รายงานโครงการสื่อสารสถานะของโครงการต่อเนื่องในองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร โดยปกติแล้วรายงานจะมีข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับงบประมาณเหตุการณ์สำคัญที่สำเร็จและปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มโครงการ เมื่อเขียนรายงานโครงการให้ทำตามรูปแบบพื้นฐาน แต่อย่าลังเลที่จะเพิ่มหรือลบส่วนเพื่อให้เหมาะกับองค์กรและเป้าหมายเฉพาะของคุณ
สร้างเรื่องสำคัญสำหรับรายงาน จัดทำใบปะหน้าที่เรียบร้อยที่มีชื่อโครงการวันที่ของรายงานและชื่อผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม หากรายงานของคุณมีความยาวมากกว่าห้าหน้าให้ลองเพิ่มสารบัญเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูล
ในการเริ่มต้นรายงานโครงการให้เขียนส่วนภาพรวมที่อธิบายสถานะพื้นฐานของโครงการแก่ผู้อ่านและวิธีที่จะส่งผลกระทบต่อองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร เก็บส่วนนี้ไว้ในหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่าและเขียนโดยมีเป้าหมายในการให้คำอธิบายขนาดใหญ่เกี่ยวกับความคืบหน้าที่ทีมของคุณทำในโครงการ หลังจากอ่านภาพรวมแล้วผู้ตรวจสอบควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการสถานะปัจจุบันสิ่งที่ต้องทำและปัญหาใด ๆ ที่คุณคาดหวัง
เขียนการอัปเดตเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญที่คุณทำจนถึงปัจจุบัน ในส่วนนี้อธิบายเป้าหมายแต่ละโครงการที่เสร็จสมบูรณ์และบอกผู้อ่านว่าตรงตามเวลาหรือไม่ รวมผลกระทบเชิงบวกหรือผลประโยชน์ที่ไม่คาดคิดของเหตุการณ์สำคัญ ตัวอย่างเช่นหากคุณบรรลุเป้าหมายล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ก่อนกำหนดให้อธิบายว่าจะทำให้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเร็วขึ้นหรือประหยัดเงินสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรได้อย่างไร
แจ้งผู้อ่านเกี่ยวกับสถานะของงบประมาณโครงการ สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรงบประมาณมักเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุด ในส่วนงบประมาณสร้างการวิเคราะห์งบประมาณแบบบรรทัดต่อบรรทัดที่อธิบายสิ่งที่คุณใช้ไปและสิ่งที่เหลือให้ใช้ หากมีข้อขัดแย้งใด ๆ ให้อธิบายและขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้างความแตกต่าง
ให้คำอธิบายสำหรับความล่าช้าหรือปัญหาใด ๆ หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณประสบปัญหาที่ไม่คาดคิดในระหว่างการดำเนินโครงการให้แน่ใจว่าได้รวมส่วนที่มีรายละเอียดของปัญหา เพื่อสร้างความมั่นใจแก่สมาชิกคณะกรรมการและลูกค้ารวมถึงขั้นตอนเฉพาะที่คุณจะต้องดำเนินการเพื่อแก้ไขหรือป้องกันปัญหา
อธิบายขั้นตอนต่อไป ในโครงร่างสั้น ๆ ให้ผู้อ่านรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปในโครงการ หากคุณต้องการบุคลากรหรือข้อมูลเพิ่มเติมให้แสดงรายการแต่ละรายการ ข้อมูลนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรและมีทรัพยากร จำกัด ปิดในหมายเหตุบวกถ้าเป็นไปได้โดยการแสดงความมั่นใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จในเวลาและงบประมาณ
