เมื่อดำเนินธุรกิจจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรับโทรศัพท์อย่างมืออาชีพและสุภาพ โทรศัพท์ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารหลักระหว่างธุรกิจส่วนใหญ่และลูกค้า หากคุณอ่านบทวิจารณ์ที่สร้างโดยลูกค้าเกี่ยวกับธุรกิจคุณจะสังเกตเห็นว่าลูกค้ามักจะแสดงความคิดเห็นโดยรวมของ บริษัท โดยพิจารณาจากวิธีที่พวกเขาปฏิบัติต่อโทรศัพท์ ลูกค้าตัดสินใจโดยพิจารณาจากจำนวนเสียงกริ่งก่อนที่จะรับสายวิธีรับสายบนโทรศัพท์ระยะเวลาที่ถูกพักสายและระยะเวลาที่พวกเขาพักสายหรือไม่
ยกหูโทรศัพท์ก่อนส่งเสียงสัญญาณที่สาม แม้ว่าสิ่งนี้อาจเป็นไปไม่ได้ทุกครั้ง แต่นี่ควรเป็นเป้าหมายโดยรวม ลูกค้ามองว่ามันไม่เป็นมืออาชีพเมื่อไม่รับสายโดยทันที แม้ว่าคุณจะไม่สามารถโทรออกได้ในตอนนี้อย่างน้อยก็ทักทายลูกค้าและขอให้เขารอสักครู่
รับโทรศัพท์อย่างมืออาชีพ สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่คำทักทายมาตรฐานนั้นใช้งานได้ดีที่สุดและคุณอาจต้องการออกนโยบาย บริษัท สากลที่รับโทรศัพท์ทุกสายในลักษณะเดียวกัน ใช้คำทักทายง่าย ๆ ที่มีชื่อของ บริษัท และถามว่าคุณจะช่วยได้อย่างไร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดอะไรบางอย่างกับผลของ "สวัสดีตอนเย็นและขอบคุณที่โทรหา บริษัท XXX ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร"
ฟังอย่างกระตือรือร้นในขณะที่ลูกค้ากำลังพูด ลูกค้าจะรำคาญเมื่อพวกเขาไม่รู้สึกว่าบุคคลอื่นกำลังให้ความสนใจกับพวกเขาหรือพวกเขาจะถูกถามหลายครั้งเพื่อทำซ้ำสิ่งที่พวกเขาเพิ่งพูด หลีกเลี่ยงการทำงานหลายภารกิจในขณะที่ใช้โทรศัพท์และให้ความสนใจกับลูกค้าทุกคน
ยิ้มขณะที่คุณกำลังพูด เมื่อคุณยิ้มคุณจะรู้สึกพึงพอใจมากขึ้นทางโทรศัพท์และลูกค้าตอบสนองเชิงบวกต่อสิ่งนี้ นอกจากนี้ยังคงเป็นที่น่าพอใจและมีความสุภาพตลอดเวลาแม้ว่าลูกค้าจะโกรธและไม่เห็นด้วยก็ตาม
พูดช้าและชัดเจนพร้อมอธิบายสิ่งต่าง ๆ กับลูกค้า ลูกค้าไม่ต้องการที่จะรู้สึกรีบเร่งเหมือนที่คุณกำลังพยายามที่จะเร่งพวกเขาออกจากโทรศัพท์ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องพูดอย่างช้าๆและชัดเจนในขณะที่คุณอธิบายกระบวนการที่ยืดยาวหรือทำตามนโยบายของ บริษัท คุณต้องการอธิบายอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจอย่างถ่องแท้และไม่ทิ้งคำถามใด ๆ ไว้
