วิธีการออกเช็คเงินเดือนที่สูญหายใหม่

ในขณะที่พนักงานอาจมีความกังวลที่จะได้รับเงินเดือนทดแทนอย่างรวดเร็วแผนกบัญชีเงินเดือนจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างความวิตกกังวลของพนักงานกับความต้องการของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินใหม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง คุณต้องมีความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงานในขณะเดียวกันก็ต้องแน่ใจว่าเช็คต้นฉบับนั้นไม่ได้รับเงินสด

ค้นหารายละเอียดของเช็คที่สูญหายในระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ นอกจากชื่อของผู้รับเงินแล้วคุณต้องทราบวันที่จำนวนและจำนวนเช็ค

ติดต่อธนาคารของคุณเพื่อตรวจสอบว่าเช็คยังไม่ได้ชำระเงิน

ขอให้ธนาคารของคุณออกการชำระเงินในเช็ค คำขอชำระเงินแบบหยุดชำระมักจะไม่มีผลจนกว่าจะ 24 ชั่วโมงหลังจากวางคำขอ แต่กฎอาจแตกต่างกันไปตามสถาบันการเงิน ดังนั้นจึงเป็นนโยบายที่ดีที่จะรออย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนที่จะเปลี่ยนเช็คเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินแบบหยุดนั้นประสบความสำเร็จ

รอ 24 ชั่วโมงและตรวจสอบว่าการชำระเงินหยุดทำงานสำเร็จ หากประสบความสำเร็จให้ทำตามขั้นตอนต่อไป

ออกเช็คใหม่ให้กับพนักงาน คุณต้องทำกระบวนการนี้ให้เสร็จสิ้นผ่านระบบบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อให้มีการบันทึกเช็คแทนและรวมอยู่ในแบบฟอร์มพนักงาน W-2 เช็คทดแทนจำเป็นต้องมีรายได้ภาษีการหักเงินและการจ่ายเงินสุทธิเช่นเดียวกับเช็คเดิม หากคุณไม่สามารถสร้างเช็คแทนได้โดยตรงในระบบบัญชีเงินเดือนของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนรายละเอียดเช็คลงในระบบ

รับลายเซ็นที่จำเป็นในการตรวจสอบการเปลี่ยน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมเอกสารประกอบสำหรับผู้ลงนามตรวจสอบเพื่อตรวจสอบ

ทำให้การตรวจสอบต้นฉบับเป็นโมฆะในระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าค่าแรงและภาษีจะไม่ถูกนับเป็นสองเท่าในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงาน, ค่าจ้างและภาษีประจำปีและเพื่อลบเช็คออกจากรายการตรวจสอบที่ค้างอยู่ของคุณ

ส่งมอบการตรวจสอบทดแทนให้กับพนักงาน

เคล็ดลับ

• กำหนดให้พนักงานลงนามในคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุว่าเช็คเงินของเธอสูญหายและตกลงว่าหากเธอพบเช็คเธอจะไม่พยายามจ่ายเงิน หากคุณมีความสามารถในการนำเสนอเงินฝากโดยตรงหรือบัตรเดบิตเงินเดือนให้กับพนักงานของคุณส่งเสริมการเข้าร่วมของพวกเขาเป็นวิธีในการลดจำนวนของปัญหาเช็คสูญหายที่คุณต้องจัดการกับ ติดต่อธนาคารของคุณเพื่อกำหนดนโยบายของพวกเขาสำหรับการหยุดจ่ายเงิน หากการชำระเงินแบบหยุดไม่สำเร็จให้แจ้งพนักงานและขอสำเนาเช็คที่ยกเลิกเพื่อตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ชำระเงิน สิ่งที่คุณทำต่อไปจะขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและสถานการณ์รอบตัวว่าเช็คเป็นเงินสด

การเตือน

บริการตรวจสอบการรับจ่ายเงินบางอย่างจะจ่ายเงินให้กับเช็คที่มีการหยุดการชำระเงินไว้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎหมายของรัฐคุณอาจยังต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบดังกล่าวกับบริการตรวจสอบการรับจ่ายเงิน