หลายคนคิดว่าพนักงานต้อนรับและเลขานุการมีงานเดียวกันความรับผิดชอบแบบเดียวกันและตำแหน่งงานทั้งสองนั้นสามารถใช้แทนกันได้ เหตุผลที่ผู้คนถือสมมติฐานนี้ก็เพราะทั้งเลขานุการและพนักงานต้อนรับมักจะรับโทรศัพท์และทำงานธุรการ งานทั้งสองแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงเพราะเลขานุการและพนักงานต้อนรับมีบทบาทและข้อกำหนดที่แตกต่างกัน
เลขานุการ
หน้าที่ของเลขานุการแตกต่างกันไปตามประเภทของเลขานุการและขนาดขององค์กร แนวโน้มธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ในอดีตผู้จัดการแต่ละคนมีเลขานุการของเธอเอง เนื่องจากอีเมลและข้อความเสียงอัตโนมัติเลขานุการจึงสามารถทำงานกับผู้จัดการหลายคนได้ ใน บริษัท ขนาดเล็กอาจมีเลขานุการหนึ่งคนสำหรับผู้จัดการทั้งหมด เธอจัดการกับเมลทั้งหมดกำหนดเวลานัดหมายสั่งซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลืองและรับโทรศัพท์ หากเลขานุการทำงานให้กับผู้จัดการเพียงหนึ่งหรือสองคนเธอมักจะได้รับหน้าที่เพิ่มเติมคล้ายกับผู้ดูแลระบบ ตัวอย่างเช่นเลขานุการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถตรวจสอบการอ้างอิง เลขานุการมักจะต้องมีประกาศนียบัตรมัธยมปลายอย่างน้อยและสำนักงานหลายแห่งต้องการจ้างผู้ที่จบปริญญาศิลปศาสตร์, การฝึกอบรมเลขานุการหรือปริญญาหรือประกาศนียบัตรจากโรงเรียนสนับสนุนการบริหาร เลขานุการต้องมีความเร็วในการพิมพ์ที่รวดเร็วความรู้ด้านคอมพิวเตอร์และการสื่อสารและทักษะของผู้คนรายงานจากมหาวิทยาลัยของรัฐ
พนักงานต้อนรับ
พนักงานต้อนรับคือคนที่คุณเห็นเป็นอันดับแรกเมื่อคุณเดินเข้าไปในประตูของธุรกิจ พนักงานต้อนรับต้อนรับแขกรับโทรศัพท์เขียนจดหมายและเอกสารและรักษาความสะอาดบริเวณแผนกต้อนรับระหว่างวันทำงาน พนักงานต้อนรับยังสามารถลงชื่อเข้าใช้ผู้เข้าชมและออกจากธุรกิจเรียงลำดับจดหมายเก็บรักษาบันทึกการเข้างานของพนักงานและจดหมายพิสูจน์อักษรรายงานและอีเมล มักจะต้องการประกาศนียบัตรมัธยมปลาย แต่ถ้าคุณมีความคิดสร้างสรรค์และมีท่าทางและท่าทางที่เป็นมิตรนายจ้างมักให้ความสำคัญกับคุณภาพเหล่านั้นมากกว่าการศึกษาในระบบ บริษัท บางแห่งเสนอการฝึกอบรมภาคปฏิบัติให้กับพนักงานต้อนรับตามมหาวิทยาลัยของรัฐ
ความแตกต่างในความรับผิดชอบงาน
ส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของพนักงานต้อนรับคือการทักทายผู้เยี่ยมชม บริษัท เลขานุการมักไม่รับผิดชอบต่อการทักทายแขก เลขานุการอาจทักทายผู้เยี่ยมชม แต่เฉพาะในกรณีที่พวกเขากำลังเยี่ยมชมผู้จัดการคนหนึ่งซึ่งเลขานุการคนนั้นทำงาน เลขานุการทำงานเฉพาะกับผู้จัดการตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป พนักงานต้อนรับเป็นตัวแทนของทั้ง บริษัท และไม่ได้ทำงานภายใต้ใครโดยเฉพาะ เลขานุการอาจมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมเช่นการนัดหมายการสั่งซื้ออุปกรณ์การเตรียมการเดินทางและการจัดการเงินสดย่อย เขาสามารถมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับประเภทของเขาเช่นกฎหมายการเงินหรือการตลาด ความรับผิดชอบของพนักงานต้อนรับคือทั่วไป - ทักทายตอบรับโทรศัพท์เรียงลำดับจดหมายและความรับผิดชอบเล็ก ๆ อื่น ๆ ตามที่ บริษัท กำหนดตามมหาวิทยาลัยแห่งรัฐ
ความแตกต่างอื่น ๆ
แผนกต้อนรับของพนักงานต้อนรับมักตั้งอยู่ในบริเวณที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุดของ บริษัท เธอเป็นคนแรกที่คุณเห็นเมื่อคุณเดินเข้าไปใน บริษัท สำนักงานหรือพื้นที่ของเลขานุการมักตั้งอยู่ใกล้กับผู้จัดการที่เธอทำงานให้ นอกจากนี้เลขานุการโดยปกติจะต้องมีอย่างน้อยประกาศนียบัตรมัธยมปลายและแม้แต่การรับรองจากวิทยาลัยหรือระดับ สำหรับพนักงานต้อนรับประกาศนียบัตรมัธยมปลายเป็นที่ต้องการ แต่ไม่จำเป็นเสมอไป ขณะที่ปี 2009 เงินเดือนประจำปีเฉลี่ยสำหรับพนักงานต้อนรับและเสมียนข้อมูลอยู่ที่ 26,010 ดอลลาร์เงินเดือนประจำปีโดยเฉลี่ยสำหรับเลขานุการระดับล่างคือ 31,060 ดอลลาร์และเงินเดือนประจำปีเฉลี่ยสำหรับเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยฝ่ายบริหารอยู่ที่ $ 44,010 ตามสถิติของสำนักงานแรงงาน
