การเขียนข้อเสนอสัญญาต้องให้คุณเขียนบรรยายที่น่าสนใจซึ่งอธิบายว่าทำไม บริษัท ของคุณจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับงานที่หน่วยงานภาครัฐกำลังหาหรือโครงการให้คำปรึกษาที่ร้องขอโดย บริษัท เอกชน เนื่องจากข้อเสนอของภาครัฐเป็นสิ่งที่ท้าทายที่สุดในการเขียนและบ่อยครั้งต้องใช้เวลาในการสร้างมากที่สุดหากคุณรู้วิธีเขียนข้อเสนอสัญญาที่เป็นทางการสำหรับรัฐบาลการเขียนข้อเสนอหนึ่งสำหรับงานภาคเอกชนเป็นงานชิ้นเอก
วิธีการเขียนข้อเสนอสัญญา
การตรวจสอบรายชื่อที่ต้องการความช่วยเหลือสำหรับผู้เขียนข้อเสนอบนกระดานงานออนไลน์ใด ๆ แสดงให้เห็นว่าทักษะที่คุณใช้ในการสร้างข้อเสนอที่ชนะนั้นเป็นสิ่งที่มีค่าอย่างยิ่ง แต่ความสามารถในการเขียนข้อเสนอที่ชนะสัญญานั้นเป็นมากกว่าทักษะการเขียนและความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษที่ดี ข้อเสนอสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีเยี่ยมต้องอาศัยความพยายามของทีมและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ของ บริษัท กระบวนการสัญญาและการได้มาและการกำหนดราคา การดึงข้อเสนอสัญญาเข้าด้วยกันอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนในการวางแผนกลยุทธ์และการวิจัย การเขียนข้อเสนอสัญญาไม่ใช่งานเพียงคนเดียว องค์กรหลายแห่งมี "ทีมจับภาพ" เพื่อเป็นส่วนเสริมในส่วนการพัฒนาธุรกิจของ บริษัท
เมื่อธุรกิจใช้ข้อเสนอสัญญา
บริษัท หลายแห่งที่ให้บริการหรือผลิตภัณฑ์แก่หน่วยงานของรัฐใช้ข้อเสนอสัญญาเป็นวิธีการรับธุรกิจในภาครัฐ มีการใช้ประโยชน์สำหรับข้อเสนอสัญญาในภาคเอกชน แต่ข้อเสนอสำหรับการทำงานของภาคเอกชนมักจะมีความซับซ้อนและมีโครงสร้างน้อยกว่าข้อเสนอที่เขียนขึ้นสำหรับเจ้าหน้าที่ภาครัฐและเจ้าหน้าที่จัดหา หากคุณกำลังจะเขียนข้อเสนอสัญญาสำหรับองค์กรของคุณเป็นความคิดที่ดีที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอที่มุ่งเน้นจากรัฐบาลเนื่องจากโครงสร้างที่ไม่ซ้ำใครของการเชิญชวนของรัฐบาลและข้อกำหนดในการทำธุรกิจกับหน่วยงานภาครัฐ หากคุณรู้วิธีเขียนข้อเสนอสัญญาที่ได้รับรางวัลสำหรับรัฐบาลตัวอย่างเช่นการเขียนข้อเสนอที่จะชนะธุรกิจองค์กรของคุณในภาคเอกชนจะเป็นการเปรียบเทียบที่ง่ายดาย
กระบวนการได้มา
การจัดการบริการทั่วไปของสหรัฐอเมริกาเผยแพร่ระเบียบของรัฐบาลกลาง (FAR) FAR เป็นหนังสือหน้าบวก 2,000 เล่มที่มีทุกสิ่งที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับกระบวนการและกฎระเบียบของรัฐบาลกลาง Amazon มีเวอร์ชั่นหนังสือและ Cliffs-Notes-esque ด้วยเช่นกัน แต่คุณสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของรัฐบาลและรู้ว่าคุณได้รับการแก้ไขและการแก้ไขทั้งหมด ทำความคุ้นเคยกับ FAR และจะตอบคำถามมากมายที่คุณมีเกี่ยวกับการเขียนข้อเสนอสัญญา อย่างน้อยคุณจะมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลที่รัฐบาลต้องการการตอบสนองอย่างละเอียดต่อคำขอของผลิตภัณฑ์และบริการ
