ในสถานที่ทำงานหลายแห่งบันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารที่สะดวกและมีประสิทธิภาพ โดยการตอบคำถามในบันทึกแทนที่จะเป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวคุณสามารถเพิ่มจำนวนคนงานที่คำตอบของคุณเข้าถึงและให้เอกสารทางกายภาพหรืออิเล็กทรอนิกส์แก่คนงานเพื่ออ้างอิงในภายหลังหากพวกเขาลืมคำตอบที่คุณให้ เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกช่วยจำของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดให้จัดรูปแบบการสื่อสารของคุณให้ถูกต้องและเรียบเรียงโดยคำนึงถึงผู้ชมเป็นสำคัญ
สร้างหัวข้อบันทึก รวม "วันที่:" ตามด้วยวันที่ที่คุณส่งบันทึก "ถึง:" พร้อมคำอธิบายว่าคุณส่งบันทึกไปที่ "จาก:" ด้วยชื่อของคุณและ "หัวเรื่อง:" ด้วย คำอธิบายที่กระชับของเรื่อง หากเตรียมบันทึกของคุณทางอีเมลหัวเรื่องนี้น่าจะเป็นที่เรียบร้อยแล้วสำหรับคุณ หากพิมพ์บันทึกช่วยจำของคุณให้วางข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ที่ด้านบนสุดของบันทึกแล้วจัดเรียงชิดซ้าย
วางคำถามในบรรทัดหัวเรื่อง หากคำถามที่คุณพูดยาวเกินไปย่อให้ย่อด้วยวลีสั้น ๆ ที่มีความหมายสองหรือสามคำ หากคุณวางแผนที่จะตอบคำถามมากกว่าหนึ่งข้อในบันทึกข้อตกลงให้เขียนหัวข้อคำถามตามด้วย“ คำถาม & คำตอบ” เพื่อแจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับเนื้อหาของบันทึก โดยการวางคำถามนี้หรือเอกสารถามตอบในหัวเรื่องคุณจะช่วยให้พนักงานค้นหาบันทึกช่วยจำได้ง่ายขึ้นหากพวกเขาต้องการใช้อ้างอิงในภายหลัง
ตอบคำถามหรือคำถามอย่างกระชับอย่างชัดเจน พนักงานต้องการคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขาไม่ใช่การเดินอย่างละเอียด ด้วยการทำให้คำตอบของคุณชัดเจนและสั้นลงคุณสามารถเพิ่มโอกาสที่ผู้อ่านสามารถเข้าใจคำตอบและตอบกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บอกพนักงานว่าควรติดต่อใครหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณต้องการขจัดความสับสนเกี่ยวกับคำถามด้วยตนเองให้ขอให้พวกเขาพูดกับคุณ หากมีแผนกอื่นในธุรกิจของคุณที่เหมาะสำหรับตอบคำถามเกี่ยวกับหัวข้อนี้ให้บอกพนักงานของคุณให้อ้างอิงบุคคลที่เฉพาะเจาะจงภายในแผนกนี้และรวมถึงข้อมูลติดต่อของบุคคลนั้น
