วิธีการนำระบบไฟล์ไปใช้ในสำนักงานบัญชี

พนักงานบัญชีทำหน้าที่จัดการเอกสารจำนวนมากและไม่มีระบบการจัดเก็บเอกสารสำนักงานอาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็ว เป็นเรื่องปกติที่แผนกบัญชีจะมีตู้เก็บเอกสารจำนวนมากรวมถึงที่ล็อคเพื่อป้องกันการจ่ายเงินเดือนและข้อมูลลับอื่น ๆ การเข้าถึงไฟล์และข้อมูลทางการเงินควรถูก จำกัด - สำนักงานไม่ควรอยู่ในพื้นที่สาธารณะ การใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลในสำนักงานบัญชีมีความท้าทายบางประการ แต่สามารถทำได้สำเร็จและเพิ่มประสิทธิภาพของแผนก

ตั้งค่าไฟล์สองชนิด ตู้เก็บเอกสารหนึ่งลิ้นชักหรือหนึ่งไฟล์สำหรับไฟล์รายวันซึ่งโดยปกติจะเก็บไว้หลังสิ้นปี ไฟล์เหล่านี้รวมถึงรายการค่าใช้จ่ายและรายได้ส่วนใหญ่ของคุณ ไฟล์ประเภทที่สองเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บรายการถาวรหรือรายการระยะยาวที่จำเป็นต้องเข้าถึงเมื่อเวลาผ่านไป ตัวอย่างจะเป็นไฟล์สำหรับนโยบายและขั้นตอนการทำสัญญาสินทรัพย์ถาวรกรมธรรม์ประกันภัยและเอกสารอื่น ๆ ที่ไม่สามารถขนย้ายได้หลังจากสิ้นปี

ไฟล์เอกสารตามประเภท ค่าใช้จ่ายจะถูกยื่นแยกต่างหากจากบัญชีเงินเดือนและขอบเขตการบัญชีอื่น ๆ อย่าผสมและจับคู่ หากการทำธุรกรรมบางอย่างอยู่ในพื้นที่มากกว่าหนึ่งแห่งเช่นค่าใช้จ่ายและสินทรัพย์ถาวรให้ทำสำเนาเอกสารและวางเอกสารไว้ในทั้งสองไฟล์ ค่าใช้จ่ายสามารถจัดเรียงตามตัวอักษรตามชื่อผู้ขายในขณะที่ไฟล์สินทรัพย์ถาวรสามารถจำแนกตามวันที่ซื้อ การสำรองข้อมูลรายได้จะถูกยื่นตามวันที่ได้รับหรือวันที่ฝากเพื่ออำนวยความสะดวกในการกระทบยอดธนาคารในภายหลัง

ใช้สีที่แตกต่างกับไฟล์ของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถยื่นค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์สีแดงรายได้เป็นสีเขียวและสัญญาในโฟลเดอร์สีเหลือง หากคุณกำลังมองหารายการรายได้ตรงไปที่โฟลเดอร์สีเขียวประหยัดเวลาและพลังงาน หากคุณเห็นไฟล์สีแดงวางอยู่รอบ ๆ คุณสามารถย้ายไฟล์ไปยังตู้เก็บเอกสารที่ถูกต้องโดยไม่มีปัญหาหรือความล่าช้า การประสานงานสีทำให้การจัดเก็บง่ายขึ้น