ควรมีการปรับขั้นตอนสำนักงานด้านหน้าให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นการปฏิบัติทางการแพทย์หรือทันตกรรมจะต้องใช้วิธีการที่แตกต่างจาก บริษัท กฎหมายหน่วยงานเก็บรวบรวมร้านตัดผมหรือโรงงาน ใช้เวลาในการพัฒนารายการตรวจสอบอย่างละเอียดซึ่งระบุถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของสำนักงานใหญ่ที่สำคัญ
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ
สำหรับธุรกิจที่ได้รับปริมาณการใช้งานลูกค้าที่มั่นคงขั้นตอนสำนักงานด้านหน้าควรสะท้อนถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจโดยรวม ธุรกิจที่อบอุ่นเชิญชวนจะเน้นความสำคัญของการยิ้มและรักษามารยาทในการใช้โทรศัพท์มืออาชีพ สำนักงานการแพทย์หรือทันตกรรมพึ่งพาการไหลของผู้ป่วยอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นแผนกต้อนรับส่วนหน้าที่คลินิกควรมีเจ้าหน้าที่บริโภคเพียงพอที่จะตรวจสอบผู้ป่วยตอบคำถามของผู้ป่วยด้วยตนเองและทางโทรศัพท์และจัดการผู้ป่วยขาออกรวมถึงการรับชำระเงินและการติดตามกำหนดการ พิจารณาการทำงานกับบริการโทรศัพท์เพื่อจัดการกับการโทรหาลูกค้านอกเวลาทำการ
การกำหนด
ส่วนสำคัญของการดำเนินการสำนักงานด้านหน้าที่ประสบความสำเร็จเกี่ยวข้องกับการจัดการการนัดหมายทางธุรกิจ พนักงานแผนกต้อนรับควรติดต่อลูกค้าก่อนวันนัดและยืนยันเวลาที่กำหนด สร้างรายการยกเลิกหรือไม่แสดงเพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายอื่น ๆ พนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าที่โรงแรมควรเก็บรักษาบันทึกห้องพักที่ถูกต้องเพราะมีผลกระทบโดยตรงต่อบริการรูมเซอร์วิสและการดูแลทำความสะอาด พนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าในโรงเรียนประถมมัธยมต้นและมัธยมปลายควรเก็บรักษาบันทึกนักเรียนที่ถูกต้องรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขาดเรียนของนักเรียนและผู้เยี่ยมชม
ปรับปรุง
ประเมินกระบวนการทำงานของแผนกต้อนรับอย่างต่อเนื่อง หากคุณพบที่ว่างสำหรับการปรับปรุงให้สร้างและใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสม หากสำนักงานใหญ่มีสายและไม่สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างยอดเยี่ยมเสมอให้ลองเปลี่ยนระบบโทรศัพท์ (เช่นใช้ระบบโทรศัพท์คอมพิวเตอร์) หรือใช้เทคโนโลยีการส่งข้อความทันทีเพื่อประเมินความพร้อมของพนักงาน ประเมินว่าการจัดการกรณีสำนักงานใหญ่ของคุณสามารถปรับปรุงได้โดยไปที่ไร้กระดาษ
