วิธีสร้างคู่มือนโยบายและขั้นตอนออนไลน์

การมีนโยบายและคู่มือขั้นตอนแบบออนไลน์ช่วยให้พนักงานสามารถดูนโยบายและขั้นตอนได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องกังวลกับการอัปเดตล่าสุด หลีกเลี่ยงการพิมพ์สำเนากระดาษหลายชุดตามที่ต้องการสำหรับแผนกต่าง ๆ ขั้นตอนแรกคือการเขียนนโยบายและคู่มือขั้นตอนและถัดไปคือการสร้างบัญชีฟรีกับ Google เอกสารซึ่งเป็นอินเทอร์เฟซทางเว็บที่อนุญาตให้สมาชิกอัปโหลดเอกสารและแบ่งปันกับผู้อื่น จากนั้นอัปโหลดเอกสารและตั้งค่าระดับสิทธิ์ของผู้ที่สามารถดูเอกสารได้

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่ติดตั้งบนพีซี

• การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

• ที่อยู่อีเมล

เปิดเอกสารใหม่ในแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ประมวลผลคำของคุณ ร่างสั้น ๆ ว่าเนื้อหาใดจะต้องรวมอยู่ในนโยบายและคู่มือขั้นตอน คุณสามารถแบ่งคู่มือตามแผนกและตามภารกิจในแต่ละแผนก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลการติดต่อสำหรับพนักงานหลักที่รับผิดชอบแต่ละแผนก จัดรูปแบบและพิสูจน์อักษรเอกสาร บันทึกงานของคุณ

เข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตและไปที่ google.docs.com สร้างบัญชีโดยใช้ที่อยู่อีเมลที่ทำงานที่กำหนดด้วยรหัสผ่านที่มีตัวอักษรและตัวเลข ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อรับอีเมลยืนยันจาก Google ด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีใหม่ของคุณและคลิกที่ลิงก์การยืนยันในอีเมลเพื่อให้กระบวนการบัญชีเสร็จสมบูรณ์

ลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่เพิ่งสร้างใหม่ คลิกที่ "อัปโหลดเอกสาร" ใกล้กับตัวเลือกเมนูทางด้านซ้าย หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมสองส่วนในนั้น แถบด้านซ้ายแสดงเดสก์ท็อปหรือไฟล์ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณขึ้นอยู่กับการตั้งค่า ใช้ไอคอนลูกศรที่ด้านบนของหน้าต่างเพื่อนำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกนโยบายและคู่มือขั้นตอน คลิกที่ไฟล์นโยบายและขั้นตอนคู่มือเพื่อให้ปรากฏในกล่อง "ชื่อไฟล์" คลิก“ เปิด” Google เอกสารจะแสดงแถบสถานะให้คุณทราบเมื่อการอัปโหลดเสร็จสิ้น

คลิกที่ "ย้อนกลับเพื่อจัดการเอกสาร" คลิกช่องทำเครื่องหมายว่างถัดจากคู่มือนโยบายและขั้นตอนการอัปโหลดใหม่

คลิกที่ "แบ่งปันเอกสาร" ในแถบเครื่องมือด้านบนคู่มือ การดำเนินการนี้จะเปิดกล่องเล็ก ๆ อีกกล่องหนึ่งซึ่งคุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ที่คุณต้องการให้มีสิทธิ์ดูหรือแก้ไขเอกสาร ยกเว้นหัวหน้างานของคุณบอกคุณแตกต่างเลือก "ดู" สำหรับตอนนี้ เมื่อคุณคลิก“ เชิญ” มันจะส่งอีเมลใหม่ไปยังผู้ที่คุณอยู่ในรายการเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่ามีเอกสารใหม่ที่พวกเขาสามารถดูได้ ตอนนี้คุณมีนโยบายออนไลน์และคู่มือขั้นตอนที่สมบูรณ์

เคล็ดลับ

• คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเองโดยเล่นกับระดับการอนุญาตและการแจ้งเตือน หากคุณต้องการ Google เอกสารสามารถแจ้งผู้ที่คุณเชิญทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร วิธีนี้ช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบว่ามีเวอร์ชันที่อัปเดตแล้วให้ดู หรือ Google เอกสารยังมีลิงก์จากหน้าหลักเพื่อแชร์เอกสารของคุณเป็นเว็บลิงค์ถาวรซึ่งอาจทำให้ง่ายต่อการแจกจ่ายไปยังผู้คนจำนวนมากขึ้นและอาจทำให้คุณไม่ต้องอัปเดตระดับสิทธิ์ในแต่ละวัน

การเตือน

อย่าเปิดเผยรหัสผ่าน Google เอกสารกับทุกคนที่คุณไม่ต้องการให้เข้าถึงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงในบัญชี