมผู้จัดการและช่วยให้คุณเข้าใจวัตถุประสงค์ของ บริษัท การดำเนินงานและกลไกการควบคุมในปัจจุบันเช่นขั้นตอนการอนุญาตข้อมูลที่หลากหลายเช่นคู่มือ บริษัท และงบผู้ปฏิบัติงานสามารถเป็นประโยชน์ในช่วงนี้

กำหนดแผนภาคสนามพื้นฐานตามข้อมูลที่ได้จากการประชุมและการสำรวจ แผนงานภาคสนามจะสรุปวิธีที่คุณได้รับข้อมูลที่เหลือที่คุณจะใช้ มันอาจแตกต่างกันไปตามรายการเช่นความแข็งแกร่งของการควบคุมของ บริษัท

พูดคุยกับพนักงานเพื่อรวบรวมเอกสาร - สิ่งเหล่านี้แตกต่างกันไปตามประเภทการตรวจสอบเฉพาะที่คุณกำลังทำและรับรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นใน บริษัท ถามสิ่งที่พวกเขาคิดว่า บริษัท กำลังทำดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้และทำไม

ตรวจสอบเอกสารที่คุณรวบรวมจากเจ้าหน้าที่ ตรวจสอบข้อผิดพลาดของรายการหรือข้อมูลที่ขัดแย้งกัน กลับมาตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่เพื่อดูว่าพวกเขามีคำอธิบายที่เพียงพอสำหรับข้อผิดพลาดหรือความขัดแย้ง

ตรวจสอบว่าเอกสารและขั้นตอนเป็นไปตามนโยบายของ บริษัท และระเบียบข้อบังคับท้องถิ่นรัฐหรือรัฐบาลกลางอื่น ๆ

ทดสอบการควบคุมที่ บริษัท หรือแผนกมี การทดสอบหมายถึงคุณดูเอกสารประกอบสำหรับการทำธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจงโดยปกติแล้วจะอยู่ที่ไหนสักแห่งในละแวกที่ 24 ถึง 36 ยิ่งคุณพบข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในเอกสารและการสัมภาษณ์มากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีความสำคัญมากเท่านั้น หากเอกสารเริ่มต้นแสดงให้เห็นว่าการควบคุมทำงานได้ดีคุณอาจไม่จำเป็นต้องทำอะไรมากในขั้นตอนนี้ การตรวจสอบที่ไม่ได้ทดสอบการควบคุมได้รับการกล่าวเพื่อปฏิบัติตามแนวทางที่สำคัญ

กำหนดความคิดเห็นเบื้องต้นเกี่ยวกับ บริษัท หรือแผนกและวิธีการดำเนินงานหรือปรับปรุง ให้ข้อเสนอแนะกับ บริษัท หรือผู้จัดการแผนกและขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรจากคำแนะนำและข้อค้นพบเบื้องต้นของคุณ คำตอบควรอธิบายว่าผู้จัดการตั้งใจจะแก้ไขปัญหาที่คุณแยกได้อย่างไร

สร้างร่างคร่าวๆของรายงานการตรวจสอบของคุณ รายงานจะต้องมีข้อมูลพื้นหลังและร่างขอบเขตของการตรวจสอบ นอกจากนี้ยังจะต้องแสดงสิ่งที่คุณพบและสิ่งที่คำแนะนำของคุณอยู่บนพื้นฐานของการค้นพบเหล่านั้นรวมทั้งสำเนาหรือคัดค้านจากคำตอบของผู้จัดการ

พบกับผู้จัดการอีกครั้งและหารือเกี่ยวกับรายงานคร่าวๆของคุณ จัดเตรียมสำเนาและตอบคำถามใด ๆ ที่ผู้จัดการอาจมี ประเด็นของการประชุมครั้งนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการเข้าใจทุกสิ่งที่คุณทำและสิ่งที่พวกเขาต้องทำเพื่อปรับปรุง

ปรับแต่งและแก้ไขรายงานของคุณเพื่อสร้างร่างสุดท้าย ร่างสุดท้ายควรรวมถึงผลการประชุมทบทวนการตรวจสอบ แจกจ่ายร่างสุดท้ายไปยังผู้จัดการ

ติดตามแผนกหรือ บริษัท ภายในหกถึง 12 เดือนเพื่อดูว่า บริษัท หรือแผนกได้ทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุในระหว่างการตรวจสอบหรือไม่

เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการถึงผู้จัดการเพื่อระบุสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ระหว่างการติดตามผลและงานเพิ่มเติมที่จำเป็น หาก บริษัท หรือแผนกบรรลุความคาดหวังให้ระบุสิ่งนี้ในจดหมายและรัฐว่าได้บรรลุวัตถุประสงค์การตรวจสอบที่คุณปิดการตรวจสอบแล้ว

เคล็ดลับ

• เตรียมพร้อมสำหรับความตึงเครียดในระหว่างกระบวนการตรวจสอบ ผู้คนมักจะกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่คุณอาจพบแม้ว่าข้อผิดพลาดจะไร้เดียงสาเพราะความผิดพลาดมากเกินไปอาจหมายถึงงานของพวกเขาอยู่ในสาย ทำให้พวกเขามั่นใจว่าเป็นหน้าที่ของคุณที่จะสอบสวนไม่ใช่เพื่อให้รางวัลหรือการลงโทษใด ๆ อธิบายเหตุผลที่ถูกต้องเสมอว่าทำไมคุณขอข้อมูลเฉพาะเพื่อให้พนักงานเข้าใจเหตุผลของคุณ