การเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของ บริษัท ของคุณอาจส่งผลกระทบต่อวิธีการทำธุรกิจของคุณกับคะแนนลูกค้า คุณไม่สามารถเปลี่ยนวันที่ในใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลาเพิ่มยอดการชำระเงินหรือแก้ไขข้อกำหนดของคุณโดยไม่ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า มิฉะนั้นคุณต้องเผชิญกับความคาดหวังของการโทรการร้องเรียนการสูญเสียรายได้และความคิดเห็นเชิงลบ สร้างจดหมายที่คุณส่งให้กับลูกค้าเพื่อให้คำตอบที่สมบูรณ์เกี่ยวกับ "ใครทำอะไรเวลาและสถานที่" ของนโยบายใหม่ของคุณ
ชี้แจงวัตถุประสงค์
ประกาศอย่างเป็นทางการของการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนควรเปิดด้วยคำชี้แจงที่ชัดเจนของแหล่งที่มาของข้อมูลประชากรที่มีผลกระทบและลักษณะของการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นี้ให้ใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณเพื่อให้ผู้รับทราบถึงตัวตนของคุณทันที หากคุณตั้งค่าข้อความของคุณในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเป็นโครงการจดหมายเวียนคุณสามารถรวมคำทักทายที่กำหนดเองไว้ในจดหมายแต่ละฉบับเพื่อหลีกเลี่ยงการแนะนำ "ลูกค้าที่รักที่มีคุณค่า" ที่น่ากลัวซึ่งจะแยกแยะข้อความใด ๆ ยืนยันการขอบคุณสำหรับธุรกิจของผู้รับอีกครั้งและอธิบายพื้นฐานของนโยบายในย่อหน้าแรก ตัวอย่างเช่นคุณสามารถประกาศ "เนื่องจากเราให้ความสำคัญกับคุณในฐานะลูกค้าเราจึงติดต่อคุณเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของเราที่มีผลต่อบัญชีของคุณกับเรา"
ให้รายละเอียด
หลังจากที่คุณแนะนำเรื่องโดยรวมของการสื่อสารของคุณไปที่จุดในวรรคถัดไป อธิบายให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้การเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะมาถึงและความแตกต่างของกฎใหม่จากเดิม ลูกค้าต้องการทราบว่านโยบายของคุณมีผลต่อพวกเขาอย่างไร หากคุณไม่สามารถให้คำอธิบายที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลซึ่งตอบคำถามที่ชัดเจนทั้งหมดที่เกิดขึ้นโทรศัพท์ของคุณจะเริ่มส่งเสียงเรียกเข้าไม่นานหลังจากที่จดหมายของคุณมาถึงกล่องจดหมายของผู้รับ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณได้ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดแล้วให้เพื่อนเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลภายนอกอื่น ๆ อ่านจดหมายของคุณในขั้นตอนต้นแบบและปรับแต่งข้อความของคุณตามคำถามที่พวกเขาตั้งขึ้น
ยืนยันเวลา
อธิบายอย่างชัดเจนเมื่อการเปลี่ยนแปลงมีผล หากลูกค้าต้องเริ่มใช้ที่อยู่การชำระเงินใหม่ที่มีผลบังคับใช้กับรอบการเรียกเก็บเงินของเดือนที่ระบุบอกพวกเขา "เริ่มต้นด้วยการชำระเงิน เดือนและปี ของคุณโปรดส่งเช็คของคุณไปที่ ที่อยู่" หากลูกค้าจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการชำระเงินให้บอกพวกเขาว่า "เรากำลังเพิ่มการชำระเงินขั้นต่ำของคุณจาก หมายเลข ถึง หมายเลข เปอร์เซ็นต์ของยอดคงเหลือ ณ เดือนและปี" เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนให้ใช้คำสั่งกำหนดเวลานี้เพื่อสรุปการเปลี่ยนแปลงและระบุวันที่สมบูรณ์เพื่อให้จดหมายของคุณกลายเป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตสำหรับไฟล์ของลูกค้า
ทำให้เป็นทางการ
ก่อนที่คุณจะปิดจดหมายขอให้อธิบายให้ชัดเจนในแบบที่เป็นมิตร แต่การเปลี่ยนแปลงของคุณไม่ได้หมายถึงคำที่ไม่จำเป็น ลูกค้าต้องตระหนักว่าพวกเขาไม่สามารถยกเลิกขั้นตอนการทำงานของคุณได้ยกเว้นการปิดบัญชีของพวกเขาและการทำธุรกิจกับคุณต่อไปจนถึงวันที่การเปลี่ยนแปลงยืนยันว่าพวกเขายอมรับและตกลงที่จะปฏิบัติตามกฎใหม่ของคุณ ระบุชื่อและข้อมูลการติดต่อของคุณแม้ว่าทั้งหมดจะปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของหัวจดหมายของคุณและเน้นว่าคุณยินดีต้อนรับการโทรของลูกค้าหากพวกเขามีคำถามหรือความคิดเห็น