กระบวนการได้มาซึ่งรัฐบาลมักเริ่มต้นด้วยการเรี่ยไร การชักชวนเป็นเอกสารที่เปิดเผยต่อสาธารณชนที่มีข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานที่ต้องการบริการหรือผลิตภัณฑ์ การชักชวนมีรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของบริการหรือผลิตภัณฑ์และวิธีที่รัฐบาลต้องการให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ส่งมอบ นอกจากนี้ยังกำหนดข้อกำหนดและเงื่อนไขของการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนจำหน่ายกับผู้ขาย ในการเรี่ยไรรัฐบาลคุณจะเรียกว่า "ผู้รับเหมา" หรือ "ผู้ขาย" ในบางกรณีรัฐบาลออกคำร้องขอข้อมูล (RFI) ที่นำหน้าการประกาศการชักชวน วัตถุประสงค์ของ RFI คือการระบุประเภทของ บริษัท ที่สามารถให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่รัฐบาลต้องการ การตอบสนองต่อ RFI นั้นใช้งานได้บ้าง แต่ไม่เกือบจะต้องใช้ความพยายามในการตอบสนองต่อการร้องขอของรัฐบาล
การเรียกร้องข้อเสนอ (RFP) มีหลายประเภทที่แตกต่างกัน: การร้องขอข้อเสนอ (RFP), การขอใบเสนอราคา (RFQ) และการเชิญชวนให้เสนอราคา (ITB) ความแตกต่างระหว่างประเภทการชักชวนเหล่านี้กำหนดวิธีการจัดทำข้อเสนอสัญญาของคุณ โดยทั่วไปแล้ว RFP ต้องการให้คุณนำเสนอแนวคิดและวิธีการของ บริษัท ของคุณอย่างละเอียดและน่าเชื่อถือซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสามารถของคุณในการแก้ไขปัญหาที่รัฐบาลได้อธิบายไว้ใน RFP
ตัวอย่างเช่นเมื่อหน่วยงานออก RFP ที่ระบุความจำเป็นในการฝึกสอนผู้บริหารและบริการพัฒนาความเป็นผู้นำสำหรับผู้นำรัฐบาลข้อเสนอสัญญาของคุณควรอธิบายถึงบริการฝึกสอนผู้บริหารของ บริษัท ของคุณ ความเชี่ยวชาญและคุณสมบัติของโค้ชและที่ปรึกษาของคุณ ทฤษฎีที่โค้ชของคุณใช้ในการฝึกสอนและกระบวนการที่คุณใช้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้บริหารของรัฐได้รับประโยชน์สูงสุดจากการฝึกสอน นอกจากนี้คุณควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการประกันคุณภาพของ บริษัท ของคุณรวมถึงวิธีเสนอการจัดการการมีส่วนร่วมในการฝึกสอนผ่านการรายงานการเก็บบันทึกและการจัดสรรทรัพยากรอย่างสม่ำเสมอ
ใครเป็นผู้เขียนข้อเสนอสัญญาในธุรกิจ
รวมทีมจับภาพของคุณก่อนที่คุณจะวางปากกาลงบนกระดาษหรือนั่งที่คอมพิวเตอร์ของคุณ โดยทั่วไปแล้วจะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เขียนข้อเสนอสัญญาการเขียนข้อเสนอเป็นความพยายามของทีม มันเป็นความร่วมมือที่เกี่ยวข้องกับความสามารถและความเชี่ยวชาญของผู้คนจำนวนมากในทีมจับกุม แต่ละคนในทีมผู้จับกุมมีบทบาทในการเขียนข้อเสนอ จากตัวอย่างข้างต้นหาก บริษัท ของคุณอยู่ในธุรกิจการให้บริการฝึกสอนผู้บริหารคนที่มีแนวโน้มที่จะเพิ่มมูลค่าให้กับทีมจับภาพคือผู้จัดการโครงการฝึกสอนผู้บริหารผู้ดูแลสัญญานักเขียนข้อเสนอนักบัญชีหรือนักธุรกิจและ ประธาน บริษัท ประธานาธิบดีจะเป็นผู้ดูแลกระบวนการและลงนามในข้อเสนอสัญญาเมื่อมันถูกส่งไปยังรัฐบาล ประธาน บริษัท หรือผู้ได้รับมอบหมายของเธอมีส่วนร่วมในขั้นตอนการเขียนข้อเสนอและการส่งเพราะพวกเขามีอำนาจในการออกเอกสารที่มีผลผูกพัน
ตลอดกระบวนการเขียนข้อเสนอทีมจับภาพของคุณควรมีการประชุมเป็นประจำ ในระหว่างการประชุมเหล่านี้คุณจะหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์แนวทางแนวทางใหม่และความก้าวหน้า หัวหน้าทีมจับกุมอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาธุรกิจที่รับผิดชอบด้านโลจิสติกส์ในการประกอบข้อเสนอสัญญา อีกทางหนึ่งผู้นำอาจเป็นคนที่ประธาน บริษัท แต่งตั้งให้เป็นผู้นำหรือบุคคลที่มีประสบการณ์มากกว่าที่รับผิดชอบในการเป็นผู้นำทีม การมีการประชุมเป็นประจำกับทีมจับภาพของคุณจะทำให้แน่ใจว่าข้อเสนอสัญญาของคุณอยู่ในการติดตามและคุณมีคุณสมบัติตรงตามกำหนดเวลาในการส่งข้อเสนอสุดท้ายของคุณ จะมีการแสดงความคิดเห็นจำนวนมากการทำซ้ำและการอภิปรายเกี่ยวกับข้อเสนอ - มันเป็นความพยายามอย่างมากแม้สำหรับสัญญาเล็ก ๆ
วิธีชนะข้อเสนอสัญญา
เป้าหมายของคุณคือการชนะรางวัลสัญญา - ไม่ชนะข้อเสนอสัญญา แต่สิ่งที่สำคัญคือเนื้อหาและลักษณะที่ดึงดูดใจของเนื้อหาข้อเสนอไม่ใช่ความหมาย ขั้นตอนแรกในการเขียนข้อเสนอสัญญาที่ชนะคือการวิจัยหน่วยงานที่ออกการชักชวน บาง บริษัท ให้ข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานของรัฐ อย่างไรก็ตามสมาชิกทีมจับภาพของคุณทุกคนควรให้ข้อมูลอะไรก็ตามที่พวกเขามีเกี่ยวกับเอเจนซี่ ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการโครงการของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับทิศทางเชิงกลยุทธ์ของหน่วยงานจากการฝึกสอนผู้บริหารก่อนหน้านี้อาจเป็นประโยชน์ในการอธิบายผลลัพธ์ของการมีส่วนร่วมในการฝึกสอนกับหน่วยงานนั้น หรือหากเจ้าหน้าที่ธุรกิจของคุณได้ตรวจสอบการจัดสรรรัฐสภาเพื่อหน่วยงานที่ร้องขอมันมีประโยชน์ในการกำหนดราคาที่มาพร้อมกับข้อเสนอสัญญาของคุณ
การเขียนข้อเสนอสัญญาที่ชนะต้องมีวิธีการที่เป็นระบบและเป็นระบบในการตอบสนองต่อการร้องขอของรัฐบาล ขั้นแรกให้ทำวิจัยของคุณ หากคุณไม่คุ้นเคยกับเอเจนซี่ให้ศึกษาเว็บไซต์เพื่อทำความเข้าใจกับภารกิจวิสัยทัศน์และหลักการสำคัญ ๆ รวมสิ่งเหล่านั้นไว้ในข้อเสนอของคุณและหากสอดคล้องกับพันธกิจวิสัยทัศน์และหลักการของ บริษัท วาดแนวเหล่านั้นเพื่อให้ทีมตรวจสอบข้อเสนอของรัฐบาลเห็นว่าสอดคล้องกับ บริษัท ของคุณ นั่นเป็นวิธีการเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญในการสร้างความสัมพันธ์แบบเดียวกันกับหน่วยงาน
ศึกษาการชักชวนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่หน่วยงานต้องการและกระทบยอดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการตอบสนองต่อการชักชวน หากคุณกำลังส่งข้อเสนอสำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่คุณไม่มีประสิทธิภาพหรือประสบการณ์ที่ผ่านมาอย่างแน่นอนในเขตข้อมูลคุณจะต้องผ่านการชักชวนนี้หรือเขียนข้อเสนอที่น่าสนใจอย่างยิ่งที่อธิบายความสามารถของคุณในพื้นที่บริการที่ หน่วยงานของรัฐต้องการ ทำวิจัยของคุณเกี่ยวกับการแข่งขันด้วย หน่วยงานรัฐบาลจะต้องเผยแพร่การร้องขอของพวกเขาในเว็บไซต์โอกาสทางธุรกิจของรัฐบาลกลาง - FedBizOpps สำหรับระยะสั้น (fbo.gov) ใต้แท็บ "ผู้ขายที่สนใจ" ในการโพสต์การชักชวนคุณจะพบรายชื่อผู้รับเหมาและผู้ขายที่มีศักยภาพ บริษัท ทั้งหมดที่ระบุไว้ในแท็บนั้นอาจไม่ส่งข้อเสนอสัญญา อย่างไรก็ตามมันเป็นการเริ่มต้นที่ดีที่จะเข้าใจว่าใครคือคู่แข่งของคุณ
ตัวอย่างจดหมายข้อเสนอสัญญา
หนึ่งในขั้นตอนสำคัญในการส่งข้อเสนอที่ชนะสัญญาคือการสั่งซื้อส่วนประกอบของข้อเสนอของคุณ สำหรับรายงานธุรกิจจำนวนมากบทสรุปผู้บริหารจะถูกสร้างขึ้นหลังจาก "เนื้อสัตว์" ของรายงานเสร็จสิ้นเท่านั้น การปฏิบัติเช่นเดียวกันนั้นเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการสร้างจดหมายข้อเสนอสัญญา คิดว่าจดหมายข้อเสนอสัญญาเป็นบทสรุปผู้บริหาร - จัดทำร่างคำสั่งที่คุณใช้สำหรับข้อเสนอสัญญาทั้งหมดของคุณ แต่บันทึกการปรับแต่งสำหรับขั้นตอนสุดท้ายในการเขียนข้อเสนอสัญญาของคุณ
ข้อเสนอสัญญาส่วนใหญ่สำหรับรัฐบาลนั้นจะถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นจดหมายตัวอย่างข้อเสนอสัญญาเป็นเพียงการส่งอีเมลที่ระบุว่า "ABC Consulting ยินดีที่จะส่งคำตอบที่แนบมากับ RFP # 0000 ซึ่งรวมถึงวิธีการทางเทคนิคของ ABC การกำหนดราคาและการดำเนินการต่อสำหรับบุคลากรสำคัญโปรดยืนยันการรับ ส่ง." เหตุผลที่คุณต้องการการยืนยันการรับคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีหลักฐานว่าคุณได้ยื่นข้อเสนอภายในกำหนดเวลา ที่กล่าวว่าการเปิดตัวข้อเสนอสัญญาที่ได้รับรางวัลนั้นเป็นจดหมายการเสนอมากกว่าจดหมายที่ส่งผ่านส่วนแรกของข้อเสนอสัญญาของคุณควรมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณบริการที่ บริษัท ของคุณให้ไว้และบอกเหตุผลสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้รับเหมาหรือผู้ขายที่มีคุณสมบัติ นี่คือตัวอย่างแนะนำที่ทำหน้าที่เป็นจดหมายข้อเสนอสัญญา:
