เมื่อการสนทนาก่อนหน้านี้กับพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาอย่างดีผู้รู้สิ่งที่คาดหวังและไม่มีอุปสรรคขัดขวางเขาจากการทำหน้าที่รับผิดชอบ - ไม่ส่งผลให้เกิดพฤติกรรมหรือผลงานที่ต้องการคำเตือนด้วยวาจาเป็นขั้นตอนต่อไป. คำเตือนด้วยวาจาเป็นรูปแบบหนึ่งของการลงโทษทางวินัยที่ออกโดยการสื่อสารความคาดหวังของคุณให้พนักงานฟังและเตือนเขาว่าคุณจะดำเนินการทางวินัยต่อไปหากการปฏิบัติของเขาไม่ดีขึ้น
ทำงานร่วมกับใครบางคนในแผนกทรัพยากรบุคคลในสำนักงานของคุณหรือพูดคุยกับหัวหน้างานของคุณทันทีเพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับการออกคำเตือนด้วยวาจา ตัวอย่างเช่นแม้ว่าคุณจะคุยกับพนักงานคุณจะยังคงต้องจัดทำเอกสารคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้มีการบันทึก
ตรวจสอบหมายเหตุใด ๆ ที่คุณอาจเคยทำไว้ในอดีตเกี่ยวกับการสนทนากับพนักงานเกี่ยวกับปัญหาเดียวกันที่ทำให้คุณตัดสินใจประกาศเตือนด้วยวาจา รวบรวมข้อเท็จจริงของสถานการณ์ก่อนที่จะเผชิญหน้ากับพนักงานดังนั้นจุดประสงค์และคำเตือนของคุณจะชัดเจน การรู้ข้อเท็จจริงยังช่วยให้คุณยืนหยัดได้หากพนักงานพยายามโต้เถียงกับคุณเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอดีต จดบันทึกสิ่งที่คุณเคยแนะนำไว้ว่าพนักงานควรทำเพื่อปรับปรุงพฤติกรรมหรือประสิทธิภาพการทำงานของเขา วางแผนเพื่ออภิปรายว่าทำไมกลวิธีไม่ทำงานและทำไมพวกเขาถึงเตือนด้วยวาจา
ขอให้ผู้ควบคุมคนอื่นนั่งในขณะที่คุณแจ้งเตือนด้วยวาจา ให้พนักงานพาคุณไปยังพื้นที่ส่วนตัวหรือสำนักงานที่หัวหน้างานคนอื่นรออยู่ แจ้งให้พนักงานทราบว่าการปรากฏตัวของหัวหน้างานคนอื่นคือการเป็นสักขีพยานการสนทนา อธิบายปัญหาเกี่ยวกับพฤติกรรมการทำงานหรือการแสดงของเขาในลักษณะที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ บอกเขาว่าเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างไร ถามเขาว่าเขาเข้าใจปัญหาหรือไม่และขอความคิดเห็นเพื่อแก้ไขปัญหา
แจ้งเขาว่าคุณกำลังออกคำเตือนด้วยวาจาที่กำลังเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการทำงานถาวรของเขา บอกเขาว่าเขาไม่ได้ทำตามขั้นตอนที่แนะนำเพื่อแก้ไขปัญหาหรือไม่มันอาจนำไปสู่การลงโทษทางวินัยต่อไปจนถึงและรวมถึงการตกงาน ขอให้เขายืนยันว่าเขาเข้าใจว่างานของเขาตกอยู่ในอันตราย
เริ่มบทสนทนาในแง่บวกส่งมอบข่าวเชิงลบและจบในแง่บวก ตัวอย่างเช่นในตอนท้ายของการสนทนาบอกเขาว่าคุณมั่นใจว่าเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงพฤติกรรมการทำงานหรือการแสดงของเขา จงเข้มแข็ง แต่สุภาพตลอดเวลา
จัดทำเอกสารรายละเอียดของการเตือนด้วยวาจาเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับบันทึกของพนักงาน ลงชื่อและลงวันที่เอกสาร ขอให้หัวหน้าผู้ควบคุมพยานลงชื่อและลงวันที่ในเอกสาร ขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์หลังจากที่พนักงานออกจากสำนักงานเนื่องจากคุณไม่ต้องการให้พนักงานเซ็นคำเตือนด้วยวาจาเนื่องจากหัวหน้างานที่เข้าร่วมตรวจสอบคำเตือนด้วยวาจาผ่านพยานและลายมือชื่อ หากคุณมีสัญญาณของพนักงานเขาสามารถบอกได้ว่าเขาไม่เคยได้รับคำเตือนด้วยวาจาซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาทางกฎหมายได้
เคล็ดลับ
-
แม้ในระหว่างการสนทนากันเองกับพนักงานเกี่ยวกับปัญหาประสิทธิภาพการทำงานให้จดบันทึกเพื่ออ้างอิงในภายหลัง
ตรวจสอบว่าพนักงานเข้าใจว่าคุณกำลังออกคำเตือนด้วยวาจาและผลที่ตามมา ใช้คำว่า "การเตือนด้วยวาจา" และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขารู้ว่างานของเขาตกอยู่ในความเสี่ยงเว้นแต่เขาจะใช้ขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อแก้ไขปัญหา
การเตือน
ฟังคำอธิบายของพนักงานเมื่อคุณออกคำเตือนด้วยวาจา คุณอาจตระหนักว่ามีปัญหาที่ต้องแก้ไขเพื่อช่วยเหลือพนักงาน ทำทุกสิ่งที่คุณทำได้ด้วยเหตุผล - เพื่อช่วยให้พนักงานปรับปรุงการทำงานของเขา
