การประชุมทางโทรศัพท์เป็นหนึ่งในวิธีที่ผู้บริหารและพนักงานรวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับธุรกิจ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในเมืองเดียวกันหรือกระจัดกระจายไปทั่วโลกการประชุมทางโทรศัพท์ทำให้สามารถรวบรวมทุกคนไว้ในห้องเดียวได้แบบเรียลไทม์ มีหลายขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและให้ข้อมูล
ระเบียบวาระการประชุม
เมื่อคุณกำหนดเวลาและวันที่สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์แล้วคุณต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อเตรียมการประชุม หากคุณเป็นผู้นำการประชุมให้จัดทำกำหนดการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณและแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนวันที่กำหนด วาระการประชุมของคุณควรมีวันที่และเวลา เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมเขตเวลาในวาระการประชุมของคุณสำหรับผู้ที่อาจอยู่นอกสถานที่ของคุณ วาระควรรวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุมและคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละหัวข้อตามลำดับความสำคัญพร้อมกับชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบและเวลาที่เสนอสำหรับแต่ละหัวข้อ หากการประชุมต้องมีการเตรียมการประชุมล่วงหน้าให้ระบุข้อกำหนดเหล่านั้นไว้ในวาระการประชุมอย่างชัดเจน
การประชุม
ทดสอบสายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อที่ใช้งานและชัดเจน หากคุณใช้โทรศัพท์ไร้สายตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ชาร์จโทรศัพท์เต็มก่อนการประชุม มาถึงที่ประชุมอย่างน้อยห้านาทีล่วงหน้า
หากคุณเป็นผู้เข้าร่วมคุณจะได้รับหมายเลขการประชุมจากหัวหน้าของคุณ โทรสายการประชุม คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนหมายเลขการประชุมของคุณ เมื่อคุณป้อนหมายเลขคุณจะถูกขอให้พูดชื่อของคุณ ระบุชื่อและนามสกุลของคุณอย่างชัดเจน คุณอาจต้องกดแป้น pound (#) เมื่อคุณเสร็จสิ้นกระบวนการนี้ระบบจะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณกำลังเข้าร่วมการประชุมและให้คำแนะนำว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมกี่คน หากคุณมาถึงก่อนหน้าผู้นำคุณจะถูกพักในโหมดพักจนกระทั่งผู้นำมาถึง
แนะนำ
ฟังก่อนพูด หากผู้นำมาถึงแล้ว แต่ยังไม่ได้เริ่มการประชุมคุณอาจได้ยินการสนทนาที่ลึกซึ้ง ในเสียงที่น่ายินดีทักทายและแนะนำตัวเอง ปิดเสียงโทรศัพท์ของคุณจนกว่าการประชุมจะเริ่มขึ้น หากคุณไม่มีปุ่มปิดเสียงให้ใช้คุณสมบัติปิดเสียงที่จัดไว้ให้โดยสายการประชุม
เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นผู้นำของคุณจะทำการโทร เมื่อผู้นำเรียกชื่อของคุณรับทราบว่าคุณแสดงตนอย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพเช่น "ใช่ฉันอยู่ที่นี่" หรือ "สวัสดีนี่คือ … " ผู้นำอาจขอให้คุณระบุตัวเองสั้น ๆ กับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ถ้าเป็นเช่นนั้นระบุชื่อของคุณและให้ภาพรวมของงานของคุณ 20-25 วินาทีที่เกี่ยวข้องกับการโทร พูดให้ชัดเจนและยังคงความเป็นมืออาชีพ