ABC Consulting (ABC) เป็นธุรกิจขนาดเล็ก 8 (a) ที่เสียเปรียบทางเศรษฐกิจและเป็นผู้หญิง (EDWOSB) พร้อมภารกิจทางธุรกิจเพื่อมอบโซลูชั่นที่เน้นลูกค้าเป็นหลักความยืดหยุ่นและนวัตกรรม เราทำงานร่วมกับลูกค้าของเราเพื่อประเมินวัตถุประสงค์หลักของพวกเขาและนำเสนอโซลูชั่นที่คุ้มค่าประสิทธิภาพและมุ่งเน้นผลลัพธ์ ทีมผู้บริหาร ABC มีประสบการณ์การจัดการรวมกันมากกว่า 150 ปีมุ่งเน้นไปที่ลักษณะเฉพาะของสัญญารัฐบาลกลาง ด้วยประสบการณ์การจัดการด้านกฎหมายและโปรแกรมแบบรวม ABC นำเสนอความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่มีประสบการณ์และความรู้ที่เป็นประโยชน์แก่ลูกค้ารัฐบาลของเรา
ABC มีการเติบโตอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาโดยตระหนักถึงการเติบโตเฉลี่ย 25 เปอร์เซ็นต์ต่อปี เราให้ความสำคัญกับการเติบโตอย่างก้าวกระโดดของเราต่อความมุ่งมั่นที่ไม่เปลี่ยนแปลง เราใช้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมเพื่อจัดการโครงการขนาดเล็กและซับซ้อน วิธีการควบคุมคุณภาพของเรารวมถึงการวิเคราะห์เพื่อ 1) กำหนดกลยุทธ์การจัดการและวัตถุประสงค์ของโปรแกรมในเชิงปริมาณเงื่อนไขที่วัดได้ 2) ใช้ระบบและกระบวนการในการตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบเทียบกับวัตถุประสงค์เฉพาะและ 3) สร้างความมั่นใจว่า และใช้บทเรียนที่ได้เรียนรู้ เราเพิ่มวิธีการด้านคุณภาพของเราด้วยโซลูชั่นการจัดการความเสี่ยงเพื่อลดความน่าจะเป็นและผลกระทบของข้อผิดพลาดผ่านระบบตอบสนองความเสี่ยงระดับมืออาชีพ
โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรของเราถูกออกแบบมาเพื่อให้บริการที่มีคุณภาพสูงแก่ฐานธุรกิจที่ขยายตัวอย่างรวดเร็ว ความเป็นผู้นำอาวุโสของเราทำหน้าที่สนับสนุนการทำงานของเจ้าหน้าที่โครงการโดยรวมและไม่ใช่ "ผู้จัดการ" ตามขั้นตอนกระบวนการหรือนโยบายขององค์กร ผู้บริหารระดับสูงของ ABC ดำเนินงานเป็นรากฐานเพื่อให้การสนับสนุนองค์กรโดยรวมและทรัพยากรแก่เจ้าหน้าที่โครงการโดยตรงสนับสนุนลูกค้าของเรา เราเข้าใจความต้องการและลำดับความสำคัญของลูกค้าและจัดการทรัพยากรของเราเพื่อสนับสนุนวัตถุประสงค์ของพวกเขา
เราจะใช้ประโยชน์จากความสำเร็จความเชี่ยวชาญและการปฏิบัติที่ดีที่สุดในอดีตของเราเพื่อมอบ ชื่อหน่วยงานแทรกจากการร้องขอของรัฐบาล ด้วยการริเริ่มการพัฒนาองค์กรต่างๆ ความคิดริเริ่มในการพัฒนาองค์กรที่เราออกแบบจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคลและทีม ผลลัพธ์ของการริเริ่มของเราจะเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและการสร้างฉันทามติ การให้คำปรึกษาเบื้องต้น มีภูมิหลังการฝึกอบรมคุณวุฒิและผู้เชี่ยวชาญที่ประสบความสำเร็จในการให้บริการด้านทุนมนุษย์ที่หลากหลายภายใต้แถลงการณ์การปฏิบัติงาน (PWS)
