วิธีการเขียนบันทึก บริษัท

การสื่อสารภายในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งพนักงานที่เชื่อมโยงและได้รับข้อมูลมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีความไว้วางใจมากขึ้นเท่านั้น การวิจัยชี้ให้เห็นว่าพนักงานต้องการการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวกับผู้บังคับบัญชา แต่ข้อ จำกัด ด้านเวลาและขนาดขององค์กรไม่อนุญาตสำหรับวิธีการดังกล่าว บันทึกช่วยจำของ บริษัท เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสื่อสารข้อมูลสำคัญกับผู้ชมภายในขององค์กร เป็นทางการน้อยกว่าจดหมายธุรกิจพวกเขาอาจประกาศนโยบายใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงองค์กรส่งข้อมูลที่ร้องขอหรือใช้เป็นการปรับปรุงโครงการ การเรียนรู้การเขียนบันทึกย่อของ บริษัท ที่ส่งมอบข้อมูลที่พนักงานต้องการจะช่วยเสริมสร้าง“ พลังภายใน” ของ บริษัท คุณ

รายการที่คุณจะต้อง

• ภาพดิจิทัลของโลโก้ บริษัท

• ซอฟต์แวร์เผยแพร่บนเดสก์ท็อป

• เครื่องพิมพ์

• กระดาษ

แทรกโลโก้ บริษัท เป็นรูปภาพที่ด้านบนของหน้า

สร้างชื่อที่อ่าน (ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด)“ MEMO,”“ MEMORANDUM” หรือ“ INTEROFFICE CORRESPONDENCE” ซึ่งสามารถอยู่กึ่งกลางด้านบนหรือจัดชิดกับขอบซ้าย

ทำตามชื่อแทรกบรรทัดของช่องว่างแล้วคำว่า "ถึง:," "จาก:" "วันที่:" และ "ใต้:" (คุณยังสามารถแทนที่ "RE:" แทน "SUBJECT:") ด้วย ข้อมูลที่เหมาะสมตามมาด้วยการกลับมาอย่างหนัก การจัดเรียงอาจแตกต่างกันไป แต่ละรายการสามารถมีบรรทัดของตัวเองรวมเป็นสี่บรรทัดหรือคุณสามารถแบ่งออกเป็นสองคอลัมน์: รายการแรกประกอบด้วย“ ถึง:” และ“ จาก:” และรายการที่สองด้วย“ วันที่:” และ“ ย่อย” คุณไม่ได้ รวมที่อยู่หรือคำทักทายภายใน (“ เรียน…”)

เริ่มเนื้อหาของบันทึกช่วยจำของคุณในบรรทัดที่สองหรือสามด้านล่างส่วนหัว หากบันทึกช่วยจำของคุณเป็นข้อความประจำให้เปิดในลักษณะโดยตรง บันทึกที่นำเสนอข่าวร้ายควรเปิดด้วยคำแถลงที่เป็นกลางซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อบันทึกช่วยจำซึ่งรู้จักกันในการสื่อสารทางธุรกิจเป็นบัฟเฟอร์เพื่อเตรียมผู้อ่านสำหรับข้อมูลเชิงลบ คุณสามารถเลือกได้หลายกลยุทธ์สำหรับการเปิดตัวนี้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข่าว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความจริงใจมีความเกี่ยวข้องซื่อสัตย์และสั้น

ใช้ส่วนที่เหลือของพื้นที่ของคุณเพื่อให้รายละเอียดที่สำคัญ เสียงควรมีการสนทนา ใช้หัวเรื่องย่อยเพื่อทำให้การอ่านบันทึกช่วยจำนานขึ้นง่ายขึ้น คุณอาจรวมตารางกราฟหรือภาพอื่น ๆ นักเขียนที่ต้องการโน้มน้าวใจผู้ชมควรรวมถึงวิธีการ / เหตุผลที่ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานทั้งส่วนตัวหรือ บริษัท โดยรวม

ปิดท้ายด้วยโน้ตที่เป็นมิตรและเป็นบวก อย่ารวมการปิดหรือลายเซ็นฟรี

พิมพ์บันทึกและเริ่มต้นด้วยชื่อของคุณที่ด้านบนหรือเตรียมบันทึกเพื่อส่งอีเมล (คุณอาจสูญเสียการจัดรูปแบบบางส่วนโดยการส่งทางอิเล็กทรอนิกส์) หากบันทึกจะถูกส่งไปยังผู้รับหลายคนมันอาจจะถูกกว่าการพิมพ์หนึ่งสำเนาเริ่มต้นแล้วทำสำเนา

กระจาย สามารถส่งมือส่งอีเมลส่งทางไปรษณีย์ระหว่างสำนักงานหรือส่งทางไปรษณีย์

เคล็ดลับ

• ใช้รูปแบบบล็อก (ไม่มีการเยื้อง) กับบรรทัดของช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้า มุ่งเน้นไปที่หนึ่งหัวข้อ พยายามที่จะทำให้บันทึกช่วยจำภายใต้สองหน้า ควรใช้บันทึกช่วยจำระหว่างผู้ชมภายในของคุณเท่านั้น อย่าส่งบันทึกช่วยจำให้กับบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ เขียนจดหมายแทน หากคุณกำลังบันทึกที่อยู่ให้กับบุคคลบางคนแทนที่จะเป็นทั้งแผนกหรือพนักงานโดยทั่วไปให้เรียงลำดับรายชื่อผู้รับตามตัวอักษรยกเว้นในกรณีที่มีคนในตำแหน่งที่ควรได้รับตำแหน่งที่โดดเด่นมากขึ้น