ธุรกิจจำนวนมากที่ไม่ใช่ลูกหนี้การค้าที่ถือเงินสดเป็นตัวเงินในหนังสือของพวกเขา จำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้กับ บริษัท และมักจะรับรู้เป็นรายได้ในงบกำไรขาดทุน กระบวนการนี้อาจท้าทายและมักได้รับเงินซึ่งไม่สามารถนำไปใช้กับบัญชีลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ขั้นตอนในพื้นที่นี้ระบุเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้งานนี้คล่องตัวและใช้เวลาน้อยลง
ขั้นตอนที่ 1: ฝากเงิน
ฝากเช็คและเงินสดทั้งหมดที่ได้รับแม้ว่าพวกเขาจะไม่สามารถระบุกับลูกค้าในระบบบัญชีลูกหนี้ ประมวลผลการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตทันทีเช่นกัน คุณสามารถจดบันทึกในใบนำฝากเกี่ยวกับเช็คที่ไม่ระบุชื่อเพื่อบันทึกสถานการณ์ สลิปสำเนาของการฝากเงินมักจะออนไลน์ แต่ไม่ใช่รายการฝาก ทำสำเนาของรายการที่ไม่สามารถระบุได้ทันทีและยื่นตามวันที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 2: การวิจัย
หยิบไฟล์ที่มีรายการที่เก่าที่สุดและทำงานกับสิ่งเหล่านั้นก่อน ลองค้นหาชื่อที่คล้ายกันในระบบ อาจสะกดชื่อลูกค้าผิด คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ทั้งหมดที่ตรงกับจำนวนเงินที่ชำระหรือรายละเอียดเฉพาะอื่น ๆ เกี่ยวกับการชำระเงิน แผนกบัญชีบางแห่งมีไฟล์ในรายการที่ไม่ระบุชื่อซึ่งได้รับการแก้ไขเพื่อที่ว่าหากคุณได้รับเช็คอีกครั้งจากลูกค้ารายเดียวกันคุณไม่ต้องเสียเวลากับปัญหาการระบุ
ขั้นตอนที่ 3: ติดต่อฝ่ายขาย
ติดต่อพนักงานฝ่ายขายและสอบถามเกี่ยวกับการชำระเงินที่ไม่สามารถจับคู่ในระบบได้ เนื่องจากลูกหนี้มีต้นกำเนิดมาจากแผนกขายพนักงานขายจึงมีแนวโน้มที่จะจดจำการขายและสามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่คุณได้เงินอาจเป็นการชำระเงินดาวน์จากการขายที่ยังไม่ได้รับการยอมรับและในกรณีนี้ฝ่ายขายจำเป็นต้องสร้างลูกหนี้ในระบบ หากคุณพบว่าได้รับเงินสำหรับการขายที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับฝ่ายขายให้แจ้งฝ่ายที่เกี่ยวข้องและผู้จัดการบัญชี
ขั้นตอนที่ 4: บัญชีเฉพาะ
สร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เฉพาะเจาะจงเพื่อใช้สำหรับลูกหนี้ที่ไม่ระบุชื่อ บัญชีนี้มักจะถูกสร้างขึ้นเป็นหนี้สินที่มียอดคงเหลือเครดิต เมื่อคุณได้รับการชำระเงินที่ไม่รู้จักคุณทำการหักบัญชีเงินสดและเครดิตของบัญชีลูกหนี้ที่ไม่ระบุชื่อ เมื่อคุณระบุลูกค้ารายใดที่ต้องการนำเงินไปใช้คุณสามารถย้อนกลับรายการบันทึกรายวันและป้อนข้อมูลในโมดูลลูกหนี้ อีกวิธีหนึ่งคุณสามารถใช้ใบลดหนี้เพื่อเครดิตลูกหนี้และเพื่อปลดเปลื้องหนี้สิน
ขั้นตอนที่ 5: ติดต่อลูกค้า
หากไม่พบลูกหนี้ภายในแผนกขายขั้นตอนต่อไปคือติดต่อลูกค้าและลองรับรายละเอียดเกี่ยวกับการขาย บางครั้งเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้ชื่อของเขาเองสำหรับการขาย แต่ชำระด้วยเช็คธุรกิจซึ่งไม่สามารถจับคู่กับบัญชีใด ๆ หากหมายเลขโทรศัพท์ไม่ได้อยู่บนเช็คคุณอาจต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาข้อมูลติดต่อ อย่าลืมมีเช็คหรือสำเนาเช็คด้านหน้าเมื่อพูดคุยกับลูกค้าเพื่อให้คุณสามารถให้ข้อมูลได้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 6: ลูกหนี้ใหม่
หากหลังจากเวลาที่เหมาะสมคุณยังไม่สามารถหาลูกค้าในระบบของคุณขอให้ผู้ควบคุมได้รับอนุญาตในการสร้างลูกหนี้ใหม่ในระบบเพิ่มบันทึกเกี่ยวกับสถานการณ์และนำเช็คไปใช้กับบัญชีใหม่นี้ ขึ้นอยู่กับปริมาณของเช็คจึงไม่คุ้มค่าที่จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นเพื่อพยายามใช้เงินกับบัญชีที่เหมาะสม หากคุณมีรายการเหล่านี้มากเกินไปให้ติดต่อกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายเพื่อพิจารณาว่ามีอะไรอยู่เบื้องหลังปัญหานี้และลองแก้ไขให้ถูกต้อง
