วิธีใช้รายงานการประชุมที่ยอดเยี่ยม

ไม่ว่าคุณจะเป็นอาสาสมัครเพียงติดตามกิจกรรมในระหว่างการประชุมพนักงานรายสัปดาห์หรือเพื่อนร่วมงานของคุณเลือกให้คุณไปที่สำนักงานเลขานุการการบันทึกของมูลนิธิการกุศลเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องสร้างบันทึกที่ชัดเจนและแม่นยำของสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมขององค์กร รายงานการประชุมทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของปัญหาที่กล่าวถึงหรือดำเนินการ เช่นนี้พวกเขามักจะถือเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ ดังนั้นความสำคัญของการบันทึกรายงานการประชุมที่ยอดเยี่ยมจึงไม่สามารถพูดเกินจริงและผู้เข้าร่วมประชุมจะประทับใจในรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพของคุณ

รายการที่คุณจะต้อง

• กฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ตส์

• รายชื่อสมาชิก

เลือกวิธีการบันทึกนาทีการประชุม ชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของการบันทึกเทปพิมพ์บันทึกย่อและเขียนรายละเอียดด้วยมือในระหว่างการประชุม พิจารณาวิธีที่ไม่ปลอดภัยเช่นการรวมกันของสองวิธีนี้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจบันทึกเทปการประชุมและพิมพ์บันทึกลงในแล็ปท็อปหรือแท็บเล็ตของคุณ

รับสำเนาของ "กฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ต" หรือเข้าถึงการสมัครสมาชิกออนไลน์ของไพรเมอร์นี้ในขั้นตอนของรัฐสภาและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินการและบันทึกการประชุม ศึกษารูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการบันทึกการอภิปรายการประชุมการเคลื่อนไหววินาทีในการเคลื่อนไหวการสนทนาและการลงคะแนน ถ้าเป็นไปได้มีสำเนาของหนังสือหรือเว็บไซต์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในระหว่างการประชุม สิ่งนี้จะพิสูจน์ได้ว่ามีคุณค่าในกรณีที่สมาชิกมองหาคุณสำหรับคำตอบเกี่ยวกับการกำกับดูแลที่เหมาะสม, การปฏิบัติ, บันทึกอย่างเป็นทางการและนาที

จัดรูปแบบบทนำและโครงสร้างสำหรับนาทีของคุณ ตัวอย่างเช่นระบุวันที่เวลาชื่อเจ้าหน้าที่ตำแหน่งและวัตถุประสงค์ของการประชุมในการแนะนำตัวของคุณ รายงานการประชุมควรสะท้อนถึงเวลาที่เรียกประชุมเพื่อสั่งการเช่นเดียวกับเวลาสิ้นสุดการประชุม วัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างเป็นทางการอาจเป็นการประชุมสมาชิกรายเดือน อย่างไรก็ตามหากคุณบันทึกนาทีสำหรับการประชุมสมาชิกพิเศษตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานการประชุมของคุณสะท้อนให้เห็นอย่างถูกต้องว่าเป็นการประชุมที่องค์กรไม่ดำเนินการตามปกติในธุรกิจปกติ องค์กรภาครัฐหลายแห่งอาจเรียกประชุมพิเศษเพื่อพูดคุยเรื่องที่เป็นความลับเช่นปัญหาบุคลากรซึ่งได้รับการยกเว้นจากบทบัญญัติบางประการของกฎหมายซันไชน์ของรัฐ

ลุกขึ้นยืนเมื่อประธานองค์กรหรือหัวหน้ากลุ่มแนะนำคุณ หากคุณไม่ได้รับการแนะนำอย่างเป็นทางการแนะนำตัวเองให้รู้จักกับกลุ่มและอธิบายบทบาทของคุณในฐานะเลขานุการการบันทึกหรือผู้จดบันทึก บอกผู้เรียนว่าวิธีใดที่คุณใช้เพื่อรวบรวมการอภิปรายการประชุม ด้วยวิธีนี้สมาชิกระบุว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างและบำรุงรักษาเอกสารทางการขององค์กรซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสมาชิกที่ไม่รู้จักคุณหรือผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับองค์กรและแนวทางปฏิบัติขององค์กร นอกจากนี้การแนะนำของคุณยังทำหน้าที่เป็นข้อเสนอแนะที่ผู้เข้าร่วมจะต้องพูดอย่างได้ยินเสียงเพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติหน้าที่จดบันทึกของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองในขณะที่คุณจดบันทึกชื่อและสถานที่ที่พวกเขานั่งอยู่อย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้คุณไม่จำเป็นต้องให้ผู้คนพูดซ้ำชื่อของพวกเขาตลอดเวลาเมื่อคุณบันทึกการเคลื่อนไหววินาทีและจุดอภิปราย ตัวอย่างเช่นคุณควรบันทึกชื่อของคนที่ทำท่าทางคนที่วินาทีนั้นและคนที่เรียกร้องให้ลงคะแนนในการเคลื่อนไหว เมื่อมีคนโทรหาพวกเขามักจะพูดว่า "ถามคำถาม" หัวหน้ากลุ่มจึงขอให้สมาชิกโหวต หากมีการอภิปรายก่อนการลงคะแนนให้บันทึกส่วนสำคัญของการอภิปรายและบันทึกคำคัดค้านอย่างเป็นทางการ บันทึกย่อของคุณเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวและการลงคะแนนควรมีชื่อของ ayes, nays และ abstentions

