วิธีเขียนรายงานจดหมาย

รายงานจดหมายเรียกอีกอย่างว่ารายงานชื่อเบื้องต้นเป็นการป้องกันที่จำเป็นในการจัดการอสังหาริมทรัพย์ บริษัท จัดทำหัวเรื่องจะต้องเตรียมเป็นประจำหลังจากได้รับคำขอประกันชื่อเรื่อง แต่ก่อนที่จะเขียนนโยบายประกันชื่อเรื่อง จุดประสงค์คือเพื่ออธิบายสิ่งที่ค้นพบในระหว่างการค้นหาชื่อที่นโยบายการประกันชื่อเรื่องที่เป็นผลลัพธ์จะไม่รวม รูปแบบรายงานจดหมายซึ่งโดยทั่วไปจะนำเสนอข้อมูลในหน้าเดียวให้เฉพาะสิ่งที่ผู้ซื้อจำเป็นต้องรู้เพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อหรือขอให้ผู้ขายระบุข้อยกเว้นก่อนปิดการขาย

สิ่งที่จะรวม

ด้วยตัวเองรายงานจดหมายเป็นเพียงการสื่อสารที่ออกแบบมาเพื่อแจ้งให้ลูกค้า "เนื้อสัตว์" ของรายงานอยู่ในเอกสารแนบและตารางเวลาที่มีคำอธิบายทางกฎหมายของทรัพย์สินรวมทั้งระบุและให้รายละเอียดเกี่ยวกับนโยบายที่จะแยกออก ตาม Lawyers.com รวม liens, ภาระผูกพันและปัญหาที่มีผลต่อการประเมินมูลค่าทรัพย์สินในรายงาน ตัวอย่างเช่นทรัพย์สินอาจมีภาระภาษีฝ่ายวางแผนของเมืองอาจอ้างสิทธิ์ในการแก้ไขถนนที่ทรัพย์สินตั้งอยู่หรือ บริษัท น้ำอาจมีความสะดวกให้สิทธิ์ในการติดตั้งท่อน้ำภายใต้ ทรัพย์สิน

หัวเรื่องและบทนำ

รูปแบบรายงานจดหมายคล้ายกับบันทึกทางธุรกิจ ใช้หัวจดหมาย บริษัท แต่แทนที่ส่วนหัวบันทึกมาตรฐานด้วยข้อมูลระบุตัวตนที่เฉพาะเจาะจงกับรายงานจดหมาย ข้อมูลนี้รวมถึงหมายเลขอ้างอิงซึ่งตามชื่อชิคาโกมักจะเป็นหมายเลขไฟล์สัญญาของผู้ซื้อที่อยู่ของทรัพย์สินหมายเลขคำสั่งซื้อชื่อและวันที่ "โรงงาน" ซึ่งเป็นวันที่และเวลาที่รายงานถูกจัดทำและถือว่าถูกต้อง. ต่อไปนี้เขียนย่อหน้าสั้น ๆ เพื่อยืนยันการรับใบสมัครสำหรับการประกันชื่อและเสนอที่จะให้การประกันชื่อเรื่องอาจมีการยกเว้นบางอย่างถ้ามี

ข้อจำกัดความรับผิดชอบและคำเตือน

รวมถึงการสละสิทธิ์และคำเตือนในเนื้อหาของรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าเข้าใจว่าหาก บริษัท ชื่อเรื่องมีนโยบายจะไม่รับผิดชอบต่อการยกเว้นหรือการยกเว้นใด ๆ นอกจากนี้บอกลูกค้าว่าต้องมองหาสิ่งเหล่านี้ซึ่งส่วนใหญ่มักจะอยู่ในไฟล์แนบตารางเวลาและแผนที่พลัดและเตือนให้ลูกค้าอ่านและพิจารณาเงื่อนไขเหล่านี้อย่างรอบคอบก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อหรือไม่

ข้อสรุป

ระบุประเภทของการประกันชื่อเรื่อง บริษัท จะออกซึ่งสำหรับลูกค้าในรัฐส่วนใหญ่เป็นนโยบายมาตรฐานที่พัฒนาโดยสมาคมกรรมสิทธิ์ที่ดินอเมริกัน กำหนดขอบเขตของการครอบคลุมเช่นมาตรฐานหรือขยายเพิ่มเติม ในขั้นตอนสุดท้ายเจ้าหน้าที่ผู้ออกชื่อควรลงนามในรายงาน