เมื่อวางแผนการประชุมในโรงแรมคุณจะต้องมั่นใจว่าฝ่ายขายจับความต้องการของกลุ่มอย่างถูกต้องเพื่อที่คุณจะได้ไม่คิดค่าใช้จ่ายมากเกินไป รายชื่อผู้ติดต่อของคุณที่โรงแรมจะสร้างประวัติย่อกลุ่มสำหรับการประชุมของคุณเพื่อแบ่งปันกับแผนกอื่น ๆ และให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณต้องการที่โรงแรมจะได้รับ ประวัติย่อของกลุ่มคือโปรไฟล์ที่รวมถึงจุดประสงค์ขององค์กรของคุณสำหรับการประชุมที่โรงแรมจำนวนคนที่เข้าร่วมจำนวนห้องนอนและที่จอดรถที่ต้องการการจัดเลี้ยงและความต้องการด้านการทำงานอื่น ๆ โรงแรมจะเป็นเครื่องมือในการจัดหา โปรไฟล์นี้ควรถูกสร้างขึ้นประมาณ 14 วันก่อนถึงกิจกรรมเพื่อให้ไทม์ไลน์ของคุณสอดคล้องกัน
เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการประชุมและมอบให้กับผู้ติดต่อฝ่ายขายของโรงแรมเพื่อให้แน่ใจว่าโรงแรมมีทรัพยากรที่ตรงกับความต้องการของคุณ มื้ออาหารของว่างที่จอดรถห้องพักฝ่าวงล้อมและห้องพักค้างคืนเป็นตัวอย่างของรายการที่คุณควรแบ่งปันกับฝ่ายขาย นี่จะทำให้เขามีความคิดเบื้องต้นสำหรับวิสัยทัศน์ของคุณในการประชุมและบทบาทของโรงแรมในการทำให้มันทำงานได้อย่างราบรื่น เขาอาจจัดเตรียมแบบฟอร์มมาตรฐานให้คุณกรอกเพื่อจับข้อมูลนี้
สร้างวันที่ครบกำหนดสำหรับการลงทะเบียนการประชุมผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเส้นลำดับเวลาผู้ติดต่อฝ่ายขายของโรงแรมของคุณจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงความต้องการการประชุมของคุณ ใช้สิ่งจูงใจเพื่อส่งเสริมการลงทะเบียนล่วงหน้ารวมถึงค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนลดราคาหรือสิทธิพิเศษในการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมรู้ว่ามีอะไรให้ใช้ที่โรงแรมและพิจารณารวมถึงการลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมเพิ่มเติมในแบบฟอร์มของคุณ สปาทรีทเมนท์อาหารเย็นที่ไม่ได้มีการประชุมและกิจกรรมท่องเที่ยวเป็นรายการที่คุณอาจรวมถึงหากโรงแรมมีทรัพยากรที่จะให้พวกเขาและพวกเขาตอบสนองขอบเขตของการประชุมของคุณ
สื่อสารกับผู้ติดต่อฝ่ายขายของคุณเมื่อเกินกำหนดสุดท้ายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเขามีผู้เข้าร่วมนับจำนวนและสิ่งที่จำเป็นจากโรงแรม ยึดตัวเลขเพิ่มเติมใด ๆ ในการติดต่อสื่อสารที่คุณได้รับจากผู้ที่อาจเข้าร่วมที่ต้องการเข้าร่วม แต่ต้องการลงทะเบียน ณ สถานที่และหมายเลขทางประวัติศาสตร์สำหรับการลงทะเบียนในสถานที่
ขอความคิดเห็นจากกลุ่มของคุณดำเนินการต่อสองสัปดาห์ก่อนการประชุมของคุณ เมื่อถึงตอนนี้ประวัติกลุ่มจะถูกสร้างขึ้นและพร้อมที่จะแบ่งปันกับส่วนที่เหลือของโรงแรม คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขและกิจกรรมที่ผู้ติดต่อฝ่ายขายจับได้ตรงกับตัวเลขและกิจกรรมที่วางแผนไว้สำหรับการประชุม ถามคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจทุกรายการที่คุณกำลังตรวจสอบ นำความคลาดเคลื่อนใด ๆ ให้กับฝ่ายขายของคุณทันที
ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของคุณจากโรงแรมและจับคู่กับข้อมูลที่คุณตรวจสอบในประวัติย่อของกลุ่มและข้อมูลการลงทะเบียนขององค์กรของคุณเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ตรวจสอบความไม่ถูกต้องและการคิดราคาแพงเกินไป หากคุณพบสิ่งใดติดต่อผู้ติดต่อฝ่ายขายและผู้จัดการฝ่ายขายเพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขได้
เคล็ดลับ
-
ขอสำเนาทางกายภาพของกลุ่มของคุณกลับมาทำงานต่อก่อนการประชุมของคุณเพื่อเก็บไว้ในบันทึกของคุณ ตรวจสอบรูปแบบกลุ่มตัวอย่างกลับมาทำงานเพื่อให้ทราบว่าฝ่ายขายโรงแรมต้องการอะไรล่วงหน้า สื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใด ๆ ที่จะส่งผลต่อการเข้าร่วมประชุมของคุณโดยเร็วที่สุด
