แบบฟอร์ม W4 เป็นที่รู้จักกันในชื่อหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงาน นายจ้างต้องให้ W4 แก่พนักงานเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์เมื่อมีการจ้างงาน W4 ช่วยนายจ้างในการกำหนดภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างพนักงาน ดังนั้นพนักงานควรระบุสถานะการยื่นของเขาและจำนวนค่าเผื่อใน W4 นายจ้างต้องเก็บไฟล์ W4 ไว้
ดาวน์โหลด W4 จากเว็บไซต์ IRS ใช้ลิงก์“ แบบฟอร์มและสิ่งพิมพ์” เพื่อเข้าถึง W4 คุณต้องมี Adobe Acrobat ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้สามารถดาวน์โหลดและพิมพ์แบบฟอร์ม W4 มีให้บริการในภาษาอังกฤษและสเปน
ให้สถานะการเป็นพลเมืองของพนักงานแก่ W4 ในปีภาษีที่เหมาะสม พนักงานควรได้รับ W4 ใหม่เมื่อได้รับการว่าจ้างและเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลงภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสถานะของคนต่างด้าวที่ไม่ใช่สถาบันการเงินสำหรับแบบฟอร์ม 8233 ก่อนที่จะกรอกแบบฟอร์ม W4 ให้พวกเขา คำแนะนำมีอยู่ในเว็บไซต์ IRS นอกสหรัฐฯ พลเมืองอาจมีแนวทางการหักภาษี ณ ที่จ่ายแตกต่างจากพลเมืองของสหรัฐอเมริกา
อธิบายให้พนักงานทราบถึงความสำคัญของการทำ W4 ให้ถูกต้องและตรงไปตรงมา ตัวอย่างเช่นการอ้างสิทธิ์ผู้อยู่ในความดูแลเกินกว่าที่พวกเขามีสิทธิ์อย่างแท้จริงสามารถส่งผลให้พวกเขาเป็นหนี้กรมสรรพากรเมื่อถึงเวลายื่นภาษีเงินได้
จัดเก็บกระดาษ W4 ในโฟลเดอร์บุคลากรของพนักงานในพื้นที่ปลอดภัย สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สแกนและบันทึก W4 ในตำแหน่งลับบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
