วิธีใช้ฐานข้อมูลสำหรับบัญชีโรงแรม

วิธีใช้ฐานข้อมูลสำหรับบัญชีโรงแรม ไม่ว่าซอฟท์แวร์การต้อนรับที่เป็นกรรมสิทธิ์ทุกประเภทจะถูกขายก็ตามยังคงมีทางเลือกเกี่ยวกับวิธีการจัดการบัญชีโรงแรมและฐานข้อมูลประเภทใดที่คุณควรใช้ ประเภทของโรงแรมขนาดของโรงแรมและงบประมาณเป็นปัจจัยในการตัดสินใจเลือกวิธีจัดเก็บข้อมูลลูกค้า

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล (MS Access หรือเป็นกรรมสิทธิ์)

• เวิร์คสเตชั่

• พนักงานฝึกอบรมคอมพิวเตอร์

วิเคราะห์ความต้องการของแต่ละโรงแรม ความปลอดภัยอาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลรวมถึงปริมาณของข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการให้บริการลูกค้า ธุรกิจระดับสูงสามารถใช้ข้อมูลโดยละเอียดในฐานข้อมูลเพื่อคาดการณ์และจัดหาความต้องการของลูกค้ารายบุคคล

รวมตารางทั่วไปสำหรับชื่อและนามสกุลที่อยู่และโทรศัพท์และหมายเลขบัตรเครดิตที่เก็บไว้ รวมสิ่งใดก็ตามที่จะช่วยให้โปรเจ็กต์วิธีที่ลูกค้าใช้โรงแรมตั้งแต่ข้อมูลรถยนต์ไปจนถึงการเคลื่อนไหวที่ จำกัด

เพิ่มตารางที่ลิงก์ได้สำหรับประวัติการเข้าพัก ควรตั้งค่าตารางประวัติการเข้าพักเพื่อให้สามารถสอบถามเพื่อเรียกใช้รายงานว่าเมื่อใดที่ห้องพักเต็มและเมื่อมีตำแหน่งว่างมากมาย

รักษาข้อมูลผู้ติดต่อให้เป็นปัจจุบัน ให้ผู้ติดต่อปรากฏเป็นเช็คอินที่แผนกต้อนรับเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถติดต่อลูกค้าได้หากจำเป็น

รวบรวมบัญชีรายวันที่เชื่อมโยงกันซึ่งพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าสามารถใช้เพื่อบันทึกเงินสดและจำนวนเงินเครดิตที่ได้รับและห้องพักที่เต็มไปด้วยสำหรับวัน / คืนปัจจุบัน รายงานเหล่านี้ขาดไม่ได้สำหรับการตรวจสอบตอนกลางคืน

เคล็ดลับ

• ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์เฉพาะโซ่ ตรวจสอบก่อนเสมอเพื่อดูว่าองค์กรหรือผู้บริหารก่อนหน้านี้มีซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้หรือไม่และทุกคนสามารถบอกคุณได้ว่ามีการใช้งานอย่างไร การบัญชีโรงแรมเป็นแนวปฏิบัติที่ได้รับการทดสอบเมื่อเวลาผ่านไป การเริ่มต้นใหม่อาจเป็นเรื่องยาก บัญชีรายชื่อบัญชีรายวันสามารถทำใน MS Excel และสามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลของคุณ พนักงานต้อนรับควรจะสามารถเติมฟังก์ชั่น Excel ต่าง ๆ ได้โดยไม่เกิดปัญหามากเกินไปและพวกเขาไม่จำเป็นต้องสำรวจฐานข้อมูลเพื่อทำเช่นนั้น