หากคุณเคยค้นหาพนักงานและค้นพบในที่สุดหลังจากถามคนสามคนว่าเขาอยู่ในช่วงพักร้อนหรือออกไปทานอาหารกลางวันแผ่นงานลงชื่อเข้าใช้งานอาจช่วยประหยัดเวลาได้ เอกสารการลงชื่อเข้าใช้งานจะมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบการมาของพนักงานและวิธีการในการติดตามเวลาของพนักงานในการคำนวณเงินเดือน นอกจากนี้คุณสามารถใช้แผ่นงานลงชื่อเข้าใช้เพื่อกำหนดสิ่งที่พนักงานโครงการกำลังทำงานอยู่
กำหนดวัตถุประสงค์ของแผ่นงานลงชื่อเข้าใช้งานของคุณ กำหนดให้พนักงานทรัพยากรมนุษย์รักษาความถูกต้องครบถ้วนและจัดเก็บแผ่นงานลงชื่อเข้าใช้ เอกสารการลงชื่อเข้าใช้บางอย่างนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อการบันทึกเวลาซึ่งเงินเดือนใช้ในการคำนวณค่าจ้างดังนั้นจึงจำเป็นที่คุณต้องเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการเช่นเดียวกับบันทึกการจ้างงานอื่น ๆ เอกสารการลงชื่อเข้าใช้อื่น ๆ นั้นมีประโยชน์สำหรับการระบุว่าพนักงานคนใดทำงานและอยู่ในสถานที่และผู้ที่อยู่นอกสำนักงานหรือในวันหยุดพักผ่อน หากคุณใช้แผ่นลงชื่อเข้าใช้นอกเหนือจากบันทึกเวลาอย่างเป็นทางการคุณไม่ควรเก็บแผ่นลงชื่อเข้าใช้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ่ายเงินเดือนและการจ้างงานอย่างเป็นทางการของ บริษัท
รับการสำรวจสำมะโนประชากรของพนักงานและจัดเรียงพนักงานตามลำดับหรือตำแหน่งแผนกและตำแหน่งงาน จากสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำให้สำเร็จผ่านการติดตามการลงชื่อเข้าใช้ของพนักงานคุณอาจต้องการแยกผู้จัดการระดับสูงและผู้บริหารออกจากรายการ หากรายการดังกล่าวมีวัตถุประสงค์เพื่อการเข้างานหรือเพื่อพิจารณาว่าพนักงานบางคนอยู่ในหรือนอกสำนักงานให้ปล่อยรายการไว้โดยไม่ระบุชื่อของพนักงานทุกคน หากวัตถุประสงค์ของคุณคือมอบหมายงานมอบหมายให้พิจารณาว่าพนักงานควรเป็นคนที่มีความลับในการมอบหมายงานให้กับผู้จัดการและผู้บริหารและแก้ไขรายชื่อของคุณ
จัดเรียงพนักงานตามกะหรือตารางการทำงาน ตัวอย่างเช่นสร้างสามรายการแยกต่างหากหรือแผ่นเข้าสู่ระบบหาก บริษัท ของคุณดำเนินการตลอด 24 ชั่วโมง ชื่อของพนักงานควรจัดเรียงตามวันกะตอนเย็นและกะดึก
แสดงรายชื่อพนักงานตามลำดับตัวอักษรตามลำดับตัวอักษรตามแกนแนวตั้งของสเปรดชีต ตัวอย่างเช่นบนขอบด้านซ้ายของแกนตั้งแสดงรายการ“ ทรัพยากรมนุษย์” และชื่อของพนักงานทรัพยากรมนุษย์ใต้ชื่อแผนก
พิมพ์ส่วนหัวในคอลัมน์ตามแนวแกนนอนของสเปรดชีท หากคุณไม่รวมชื่อแผนกบนแกนตั้งให้สร้างคอลัมน์ทางด้านขวาของชื่อพนักงานแต่ละคนสำหรับการแสดงรายการแผนกที่พนักงานทำงานมาดำเนินการต่อด้วยส่วนหัวคอลัมน์เช่น“ หมายเลขพนักงาน ID” และคอลัมน์สำหรับ“ ไม่อยู่ที่ทำงาน” หากต้องการติดตามชั่วโมงต่อวันให้พิมพ์ "Time in" และ "Time out" ตามด้วยคอลัมน์ที่เหมือนกันสองคอลัมน์สำหรับ "Time in" และ "Time out" เพื่อบันทึกเวลาอาหารกลางวัน พิจารณาอีกคอลัมน์หนึ่งทางด้านขวาสุดของสเปรดชีตสำหรับบันทึกย่อหรือข้อมูลเพิ่มเติมเช่นโครงการหรือการมอบหมายงาน
โพสต์แผ่นงานลงชื่อเข้าใช้ในสถานที่ที่เห็นได้ชัดเจนที่ทางเข้าของพนักงานและแทนที่พวกเขาทุกวันหรือตามความจำเป็น
การเตือน
หากหมายเลขประจำตัวพนักงานของคุณเหมือนกับหมายเลขประกันสังคมให้รักษาความลับของข้อมูลพนักงานและไม่รวมคอลัมน์นี้ไว้ในสเปรดชีตของคุณ ใช้วิจารณญาณอย่างอิสระในการตัดสินใจของคุณเพื่อรวมหมายเลขประจำตัวพนักงานรูปแบบอื่น ๆ
