วิธีการเขียนจดหมายเพื่อเก็บเงินในเช็คไม่ดี

ด้านหนึ่งที่น่าหงุดหงิดที่สุดในการดำเนินธุรกิจคือการจัดการกับเช็คที่ไม่ดี การจัดการกับเช็คที่ส่งคืนอาจเป็นเรื่องซับซ้อน ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการเผชิญคือวิธีการเจาะลึกเรื่องกับลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเขาเป็นคนปกติ บางทีวิธีที่ธรรมดาที่สุดและมีมารยาทในการเก็บเงินก็คือจดหมายที่มีฝีมือเกี่ยวกับหนี้

เขียนจดหมายในสเตชั่นของ บริษัท ของคุณ อย่าสับสนปัญหาโดยขอชำระเงินในสเตชั่นส่วนตัวของคุณ

ใช้คำทักทายที่เหมาะสมสำหรับลูกค้าของคุณสองช่องว่างภายใต้ที่อยู่ผู้ส่ง ใช้คำว่า "ที่รัก" และนามสกุลเช่น "ที่รักมิสเตอร์โจนส์" หรือ "เรียนคุณสมิ ธ ที่รัก" คุณสามารถใช้คำว่า "สวัสดี" หรือ "ทักทาย" ทั่วไปได้ แต่ที่อยู่ส่วนบุคคลนั้นดีกว่า หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อแรกหรือคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการเช่น“ สวัสดี”

เริ่มต้นจดหมายโดยระบุถึงหนี้สินในลักษณะที่ไม่เป็นอันตราย ตัวอย่างของสิ่งนี้คือ“ เราส่งจดหมายถึงคุณเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเช็คส่วนตัวที่คุณส่งให้เรานั้นถูกส่งกลับมาให้เราโดยไม่ได้รับค่าตอบแทนจากธนาคาร” ดำเนินการต่อไปในทางที่ให้ผู้รับได้รับผลประโยชน์ สิ่งนี้แสดงถึงการกำกับดูแลในส่วนของคุณและคุณจะแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว"

ให้รายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับเช็คที่ไม่ดีเช่นชื่อของธนาคารหมายเลขเช็คและวันที่รวมทั้งจำนวนเงิน นอกจากนี้ให้อ้างอิงหมายเลขบัญชีของลูกค้ากับ บริษัท ของคุณและบันทึกยอดเงินในบัญชีนั้น

อ้างอิงนโยบาย“ ค่าธรรมเนียมเช็คคืน” ของคุณหากคุณมี ตัวอย่างเช่นหากคุณมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุค่าธรรมเนียม $ 20 สำหรับเช็คที่ส่งคืนทั้งหมดคุณจะอ้างจากมันและขอพร้อมกับจำนวนเช็ค มอบยอดเงินเต็มจำนวนให้กับลูกค้าเสมอเช่น“ โปรดส่งเงินจำนวน $ 150.00 สำหรับเช็คคืนของคุณบวกค่าธรรมเนียมเช็คคืน 20 ดอลลาร์รวมเป็นเงิน $ 170.00”

แนะนำลูกค้าว่าเขาจะส่งเงินให้คุณอย่างไร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถขอให้เขานำเงินสดไปยังสถานที่ประกอบธุรกิจของคุณหรือส่งธนาณัติหรือเช็คที่ผ่านการรับรองไปยังที่อยู่ธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ระบุว่าคุณสามารถรับบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง

ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน: "โปรดชำระเงินภายใน 15 วัน" ปิดด้วยคำเชิญให้ผู้รับโทรหาคุณด้วยคำถามใด ๆ

ลงชื่อและคัดลอกทนายความของคุณ ต่อท้าย "อัศวิน" กับนามสกุลของทนายความดังนั้นผู้รับรู้ว่ามืออาชีพทางกฎหมายกำลังติดตามสถานการณ์ คุณไม่ต้องการที่จะคุกคามการดำเนินการทางกฎหมายในจดหมายฉบับแรก การชำระหนี้อย่างเป็นกันเองเป็นตัวเลือกที่ต้องการ การคัดลอกทนายความของคุณอย่างละเอียดจะเตือนผู้รับว่าคุณอาจนำผู้รับไปศาลถ้าปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข

เคล็ดลับ

• หากคุณไม่ได้ยินจากลูกหนี้ของคุณภายใน 10 วันทำการติดตามด้วยจดหมายอีกฉบับที่เน้นความต้องการของคุณที่จะได้ยินจากเขาภายในหนึ่งสัปดาห์ หากคุณไม่ได้รับคำตอบหรือลูกหนี้ปฏิเสธที่จะจ่ายเงินให้ส่งเรื่องให้ทนายความของคุณ