ทุกคนสามารถชื่นชมสายตาของผู้บริหารระดับสูงที่พลุกพล่านซึ่งนั่งอยู่ด้านหลังโต๊ะขนาดใหญ่โดยไม่ต้องใช้กระดาษเป็นจำนวนมาก การปรากฏตัวนั้นขัดกับความเป็นจริงสำหรับผู้บริหารรายนั้นอาจจะยุ่งเหมือนคุณ แต่เขาได้พบวิธีจัดระเบียบงานในสำนักงานของเขา คุณสามารถทำได้ตราบใดที่คุณพัฒนาระบบที่เหมาะกับคุณ นี่อาจหมายถึงการใช้เทคนิค“ ลองแล้วจริง” บางอย่างในขณะที่ไม่สนใจคนอื่นเช่นเดียวกับผู้บริหารระดับสูงโปรดจำไว้ว่าคุณมีค่าใช้จ่ายและเป็นหน้าที่ที่คุณต้องควบคุมภาระงานของคุณก่อนที่มันจะควบคุมคุณ
สร้างระบบการจัดเก็บ - อิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ - เพื่อให้คุณสามารถแจกจ่ายข้อมูลได้ทันทีเมื่อคุณตรวจสอบเสร็จแล้ว นักธุรกิจหลายคนเป็น“ ผู้เรียงซ้อนหลัก” หมายความว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะสะสมกองกระดาษซึ่งในที่สุดก็ครอบงำพวกเขา ให้คำมั่นสัญญาที่จะทำงานในโครงการและเมื่อเสร็จแล้วให้ยื่นแบบทันที สำหรับไฟล์กระดาษให้สร้างระบบไฟล์ที่มีรหัสสีโดยแต่ละสีจะแสดงข้อความที่มีความหมายสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่นใช้ระบบลำดับชั้นสามสีซึ่งสีเขียวหมายถึง "ลำดับความสำคัญสูง" สีเหลืองหมายถึง "ลำดับความสำคัญปานกลาง" และสีแดงหมายถึง "ลำดับความสำคัญต่ำ หรือเพื่อลดจำนวนไฟล์บนโต๊ะทำงานของคุณให้ใช้ระบบสองสี ทำตามตรรกะเดียวกันเพื่อสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์
สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันและเก็บไว้กับคุณตลอดเวลาเพื่อให้คุณจดจ่อและติดตาม ขีดฆ่าภารกิจที่คุณทำ ในทำนองเดียวกันให้เก็บปฏิทินไว้กับคุณตลอดเวลาโดยอ้างอิงข้ามทั้งสองตามความจำเป็น ตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณในตอนท้ายของแต่ละวันและจุดเริ่มต้นของวันใหม่เพื่อประสานภาระหน้าที่รายวันของคุณในใจของคุณ
กำหนดเวลาและกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานเหล่านี้ให้เป็นในแง่ดี แต่ยังเป็นจริง ใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับเวลาที่คุณจัดสรรให้กับการอ่านและการตอบกลับอีเมลเนื่องจากเป็นเรื่องง่ายอย่างยิ่งที่จะถูกดูดเข้าไปใน "vortex ของอีเมลที่ใช้เวลามาก" ติดแท็กอีเมลของคุณด้วยข้อความ "ลำดับความสำคัญสูง" เพื่อช่วยเน้นความพยายามของคุณ จากนั้นตัดสินใจว่าจะตอบสนองหรือไม่
เริ่มการโทรศัพท์และการประชุมด้วยระยะเวลาโดยประมาณ - จากนั้นดูนาฬิกาและทำตามแผน ผู้คนจะเคารพในวินัยของคุณหากคุณพูดอะไรเช่น:“ เมื่อฉันรู้ว่าเราทุกคนยุ่งเราจะพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อให้โทรศัพท์หรือการประชุมนี้ใช้เวลา 30 นาที”
กำหนดขอบเขตสำหรับเพื่อนร่วมงานที่อาจพยายามดักจับคุณในมื้อกลางวันที่ยาวนานหรือการสนทนาที่ยืดเยื้อเกี่ยวกับนัดบอดอันน่ากลัวของพวกเขาเมื่อคืนก่อน ในขณะที่การโต้ตอบทางสังคมบางอย่างมีความสำคัญต่อการสร้างความสัมพันธ์ในหมู่เพื่อนร่วมงาน แต่โปรดระวังว่ามันจะไม่พ้นมือและโยนพิชท์บอลไปสู่วันทำงานที่มีโครงสร้างที่ดี
พิจารณามัลติทาสกิ้ง คุณอาจคิดว่าการพูดคุยทางโทรศัพท์เขียนอีเมลและตรวจสอบข้อเสนอทางการตลาดทำให้คุณเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยม แต่ที่จริงแล้วคุณอาจสนใจในเรื่องนี้มากขึ้น หากคุณต้องบังคับตัวเองให้มุ่งความสนใจไปที่งานเดียวในแต่ละครั้งและเปรียบเทียบผลลัพธ์กับโหมดมัลติทาสกิ้งในการจัดการภาระงานของคุณ
ประเมินภาระงานของคุณก่อนที่จะยอมรับความรับผิดชอบใหม่ แม้ว่าพนักงานหลายคนคิดว่าพวกเขาควรก้าวขึ้นและไม่เคยปฏิเสธคำขอดังกล่าวให้พิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณมีเวลาที่จะทำงานให้เสร็จหรือไม่และสามารถทำได้ตามมาตรฐานระดับสูงของคุณหรือไม่
ปรึกษากับหัวหน้างานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องตามแผนของคุณเพื่อจัดระเบียบปริมาณงานในสำนักงานของคุณ อ่าน "แผนปฏิบัติการ" ของคุณแล้วถามความคิดเห็น
