แผนกบัญชีใช้ตัวย่อที่หลากหลายเพื่อระบุความรับผิดชอบแผนกหรือหน่วยงานรัฐบาล ในขณะที่บางตัวย่อเป็นเฉพาะอุตสาหกรรมอื่น ๆ อยู่ในระดับสากล A / P แสดงถึงแผนก "บัญชีเจ้าหนี้" ใน บริษัท ส่วนใหญ่
ตำแหน่ง
แผนกบัญชีเจ้าหนี้มีขนาดแตกต่างกันตั้งแต่บุคคลหนึ่งไปจนถึงหลายคนในระดับการกำกับดูแลที่แตกต่างกัน เสมียนบัญชีเจ้าหนี้ป้อนข้อมูลจากใบกำกับสินค้าไปยังระบบบัญชีและจับคู่ใบกำกับสินค้ากับเอกสารสำรอง หัวหน้างานบัญชีเจ้าหนี้ดูแลงานของพนักงานบัญชีเจ้าหนี้และตอบข้อซักถามจากแผนกอื่น ๆ เกี่ยวกับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้หรือยอดคงเหลือของผู้ขาย ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้เป็นผู้นำแผนกโดยการวางแผนบทบาทของแต่ละบุคคลภายในแผนกต้นทุนแผนกงบประมาณและการร่วมมือกับผู้จัดการ บริษัท อื่น ๆ ในการตัดสินใจ
ความรับผิดชอบ
แผนกบัญชีเจ้าหนี้ยังคงรับผิดชอบในการจ่ายใบแจ้งหนี้ตรงเวลา ผู้ค้าหลายรายเสนอส่วนลดสำหรับการจ่ายใบแจ้งหนี้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะตรวจสอบวันที่ครบกำหนดพร้อมกับวันที่มีส่วนลดเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท จะได้รับส่วนลดมากที่สุด แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบนั้นถูกต้องก่อนชำระเงิน พิกัดแผนกบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบการพิมพ์ด้วยลายเซ็นของฝ่ายจัดการในการตรวจสอบ เช็คและใบแจ้งหนี้จะต้องถูกล็อคไว้ด้วย
การควบคุมภายใน
เนื่องจากจำนวนเงินที่เปลี่ยนมือผ่านแผนกบัญชีเจ้าหนี้การควบคุมภายในจึงเป็นเรื่องสำคัญ การป้องกันการตรวจสอบขั้นพื้นฐานทำได้โดยการล็อคเช็คว่างและ จำกัด การเข้าถึงกุญแจการตรวจสอบใบแจ้งหนี้จะกำหนดว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบมีความถูกต้องและถูกต้องหรือไม่ มีการแบ่งหน้าที่ระหว่างสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสมาชิกในทีมคนใดสามารถเข้าถึงระบบทั้งหมดโดยไม่ต้องมีการตรวจสอบจากบุคคลอื่น
การปรับปรุงกระบวนการ
การตรวจสอบการพิมพ์มักจะเป็นกระบวนการที่ต้องทำเองซึ่งต้องใช้แรงงานคนสำหรับงานที่น่าเบื่อเช่นการบรรจุซองจดหมาย การปรับปรุงกระบวนการลดความต้องการสำหรับพนักงานที่ทำงานในงานที่ไม่ได้เพิ่มมูลค่าและช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานวิเคราะห์ การปรับปรุงรวมถึงการใช้การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์และระบบการอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์
