ทุกคนที่ดำเนินธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายในการสร้างความมั่นใจว่าพนักงานทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง สิ่งนี้ใช้เฉพาะกับ บริษัท ที่ผลิตผลิตภัณฑ์หรือให้บริการหน่วยงานของรัฐที่ต้องบังคับใช้กฎระเบียบและองค์กรเช่นโรงพยาบาลที่ได้รับความไว้วางใจกับสุขภาพของผู้ป่วย ความกังวลเหล่านี้จะดำเนินการอย่างไรเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้อง พวกเขาเขียนขั้นตอนคุณภาพที่ระบุบทบาทของพนักงานแต่ละคนในการปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม
เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างคุณภาพภายในและภายนอก คุณภาพภายในหมายถึงความพยายามของ บริษัท ในการปรับปรุงการดำเนินงานภายในให้ดีขึ้นเช่นการปรับปรุงการจัดการและประสิทธิภาพของพนักงาน คุณภาพภายนอกหมายถึงความพยายามของ บริษัท ในการรักษาความพึงพอใจของลูกค้าในระดับสูง
มุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนการเขียนเพื่อปรับปรุงคุณภาพภายใน เน้นว่าทุกคนใน บริษัท ตั้งแต่พนักงานสนับสนุนจนถึงผู้จัดการระดับอาวุโสต้องมีส่วนร่วม อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าหากคุณแสดงความสนใจอย่างแท้จริงต่อการตอบสนองของพนักงานต่อกระบวนการใหม่ ๆ คุณมีแนวโน้มที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้กับการมีส่วนร่วมของพนักงาน
รับคำแนะนำจากองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) ซึ่งมีการเผยแพร่คู่มือมาตรฐานคุณภาพเพื่อใช้โดยผู้ผลิตและผู้ให้บริการ จากข้อมูลของ Praxiom Research Group Limited ซึ่งตีความมาตรฐาน ISO สำหรับประชาชนทั่วไป ISO 9004 เสนอว่า บริษัท “ สร้างสภาพแวดล้อมทางสังคมวัฒนธรรมที่สนับสนุนการปรับปรุง” ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการต้องเคารพพนักงานช่วยเหลือเพื่อให้ได้รับความเคารพในทางกลับกัน บริษัท ต้อง แบ่งปันข้อมูลองค์กรกับพนักงานและผู้บังคับบัญชาสามารถส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นโดยกำหนดตัวอย่างที่เหมาะสม
พัฒนาระบบเพื่อวัดการปรับปรุงในกระบวนการคุณภาพ อีกครั้ง ISO 9004 แนะนำให้ บริษัท เรียนรู้วิธีวัดความพึงพอใจของลูกค้าและการพัฒนาวิชาชีพของพนักงานซึ่งเป็นองค์ประกอบหลักของระบบการจัดการคุณภาพโดยรวม
พิจารณาข้อเสนอแนะจาก GMP ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกในด้านการปฏิบัติที่ดีในการผลิตแก่ บริษัท ต่างๆที่ต้องการเขียนขั้นตอนที่มีคุณภาพ GMP แนะนำให้ผู้จัดการเข้าใจแต่ละงานก่อนที่จะเขียนขั้นตอน พวกเขาควรทำรายการขั้นตอนสำคัญที่พนักงานต้องปฏิบัติเมื่อปฏิบัติงานเฉพาะอย่าง
เขียนขั้นตอนคุณภาพในภาษาทุกวัน ตามมาตรฐาน GMP“ คุณสามารถเพิ่มความสามารถในการอ่านของกระบวนการโดยใช้ประโยคสั้น ๆ ง่ายๆ”
เรียนรู้วิธีจัดทำแพ็คเกจเพื่อให้พนักงานใส่ใจกับพวกเขา ตัวอย่างเช่น GMP แนะนำให้คุณทำตามขั้นตอนพิเศษในการออกแบบหน้าเว็บที่สะดุดตาสารบัญดัชนีและภาพที่น่าดึงดูด
ใช้รูปภาพในคู่มือหรือคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนคุณภาพของคุณ รูปภาพไม่เพียง แต่สามารถทำให้คำแนะนำของคุณเข้าใจง่ายขึ้น แต่ยังสามารถใช้เพื่อเน้นจุดสำคัญหรือกระตุ้นความสนใจของพนักงาน
