วิธีการเขียนและแจกจ่ายรายงานการประชุม

ไม่ว่าจะเป็นสมาคมอาคารชุดหรือ บริษัท ข้ามชาติรายงานการประชุมได้กำหนดหลักเกณฑ์ทางกฎหมายสำหรับการกระทำใด ๆ ของกลุ่ม การจัดสรรนโยบายการซื้อ - กิจกรรมใด ๆ ของ บริษัท ไม่หวังผลกำไรหรือเพื่อผลกำไรจะต้องถูกบันทึกในไม่กี่นาที บางองค์กรไม่เป็นทางการมากกว่าองค์กรอื่น ๆ - คุณอาจไม่ได้ยินเสียงเพื่อนบ้านย้ายมาวางท่าทางบนโต๊ะในคณะกรรมการของคริสตจักร - แต่ทุกองค์กรต้องดำเนินการตามการตัดสินใจขององค์กรปกครอง รายงานการประชุมให้หลักฐานการกระทำเหล่านั้นและกำหนดเจตนาของพวกเขา

เตรียมตัว

วางแผนล่วงหน้า. รวบรวมวาระการประชุมและรายชื่อสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุมไว้ในมือก่อนการประชุม หากกลุ่มของคุณไม่ได้ดำเนินงานตามปกติกับวาระกระตุ้นให้เริ่มต้นเพื่อทำเช่นนั้นเพื่อรักษาโฟกัส ค้นหาจำนวนสมาชิกที่ต้องใช้ในการทำธุรกิจเพื่อให้คุณสามารถสังเกตการมีอยู่ของโควรัมในไม่กี่นาทีหากจำเป็น

สร้างเทมเพลตที่จะใช้สำหรับบันทึกย่อของคุณ รวมช่องว่างสำหรับวันที่เวลาและสถานที่และรายการตรวจสอบของสมาชิกเพื่อติ๊กผู้เข้าร่วมประชุมและการขาดงาน หากการประชุมเกี่ยวข้องกับอินพุตสาธารณะให้รวมบรรทัดสำหรับชื่อและปัญหาแต่ละที่อยู่ เว็บไซต์หลายแห่งเช่น Meetingtemplates.com เสนอแม่แบบฟรีสำหรับการประชุมหลายประเภท

กรอกข้อมูลวันเวลาสถานที่ผู้เข้าร่วมประชุมและองค์ประชุมในที่ประชุม หมายเหตุผู้ที่เรียกประชุมเพื่อสั่งซื้อและเวลา ถ้าเป็นไปได้ขอให้สมาชิกของสาธารณชนเข้าร่วมประชุมเพื่อลงทะเบียนชื่อของพวกเขาดังนั้นคุณไม่ต้องถามว่าจะสะกดอย่างไร ในกลุ่มสมาชิกขนาดใหญ่ให้หมุนเวียนใบสมัครเพื่อตรวจสอบรายการตรวจสอบการเข้างานของคุณอีกครั้ง

ดำเนินการอย่างถูกต้อง

บันทึกแต่ละปัญหาและการดำเนินการใด ๆ ในแต่ละรายการ รวมชื่อของสมาชิกที่สร้างการเคลื่อนไหวเสมอ โดยทั่วไปการเคลื่อนไหวแรกคือการยอมรับรายงานการประชุมครั้งที่แล้วตามด้วยรายงานของคณะกรรมการใด ๆ รวมคำแนะนำและการดำเนินการใด ๆ ในการตอบกลับ เก็บรายงานของคณะกรรมการที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อรวมไว้ในรายงานการประชุมสุดท้าย อย่าพยายามสรุปการอภิปราย

สังเกตชื่อของผู้ที่แนะนำย้ายหรือสนับสนุนการกระทำพร้อมกับการย้ำเตือนการเคลื่อนไหวแต่ละครั้งอย่างแม่นยำ หลายองค์กรยังบันทึกคนที่เคลื่อนไหวเป็นวินาที อย่าลังเลที่จะขอคืนหรือชี้แจง - บันทึกอย่างเป็นทางการนี้ผูกกลุ่มกับการกระทำที่เฉพาะเจาะจง

บันทึกคะแนนตามระบบขององค์กรของคุณ คุณจะต้องมีคะแนนเสียงอย่างน้อย บางกลุ่มยังเพิ่มชื่อและบันทึกการลงคะแนนของแต่ละคน

บันทึกเวลาและวิธีการเลื่อน เซ็นชื่อของคุณในฐานะเลขาผู้รักษานาที

ติดตาม

เขียนนาทีทันทีในขณะที่การประชุมสดในใจของคุณ พาพวกเขาไปยังผู้นำเพื่อขออนุมัติภายในหนึ่งหรือสองวันพร้อมกับรายการรายงานหรือการจัดแสดง

ส่งนาทีให้กับสมาชิกและผู้เข้าร่วมที่ได้ร้องขออีเมลทางไปรษณีย์ชั้นหนึ่งแอพที่แชร์เช่น Microsoft OneNote หรือโปรแกรมคลาวด์เช่น Google Drive

เตรียมสำเนาอย่างเป็นทางการและแนบรายงานต้นฉบับและการจัดแสดงสำหรับบันทึกถาวร

เคล็ดลับ

• พยายามที่จะทำให้แม่แบบสมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการขององค์กรของคุณแทนที่จะลองใส่บันทึกย่อการประชุมของคุณให้ตรงกับแม่แบบนามธรรม เทมเพลตธุรกิจจำนวนมากไม่เป็นทางการสำหรับการประชุมองค์กรหรือสาธารณะ

  ส่งเสริมการใช้กฎการสั่งซื้อของ Robert ในองค์กรของคุณ มันเป็นรูปแบบที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สามารถปรับให้เข้ากับการประชุมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