หลีกเลี่ยงการแทรกสอดข้อความส่วนตัวลงในบันทึกย่อของคุณ อย่าแปลความหมายของผู้พูดด้วยน้ำเสียงการผันหรือการชี้นำทางอวัจนภาษา รายงานการประชุมจะต้องเป็นจริงและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ - การบิดคำพูดใด ๆ ของผู้เข้าร่วมประชุมอาจทำลายความสมบูรณ์ของรายงานการประชุมของคุณและโทรเข้ามาถามความสามารถของคุณในการบันทึกนาทีอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเขียน "John Doe สร้างการเคลื่อนไหวดังต่อไปนี้: ปิดโรงเรียนในวันที่ National Weather Service ทำนายว่ามีหิมะปกคลุมมากกว่าห้านิ้วสำหรับ Jackson, Adams และ Madison County" ไม่ใช่ "John Doe กล่าวอย่างเด่นชัดว่าเขาต้องการให้กลุ่ม ลงคะแนนว่าจะปิดโรงเรียนในวันที่สภาพอากาศในภูมิภาคระบุว่าสภาพอากาศไม่เอื้ออำนวยและถนนที่ไม่สามารถใช้ได้"

สรุปรายงานการประชุมของคุณโดยเร็วที่สุดหลังจากสิ้นสุดการประชุมในขณะที่การกระทำยังคงสดอยู่ในใจของคุณ ตรวจสอบบันทึกย่อของคุณฟังการบันทึกเทปและเตรียมร่างฉบับสุดท้ายของคุณ หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมหารือกับเจ้าหน้าที่หรือผู้นำในกลุ่ม ในบางกรณีคุณอาจต้องติดต่อบุคคลที่คุณต้องการคำชี้แจง

มอบสิ่งที่คุณเสนอให้หัวหน้ากลุ่มของคุณในนาทีสุดท้าย ถามความคิดเห็นคำถามหรือการแก้ไข เมื่อคุณได้รับแสงสีเขียวเตรียมรุ่นสุดท้ายของคุณและจัดให้มีนาทีที่จะเผยแพร่ให้สมาชิก ใช้วิธีการที่องค์กรต้องการเพื่อแจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมไม่ว่าจะทางอีเมลจดหมายหอยทากหรือการส่งส่วนตัวถ้าคุณอยู่ในสำนักงานเดียวกันกับผู้เข้าร่วมประชุม

เคล็ดลับ

• หากการประชุมของคุณมีการโทรม้วนแรกคุณไม่จำเป็นต้องขอให้สมาชิกแนะนำตัวเอง เพียงบันทึกชื่อของผู้คนที่อยู่และบันทึกชื่อของผู้ที่ไม่อยู่ โดยทั่วไปแล้วการโทรเข้าเป็นขั้นตอนมาตรฐานในการประชุมที่เป็นทางการเช่นที่มีคณะกรรมการ จดบันทึกตำแหน่งที่ผู้คนนั่งแยกต่างหาก สิ่งนี้จะกลายเป็น "ชีตชีต" ของคุณเพื่อให้คุณสามารถอ้างถึงบุคคลอื่นได้อย่างง่ายดายโดยใช้ชื่อในไม่กี่นาทีของคุณหรือพูดคุยกับพวกเขาเมื่อคุณขอให้บางคนชี้แจงหรือทำซ้ำสิ่งที่เธอพูด

  แม้ว่าการประชุมจะไม่เป็นทางการ แต่บทบาทของคุณในฐานะผู้จดบันทึกไม่ใช่ แม้แต่สำหรับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการให้เข้าใกล้ความรับผิดชอบในการจดบันทึกอย่างจริงจังและจัดทำบันทึกที่เป็นทางการซึ่งอธิบายกิจกรรมการประชุมได้อย่างถูกต้องและเป็นทางการ ผู้เข้าร่วมประชุมจะประทับใจในความใส่ใจในรายละเอียดของคุณ

การเตือน

หลีกเลี่ยงการใช้อุปกรณ์เช่นสมาร์ทโฟนในการจับภาพบันทึกการประชุม - มันไม่ได้ฉายภาพในเชิงบวกและผู้ที่ไม่รู้ความสามารถของสมาร์ทโฟนอาจคิดว่าคุณแค่เล่นบนโทรศัพท์ของคุณแทนที่จะฟังสิ่งที่สมาชิกขององค์กร กำลังสนทนา