หากนายจ้างมีคนงานเพียงคนเดียวเขาจะยังคงรับผิดชอบในการจ่ายเงินของพนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลา เขาจะต้องหักภาษีรายได้ที่เหมาะสมและจ่ายให้รัฐบาลทันเวลา นายจ้างสามารถตั้งค่าเงินเดือนให้กับพนักงานคนหนึ่งได้หลายวิธี เขาสามารถเลือกวิธีการที่เหมาะสมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความสะดวกสบายของเขาด้วยเงินเดือน
สร้างระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเอง ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองจะทำด้วยมืออย่างสมบูรณ์รวมถึงการคำนวณค่าจ้างและภาษีการเก็บบันทึกและการรายงานภาษีและการยื่น ห้องที่มีข้อผิดพลาดอยู่ในระดับสูงพร้อมระบบแมนนวลเพราะมันทำด้วยมือทั้งหมด อย่างไรก็ตามหากมีพนักงานเพียงคนเดียวก็เป็นไปได้ที่จะมีการจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้องตราบใดที่มีการตรวจสอบอย่างละเอียดอีกครั้ง
หากต้องการตั้งค่าระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองให้สร้างสเปรดชีต Excel ทุกปีเพื่อบันทึกเวลาทำงานของพนักงาน แยกสเปรดชีตตามสัปดาห์ ป้อนชั่วโมงทำงานต่อวันและมีผลรวมสำหรับแต่ละสัปดาห์ ในระหว่างการประมวลผลเงินเดือนจ่ายพนักงานเป็นชั่วโมงทำงานตามความถี่เงินเดือนของเขา (ตัวอย่างเช่นรายสัปดาห์หรือรายปักษ์) ในอัตราการจ่ายเงินที่ตกลงกันของเขา ในการคำนวณภาษีของรัฐบาลกลางให้ใช้แบบฟอร์ม W-4 และตารางภาษีหัก ณ ที่จ่าย IRS ของปีปัจจุบัน (Circular E)
คุณสามารถพิมพ์เช็คบนเครื่องพิมพ์ดีด ใช้คุณลักษณะที่มีการลบและรวมต้นขั้วจ่ายใต้การตรวจสอบจริงโดยสรุปรายละเอียดการจ่าย บันทึกรายละเอียดการจ่ายเงินของพนักงานในแต่ละงวดการจ่ายลงในสมุดบัญชีเงินเดือน ทำให้เงินฝากภาษีของคุณไปยังรัฐบาลกลางและรัฐตามความต้องการของพวกเขา ออก W-2 เป็นประจำทุกปีให้กับพนักงานและรัฐบาล
ใช้บริการบัญชีเงินเดือน หากคุณไม่ต้องการจัดการกับหน้าที่การจ่ายเงินเดือนใด ๆ คุณสามารถจ้างบัญชีเงินเดือนให้กับบริการบัญชีเงินเดือนได้ บริการบัญชีเงินเดือนหลายแห่งไม่ได้ จำกัด จำนวนพนักงานที่พวกเขาดำเนินการอยู่ ด้วยค่าธรรมเนียมเล็กน้อยพวกเขาจะจัดการการประมวลผลเงินเดือนทั้งหมดของคุณรวมถึงการออกเช็คเงินเดือนของพนักงาน W-2 และยื่นภาษีที่เหมาะสม
ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน คุณสามารถตั้งค่าบัญชีเงินเดือนสำหรับพนักงานหนึ่งคนโดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเช่น Quickbooks หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่มีคุณสมบัติบัญชีเงินเดือนแนบอยู่ การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนช่วยให้คุณสามารถป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเช่นชื่อหมายเลขประกันสังคมที่อยู่อัตราการจ่ายความถี่ในการจ่ายและข้อมูลภาษี ระบบจะคำนวณค่าแรงและภาษีที่ต้องจ่าย มันจะสร้าง paycheck นอกจากนี้ระบบจะเก็บข้อมูลการลงทะเบียนเงินเดือนและข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในการยื่นภาษีของคุณ นี่เป็นวิธีที่สะดวกถ้าคุณต้องการตั้งค่าและประมวลผลเงินเดือนสำหรับพนักงานด้วยตัวคุณเอง
