ตารางการบรรยายสรุปของพนักงานอย่างสม่ำเสมอเป็นเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็น แทนที่จะใช้บันทึกช่วยจำหรืออีเมลคุณกำลังเข้าหาแบบตัวต่อตัว สิ่งนี้ไม่เพียงเสนอโอกาสในการให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แต่ยังเพื่อตอบคำถามและชี้แจงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามไม่เหมือนกับการประชุมประเภทอื่น ๆ โดยทั่วไปการบรรยายสรุปจะเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจหรือโครงการและไม่เกิน 15 นาทีถึง 30 นาที
กฎพื้นฐาน
แม้ว่าการบรรยายสรุปมักจะไม่เป็นทางการ แต่กฎพื้นฐานสำหรับความประพฤติและการสื่อสารที่ดีก็ยังควรนำมาใช้ กรอบเวลาสั้น ๆ ทำให้มีความสำคัญในการกำหนดกฎเกณฑ์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้อื่นรับฟังเมื่อมีคนกำลังพูดสื่อสารอย่างตรงจุดและเป็นมืออาชีพรวมถึงกระตุ้นให้เกิดคำถามและข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ นอกจากนี้เนื่องจากการบรรยายสรุปมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลอัปเดตและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ พนักงานควรเข้าใจว่านี่ไม่ใช่ที่สำหรับอภิปรายนโยบายหรือการตัดสินใจของ บริษัท
ทำงานจากกำหนดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เตรียมวาระก่อนที่การบรรยายสรุปจะเริ่มขึ้น นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการบรรยายสรุปนั้นมีทั้งรายการมาตรฐานและข่าวด่วนใด ๆ ตัวอย่างเช่นวาระการบรรยายสรุปของพนักงานกะล่วงหน้าอาจรวมถึงการมอบหมายงานการปรับการกำหนดตารางเวลาและข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างการเลื่อนครั้งก่อน คุณสามารถแจกจ่ายวาระการประชุมหรือขอให้พนักงานบันทึก เป้าหมายคือเพื่อให้คุณติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบรรยายสรุปเป็นประโยชน์
เริ่มต้นด้วยปัง
ใช้เวลาสองนาทีแรกของการบรรยายสรุปการกระตุ้นและกระตุ้นพนักงาน เริ่มต้นด้วยการประกาศข่าวดีเช่นแสดงความยินดีกับทีมเพื่อบรรลุเป้าหมายการขายเมื่อวันก่อนต้อนรับพนักงานใหม่หรือประกาศวันสำหรับวันที่พนักงานชื่นชม อัลเบิร์ตเมนซาห์เป็นโค้ชและนักเขียนมืออาชีพสิ่งที่คุณพูดถึงไม่สำคัญเท่ากับว่าจะสร้างแรงบันดาลใจหรือไม่
สำรองคำถามสำหรับตอนจบ
สำรองเวลาจำนวนมากสำหรับการกระจายข้อมูล บอกพนักงานว่าคุณจะรับคำถามและชี้แจงข้อมูลในตอนท้ายไม่ใช่ระหว่างการบรรยายสรุป สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญทั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในกรอบเวลาและให้ความสนใจของทุกคนจดจ่อกับข้อมูลในมือ หากคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ทันทีให้รับคำตอบทันทีที่การบรรยายสรุปเสร็จสิ้นและติดตามโดยเร็วที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคำถามที่อ่อนไหวต่อเวลา
