วิธีการเขียนและส่งบันทึก

ความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจะส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จในการทำงาน เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะรู้วิธีการเขียนและส่งจดหมายโต้ตอบที่กระชับและเข้าใจได้ บันทึกทางธุรกิจเป็นเอกสารสั้น ๆ ที่กล่าวถึงกลุ่มบุคคลที่เฉพาะเจาะจงและมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์เฉพาะ บันทึกช่วยจำที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผล นอกเหนือจากการเขียนอย่างถูกต้องแล้วสิ่งสำคัญคือต้องทำให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณถูกส่งไปยังคนที่ต้องการอ่านมากที่สุด

การสร้างบันทึกของคุณ

คิดถึงผู้ชมของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนบันทึกช่วยจำของคุณให้พิจารณาระดับการศึกษาและประสบการณ์ของคนที่คุณติดต่อด้วย พึงระลึกถึงความต้องการของผู้รับด้วย บุคคลบางคนอาจต้องการคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมและแนวทางเฉพาะที่กำหนดขึ้นในขณะที่คนอื่นสามารถให้ข้อมูลทั่วไปได้น้อยมากจากนั้นจึงริเริ่มด้วยตนเอง

ใช้การจัดรูปแบบส่วนหัวที่ถูกต้อง ในบรรทัด "วันที่" ใช้ตัวย่อมาตรฐาน สำหรับ "ถึง" คุณควรแสดงรายชื่อบุคคลที่จะรับบันทึกช่วยจำตามชื่อ อย่าใช้ชื่อเล่น ใช้ชื่อและนามสกุลแล้วเรียงตามลำดับตัวอักษรหรือตามตำแหน่งภายใน บริษัท สำหรับบรรทัด "จาก" ให้ใช้ชื่อและนามสกุลของคุณรวมถึงแผนกที่คุณอยู่ถ้ามี

เลือกหัวเรื่องที่เฉพาะเจาะจงและให้ข้อมูล บ่อยครั้งที่คนส่งบันทึกช่วยจำที่มีหัวเรื่องที่คลุมเครือและทั่วไป หนึ่งที่เฉพาะเจาะจงและรัดกุมจะช่วยให้ผู้รับความคิดที่ดีขึ้นของสิ่งที่บันทึกหมายถึงการอ้างอิง ตัวอย่างเช่นหัวเรื่องทั่วไปจะอ่าน "การประชุม" แต่หัวเรื่องอาจระบุว่า "การนำเสนอของทีมขายสำหรับการประชุมวันศุกร์"

เปิดด้วยข้อเฉพาะ อย่าเสียเวลากับการพูดคุยหรือพื้นหลัง ส่วนแรกของบันทึกช่วยจำของคุณควรพูดในสิ่งที่คุณต้องการ จากตัวอย่างข้างต้นของการนำเสนอทีมขายคุณอาจเปิดด้วย "ในการประชุมวันศุกร์ทีมขายจะนำเสนอสไลด์โชว์พร้อมตัวเลขรายได้และบัญชีเจ้าหนี้สำหรับไตรมาสแรก"

เขียนบันทึกช่วยจำของคุณหลีกเลี่ยงเสียงที่ไม่โต้ตอบ บันทึกช่วยจำออกแบบมาเพื่อแบ่งปันข้อมูลและขอความช่วยเหลือดังนั้นคุณต้องใช้เสียงที่ใช้งานอยู่ ในไวยากรณ์และการเขียนเสียงที่ใช้งานหมายความว่าหัวเรื่องของประโยคนั้นแอ็คทีฟ - ทำหรือเป็นอะไร - แทนที่จะมีสิ่งอื่นเกิดขึ้นกับพวกเขา เสียงที่ใช้งานจะอ่านว่า "ทีมขายจะนำเสนอสไลด์โชว์" แนวทางแบบพาสซีฟจะเป็นวลี "เราต้องการให้ทีมขายพิจารณาการนำเสนอภาพนิ่ง"

เขียนบทสรุป ข้อสรุปของคุณไม่จำเป็นต้องมีความซับซ้อน แต่ควรสรุปประเด็นสำคัญที่อ้างอิงในบันทึกช่วยจำ

แก้ไขงานของคุณ มีเพียงไม่กี่อย่างที่น่าอายพอ ๆ กับการส่งบันทึกทางธุรกิจและตระหนักว่าหลังจากนั้นคุณได้สะกดคำผิดให้อยู่ตรงกลาง พิสูจน์อักษรบันทึกของคุณก่อนที่จะส่งและนอกจากการแก้ไขให้กำจัดคำที่ไม่จำเป็น เก็บบันทึกย่อของคุณ

ส่งบันทึกของคุณ

ส่งบันทึกของคุณ หากคุณกำลังส่งทางอีเมลระหว่างสำนักงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนที่ได้รับการแจ้งเตือนในบันทึกได้รับสำเนาของตนเอง ไม่มีใครที่จะต้องแชร์บันทึกกับผู้ชายในห้องเล็ก ๆ ต่อไป

ใช้อีเมลหากเป็นตัวเลือก ควรส่งบันทึกช่วยจำทางอีเมลให้กับทุกคนในเวลาเดียวกัน แต่คุณอาจต้องการคัดลอกผู้รับบางคน หากคุณกำลังส่งบันทึกช่วยจำของคุณให้ใส่หัวเรื่องของบันทึกในบรรทัดหัวเรื่องของส่วนหัวอีเมล อย่าใช้แบบอักษรน่ารักหรือมีสีสันรูปภาพหรือส่วนเสริมอีเมลอื่น

ติดตามเมื่อคุณส่งบันทึกช่วยจำแล้ว หากมีกำหนดเวลาตามที่ระบุไว้ในบันทึกช่วยจำให้แน่ใจว่าคุณกลับมาตรวจสอบกับผู้รับในภายหลัง