อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วในการส่งการสื่อสารทางธุรกิจเมื่อเปรียบเทียบกับบริการไปรษณีย์ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการแลกเปลี่ยนเอกสาร สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อส่งอีเมลธุรกิจพร้อมไฟล์แนบคือขนาดของโปรแกรมที่ใช้สร้างไฟล์แนบและความเป็นไปได้ของไวรัส สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้รับอาจไม่ใช่คนเดียวที่เห็นข้อความของคุณ ใช้น้ำเสียงระดับมืออาชีพที่จะทำให้คุณประทับใจ
เขียนหัวเรื่องที่สะท้อนถึงข้อความอย่างเพียงพอ หัวเรื่องเฉพาะจะช่วยให้พนักงานจัดระเบียบอีเมลตามโครงการของ บริษัท ชื่อที่คลุมเครือเช่น "สำคัญ" หรือ "โปรดอ่าน" ทำให้ค้นหาข้อความได้ยากในอนาคต
เขียนข้อความที่กระชับและอ่านง่าย พนักงานต้องกรองข้อความอีเมลจำนวนมากทุกวันและมีเวลาน้อยในการอ่านข้อความยาว ๆ ใช้แบบอักษรที่อ่านได้ง่ายรวมถึงพื้นที่สีขาวจำนวนมากและใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กอย่างเหมาะสม เขียนข้อความของคุณด้วยน้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพและเริ่มต้นและจบด้วยคำปราศรัยระดับมืออาชีพ
อ้างถึงเอกสารแนบ พนักงานที่มีงานยุ่งมักจะรีบเร่งเวลาและอาจมองข้ามสิ่งที่แนบมาหากไม่มีการอ้างอิงถึงมัน บอกให้ผู้รับทราบว่าไฟล์แนบมีอะไรและจะทำอย่างไรกับไฟล์นั้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แนบเอกสารก่อนส่ง เจนิสฟิชเชอร์ชานผู้เขียน“ อีเมล: คำแนะนำการเขียน - วิธีการเขียนและจัดการอีเมลในที่ทำงาน” แนะนำให้แนบเอกสารก่อนที่จะเริ่มเขียนข้อความ
แจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าต้องใช้โปรแกรมใดในการเปิดไฟล์ Microsoft Office Suite และ Adobe Acrobat Reader เป็นแอปพลิเคชั่นทั่วไปที่ใช้ในที่ทำงาน
พิจารณาระยะเวลาที่ผู้รับจะต้องดาวน์โหลดไฟล์แนบ ใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์สำหรับไฟล์ขนาดใหญ่เช่น WinZip หรือแบ่งไฟล์เป็นส่วนย่อย ๆ ที่คุณสามารถส่งแยกกันได้ ในการพิจารณาพนักงานที่ไม่ว่างคุณอาจวางเอกสารไว้ในเนื้อความของข้อความ
พิสูจน์อักษรข้อความของคุณ ข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ปรากฏไม่เป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลงตัวย่อและอีโมติคอนในข้อความของคุณ คำเหล่านี้อาจเป็นคำที่รู้จักกันดี แต่ไม่เหมาะสมในข้อความทางธุรกิจ
สแกนข้อความและเอกสารที่แนบมาเพื่อหาไวรัสก่อนที่จะส่ง
รวมข้อจำกัดความรับผิดชอบที่ส่งเสริมให้ผู้อ่านสแกนไฟล์แนบเพื่อหาไวรัสก่อนดาวน์โหลด สิ่งนี้อาจปกป้อง บริษัท ของคุณจากความเป็นไปได้ของการดำเนินการทางกฎหมายหากผู้รับได้รับไวรัสผ่านทางไฟล์แนบของคุณ
การเตือน
อย่าส่งอีเมลลูกโซ่สแปมหรือเรื่องตลกเป็นไฟล์แนบ พวกเขาไม่เป็นมืออาชีพและไม่เหมาะสม
