ตัวอย่างของจดหมายการบริการลูกค้า

กำหนดเป้าหมายของคุณเมื่อคุณส่งการร้องเรียนหรือเมื่อคุณร้องขอความช่วยเหลือด้านการบริการลูกค้า ชนะจดหมายต่อสู้ฝ่ายบริการลูกค้าโดยเอาชนะความคับข้องใจของคุณและรวบรวมคำขอที่สุภาพและต่อเนื่องเพื่อการรักษา เขียนจดหมายบริการลูกค้าเพื่อรับผลลัพธ์โดยทำตามแนวทางง่ายๆไม่กี่อย่างเช่นประเพณีในหมู่นักข่าวหนังสือพิมพ์

ใคร?

พูดจดหมายของคุณอย่างระมัดระวัง "ให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งมันไป … ผู้ที่สามารถแสดงได้" Rosalie Maggio ผู้เขียน How to Say It กล่าว

วิจัยชื่อและที่อยู่ที่เหมาะสม อย่าเดาหรือสมมติ ตอบข้อร้องเรียนของคุณถึง "John Smith ผู้อำนวยการฝ่ายบริการลูกค้า ABC Gadget Corporation" ด้วยที่อยู่ที่เหมาะสมมากกว่าเพียงแค่ "ฝ่ายบริการลูกค้า"

ติดต่อสำนักงานของ บริษัท เพื่อรับข้อมูลค้นหาแหล่งข้อมูลออนไลน์เช่น Hoover's (แหล่งข้อมูลด้านล่าง) หรือลองสำนักธุรกิจที่ดีขึ้นหากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

อะไรที่ไหนและเมื่อไหร่?

ใช้ภาษาที่สง่างามในจดหมายของคุณ ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เป็นหัวข้อของการร้องเรียนของคุณ ระบุรายละเอียดเช่นยี่ห้อรุ่นปีวันที่ส่งมอบหรือวันที่ติดตั้ง

"เมื่ออธิบายปัญหาให้เจาะจงและตรงประเด็นเพียงระบุว่าผลิตภัณฑ์ 'ไม่ทำงาน' ไม่ได้ให้ข้อมูลที่เพียงพอข้อมูลสรุปโดยละเอียดของการร้องเรียนของคุณจะช่วย บริษัท ในการแก้ไขปัญหาของคุณ" เว็บไซต์ RocketLawyer แนะนำ ซึ่งให้แม่แบบจดหมายร้องเรียนของลูกค้า

"ฉันซื้อ MagnaGadget ตั้งเมื่อสามสัปดาห์ก่อนและเริ่มประสบปัญหาทันทีที่ฉันแกะกล่องแกดเจ็ตจะไม่อยู่บนแร็คหรือที่จับ" ให้ข้อมูลมากกว่า "ผลิตภัณฑ์ของคุณเหม็น!" จัดหาเครื่องมือที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้ในการร้องเรียนของคุณ

อย่างไร?

ทำรายการขั้นตอนที่คุณได้ทำไปแล้วเพื่อแก้ไขปัญหา อธิบายสิ่งที่คุณทำและคำตอบที่คุณได้รับ

"ร้านค้าที่ฉันซื้อชุดนี้ส่งฉันไปที่แผนกบริการลูกค้าในพื้นที่ของคุณที่นี่ใน Metro คุณ George Allenby ที่สำนักงานดังกล่าวระบุว่าพวกเขาไม่สามารถช่วยเหลือฉันได้ตั้งแต่ฉันซื้อชุดจากร้านค้าลดราคา ชื่อเสียงของแกดเจ็ตที่เชื่อถือได้และฉันก็ผิดหวังมากในการตอบสนอง"

เสนอวิธีแก้ไขปัญหาเฉพาะและน่าพอใจ "ฉันเชื่อว่า ABC สร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีนี่อาจเป็นเพียงความผิดพลาดเล็กน้อยของ บริษัท แต่มันเป็นปัญหาใหญ่สำหรับฉันถ้า ABC จะแทนที่ชุด MagnaGadget ที่ชำรุดฉันจะมีความสุข" ให้ทาง บริษัท ทำสิ่งที่ถูกต้อง แต่มีเหตุผล

ทำไม?

ปฏิบัติต่อผู้รับจดหมายตามที่คุณต้องการรับการรักษา: ศักดิ์ศรีและมารยาทที่ดีมั่นคงจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าความหยาบคายและพฤติกรรมก้าวร้าว ทำตามคำแนะนำนี้: "… โปรดจำไว้ว่ามีไหวพริบ แต่มั่นคงหากคุณรู้สึกว่าคุณถูกคนผิดติดปืนของคุณและไม่พอใจจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข" เน้นโดยมาร์กาเร็ตแมคคาร์ธีในการเขียนจดหมาย ทำได้ง่าย รับความเคารพจากผู้รับจดหมายด้วยวิธีการที่สุภาพและสมเหตุสมผลและคุณจะมีโอกาสมากขึ้นที่จะได้รับการแก้ไขปัญหาเพื่อความพึงพอใจของคุณ