รายงานธุรกิจมักจะถูกวางไว้ในที่ผูกพลาสติกที่ทนทานหรือผูกพันโดยใช้เกลียวหรือหวีผูกพันเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะถือได้ถึงผู้อ่านหลายคน รูปแบบรายงานที่นักธุรกิจใช้สำหรับรายงานที่ถูกผูกไว้เรียกว่า "รูปแบบต้นฉบับ" รายงานในรูปแบบต้นฉบับประกอบด้วยหลายส่วน: หน้าชื่อหนังสือส่งสารสารบัญบทสรุปผู้บริหารการแนะนำพื้นหลังของปัญหาหรือสถานการณ์การสนทนาการแก้ปัญหาข้อสรุปผลงานที่อ้างถึง และภาคผนวก
เริ่มต้นรายงานโดยการสร้างหน้าชื่อ หน้าชื่อเรื่องสามารถจัดรูปแบบได้หลายวิธี แต่ต้องมีชื่อเรื่องของรายงานชื่อผู้แต่งชื่อผู้รับและวันที่
สร้างจดหมายของการส่งผ่าน แม้ว่ารายงานอาจมีผู้รับหลายคน แต่จดหมายที่ส่งผ่านจะถูกส่งไปยังหัวหน้าคณะกรรมการหรือบุคคลที่มีอันดับสูงสุด จดหมายของการส่งสัญญาณแนะนำการบ้านและครอบคลุมประเด็นสำคัญ สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นบทสรุปล่วงหน้าสำหรับผู้รับรายงาน
เขียนเนื้อหาของรายงานเริ่มต้นด้วยการแนะนำ บทนำจะอธิบายถึงวัตถุประสงค์ของรายงานปัญหาที่คุณกำลังพูดถึงและขอบเขตของปัญหา ตัวอย่างเช่นหากหัวข้อของรายงานไม่มีที่จอดรถในที่ทำงานของคุณคุณจะอธิบายถึงปัญหาที่จอดรถเหตุผลที่ บริษัท ของคุณต้องแก้ไขปัญหาและที่จอดรถที่คุณกำลังพูดถึง
สร้างส่วนที่เรียกว่าพื้นหลังและวัตถุประสงค์ที่จะกล่าวถึงข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง ผู้รับรายงานอาจทราบข้อมูลนี้อยู่แล้ว แต่รวมถึงจะให้ภาพรวมของคณะกรรมการที่เหลือรวมถึงแสดงให้เห็นถึงความรู้ในหัวข้อนี้ สำหรับตัวอย่างที่จอดรถคุณอาจพูดถึงความจริงที่ว่าล็อตนั้นเพียงพอเมื่อคุณเริ่ม แต่ตั้งแต่การรวม บริษัท ในปี 2547 พนักงานใหม่มีปัญหาในการหาที่จอดรถ
เขียนหัวข้อที่กล่าวถึงวิธีแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ฝ่ายบริหารจะต้องแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ทั้งหมดหรือสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมดในกรณีของรายงานวิเคราะห์ปัญหา ครอบคลุมการแก้ปัญหาแต่ละอย่างหรือก่อให้เกิดรายละเอียดและแสดงหลักฐานสำหรับแต่ละวิธี
อธิบายทางออกที่ดีที่สุดหรือสาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุด หากคุณสนับสนุนการแก้ปัญหาให้จัดทำงบประมาณและกำหนดเวลาสำหรับวิธีการแก้ปัญหาเพื่อให้ฝ่ายบริหารมีภาพรวมที่ชัดเจนของเงินทั้งหมดและงานที่เกี่ยวข้องกับการนำโซลูชันไปใช้ หากคุณกำลังอธิบายสาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุดให้อธิบายสิ่งที่อาจต้องใช้เพื่อแก้ไขสาเหตุ
เขียนข้อสรุปที่สรุปรายงานและย้ำถึงความจำเป็นที่จะต้องใช้วิธีการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดหรือระบุสาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุด จัดเตรียมข้อมูลการดำเนินการเช่นวันที่ที่เกี่ยวข้องสำหรับการประชุมเพื่อลงคะแนนให้กับโซลูชันหรือข้อมูลการประชุมอื่น ๆ
สร้างส่วนที่อ้างถึงงานที่แสดงแหล่งที่มาทั้งหมดของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาหรือตรวจสอบข้อเท็จจริงของคุณ
วางภาคผนวกใด ๆ เช่นสำเนาของแบบสำรวจหรือแผนผังโดยละเอียดในตอนท้ายของรายงาน
สร้างบทสรุปผู้บริหารหลังจากร่างรายงานถูกเขียน จากนั้นวางบทสรุปผู้บริหารไว้ด้านหลังสารบัญในรายงาน บทสรุปผู้บริหารควรมีความยาวประมาณ 1/10 ของเนื้อความของรายงานและควรเป็นภาพรวมที่ครอบคลุมของรายงานทั้งหมด วัตถุประสงค์ของการสรุปผู้บริหารคือการจัดทำบทสรุปอย่างละเอียดของรายงานทั้งหมดสำหรับคณะกรรมการ
เขียนสารบัญล่าสุด แต่วางไว้ด้านหลังตัวอักษรของการส่งผ่าน เมื่อคุณทำรายงานเนื้อหาเสร็จแล้วให้พิมพ์หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยหลักทั้งหมดแล้ววางลงในสารบัญพร้อมกับหมายเลขหน้า
ผูกรายงาน หากรายงานของคุณจะถูกอ่านเพียงครั้งเดียวหรือสองครั้งฝาพลาสติกใสพร้อมตัวยึดแบบสไลด์จะดูเป็นมืออาชีพและมีความทนทานเพียงพอสำหรับการใช้งานเพียงไม่กี่ครั้ง หากรายงานของคุณต้องคงทนมากขึ้นให้นำไปที่ร้านทำสำเนาและขอให้มีการผูกไว้ ร้านทำสำเนาสามารถใส่ปกพลาสติกที่มีคุณภาพสูงลงในรายงานและแทรกการผูกไว้ หวีสารยึดเกาะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมและราคาไม่แพง แต่การผูกเกลียวจะเป็นตัวเลือกที่คงทนและน่าดึงดูดที่สุดสำหรับเงินเพียงไม่กี่ดอลลาร์
